失態はメールで取り返そう！お詫びメールの書き方と例文

• すぐに送信する

  相手にお詫びメールを送るタイミングは、「とにかく迅速であること」が重要です。ビジネスシーンでは、時間を空ければ空けるほど相手の信頼を失いかねません。 「忘れられて放置されている」との誤解を生むからです。自分の失敗で相手を怒らせているなら、なおさら急いでお詫びしなくてはなりません。お詫びメールはすぐに送り、反省している気持ちを伝えましょう。可能なら当日、遅くても翌日にはメールを送信するようにします。

• 責任の所在と対応策を具体的に

  お詫びメールではまず、「誰の責任か」をはっきりさせましょう。相手は、迷惑をかけた本人が反省している姿を見たがっていると考えられます。 それなのに、言い訳に終始したメールを読まされても心は動きません。むしろ、怒りが大きくなるだけでしょう。お詫びメールでは「自分の責任でこのような事態を招いた」と明言することが肝心です。ただし、謝罪ばかりで対応策が示されていないメールも問題です。 相手の信頼を回復するには、失敗をどのように挽回するかにかかっています。対応策を説明し、「絶対にこれだけのことをやり遂げる」と伝えましょう。「誰が」「いつまでに」「何を」と、具体的に説明することが重要です。

• 誤字脱字や読みにくい文章は厳禁

  当然ながら、お詫びメールでの誤字脱字は許されません。普段のビジネスメールでも相手を不快にさせる誤字脱字は、お詫びの文面だと特に厳禁です。 それを読んだ相手は、「反省が伝わってこない」と感じてしまいます。また、段落が乱れていたり、主語や目的語が分からなかったりする文章も修正しましょう。言い回しがくどく、要点が読み取りづらい文章も避けることが大事です。 一方で、早急さを求められるお詫びメールでは、焦って作成したあまり、これらの問題が発生しやすいともいえます。 なるべく早く送らなければならないお詫びメールだからこそ、内容のチェックは怠らないようにしましょう。上司や先輩に頼み、ダブルチェックをかけるなどすれば致命的な間違いを未然に防げます。

謝罪の意思を相手に伝えるには、正しい形式のメールを意識しなくてはなりません。ここからは、お詫びメールの件名や文章構成、盛り込みたいフレーズについて解説します。

件名では「お詫び」と書く

最重要のポイントとして、件名には「お詫び」という単語を含めましょう。「～についてのお詫び」といった具合に、一目見ただけでお詫びの意思が伝わるようにします。 なぜなら、お詫びメールは絶対に先方まで届かなくてはならない文章だからです。何の変哲もない件名にしていると、他のメールの中に埋もれかねません。先方が怒っている場合、意図的に無視してしまう可能性もあるでしょう。そうならないよう、件名の時点でメールを開いてもらえるよう工夫することが大事です。

件名では日付や出来事を入れる

単に「お詫び」と書かれているだけでは、何についてのメールなのか分かりづらいともいえます。そこで、「〇月〇日・～についてのお詫び」と、日付や出来事を示すのが賢明です。 それでも読んでもらえるか心配なら、件名の先頭に「【重要】」という文言を入れてみましょう。緊急性が高くどうしても見てほしいメールだと伝われば、怒っている相手もクリックしてくれやすくなります。

最初に要件を伝える

お詫びメールもビジネス文書の一種ではあるので、最初は「いつもお世話になっております」といった、定番の挨拶から始めます。ただ、その次は前置きをせずに、要件を載せましょう。 「～の件でメールを送らせていただきました」「このたびは誠に申し訳ございませんでした」と、何についてのお詫びなのかを明示させます。謝罪の文言が後半にあると、読む側は「いつ謝るつもりなのか」とストレスを抱きます。最後まで読んでもらいづらくなるので、序盤で要件を書くのが基本です。

簡潔に原因と対応をまとめる

先方は謝罪だけでなく、原因や今後の対応も知りたがっています。お詫びを述べたら、今度は原因と対応策についても言及しましょう。ただし、専門的な話を詳しく書いても先方には理解できません。 それどころか、「弁解がましい」との印象を抱いてしまいます。原因や対策については分かりやすい言葉で、可能な限りシンプルにまとめるのが礼儀です。さらに、発信側の感情も挟まず、事実だけを列挙するようにします。主観的な文章は相手に不信感を覚えさせるリスクがあり、お詫びメールには適さないでしょう。 お詫びメールでは、どのような相手でも先に謝罪の意思を伝えることが肝心です。ただし、その後の書き方は相手によって変わってきます。ここからは、送る相手別のお詫びメールの例文を紹介していきます。 自分がお詫びメールを受け取った後の対応も、相手と良好な関係を続けるには重要です。この段落では、お詫びメールの返信方法を例文とともに解説します。

返信は早くしよう

もしもお詫びメールが送られてきたら、できるだけ早く返信しましょう。送った側は、「相手が怒っているのではないか」と不安に感じています。 そして、返信までの時間が長引くとますます、怒っているような印象を与えかねません。そうならないよう、とりあえず「メールを受け取ったこと」「怒ってはいないこと」をすぐに伝えてあげます。なお、文章が長くなるほど要点はつかみづらくなっていきます。シンプルで、各側の意図が伝わりやすい内容を意識しましょう。

関係を保ちたいと伝える

相手がお詫びメールを送ってくるのは、ビジネス面で大切な存在だと思ってくれているからです。自分も良好な関係を保ちたいと思っているなら、その旨を伝えなくてはなりません。お詫びメールに返信する際は「これまで通りに関係を続けていきたい」という意思をはっきりさせましょう。 なお、返信する際の注意点として、つい「態度が悪くなってしまうこと」が挙げられます。お詫びされている側は、している側よりも上の立場です。それを踏まえてメールを書いてしまうと、どうしても高圧的な文面になりかねません。へりくだる必要こそないものの、対等な目線で文章を書くように注意しましょう。 些細なミスであっても、お詫びがないと人は不愉快になってしまうものです。ビジネス上の関係であれば、礼儀作法は特に気をつけましょう。 お詫びメールは良好な関係を保つためにも、失態の後はすぐに送ることが大事です。重大なミスがあったのならなおさら、お詫びメールは必須です。また、受け取った後も丁寧に返信をしましょう。