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「CC」や「BCC」とは?違いや注意すべきメールマナー

メールは社会人であれば必ず利用するコミュニケーションツールです。挨拶や連絡、営業など、社内外に関わらずさまざまなビジネスシーンで使用します。いまやメールはプライベートでも身近なコミュニケーションツールですが、特にビジネスで使う場合にはマナーを守って利用することが大切です。

そこで今回は、メールを送る際に必須となる宛先のマナーについて、宛先設定の特徴や「CC」と「BCC」の違いなど詳しく解説します。

TO、CC、BCCとは

メールを送る際には送信先のメールアドレスを入力することが必須です。ただし、送信先のメールアドレスを入力する欄には「TO」のほかに「CC」や「BCC」もあります。

OutlookやGmail 、Yahoo!メールといったメールソフトを利用したときに目にするこの3つ欄はいずれも宛先を設定するためのものですが、使い方に違いがあるため利用するときには注意しなければなりません。間違った使い方をするとマナー違反となったり、業務上のトラブルにつながったりする場合もあります。そのため、それぞれの意味や役割はしっかりと押さえておきましょう。

TOとは

日本語で「~へ」を意味する「TO」は、主要となる送り相手のメールアドレスを入力する欄です。入力する宛先の数に決まりはなく1人でも複数人でも問題はありません。ただしTOに入力するのは通常、本文でも宛名として記載している人のメールアドレスです。たとえば、山田さんに対して伝えたいメッセージを本文に記載している場合、TOには山田さんのメールアドレスを入力します。

CCとは

CCとは、日本語で「カーボン紙で複写された文書」を意味するカーボンコピー(Carbon Copy)の略語です。TOに入力した人以外にメールを共有したい人がいる場合に使用します。通常はメールの直接的な送信相手ではないものの、メールを送ったことやメールの内容を確認してもらいたい人がいるときに使う設定です。

たとえば、送信する内容は山田さん宛のものですが田中さんにもメールの内容を把握しておいてほしい場合、TOに山田さんのメールアドレスを、CCに田中さんのメールアドレスを入力します。

BCCとは

BCCとは、日本語で「カーボン紙で複写された見えない文書」を意味するブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略語です。CCと同じく、TOに入力した人以外にメールを共有したい人がいる場合に使用します。

ただし、BCCとCCでは受信者が見たときの表示に違いがあります。
CCは受信者にも確認できますが、 BCCに入力した宛先は受信者のメールに表示されないため受信者は確認できません。また、そもそもBCCの設定が行われているかどうかさえも受信者は知ることができない仕組みです。

たとえば山田さんにメールを送る際、山田さんには知られずに佐藤さんにもメールの内容を確認してほしい場合、TOに山田さんのメールアドレスを、BCCに佐藤さんのメールアドレスを入力します。

CCを利用するメリット・利用シーン

CCはプロジェクトのメンバーや関係者など、複数の人とシェアしたい内容の連絡があるときなどに便利に使える設定です。CCを使うとメールの主となる宛先(TO)とは別の人にもメールの内容を確認してもらえます。CCを使用することで期待できるメリットは主に次の4つです。

  • 同じメールを複数の人に送る手間が省ける
    メールで送る情報をシェアしたい人が複数いる場合、シェアしたい人全員に対して個別にメールを送ると手間がかかります。しかし、CCを使えば本文を一度作成し、後は送りたい人のアドレスをCCに羅列するだけで作業は終了です。CCにはいくつでも宛先を入力できるのでシェアしたい人の数が多いほど送る手間を軽減できます。

    そもそも、CCでメールを受けた人もTOの宛先の人と同様にメールの内容をきちんと確認することがビジネスマナーです。そのため、特に個人的にメールを送る必要性がないものの、連絡や情報はきちんと確認してほしい人がいる場合に便利に使えます。
  • メールを送った報告をその都度上司に報告せずに済む
    同僚やプロジェクトメンバー間でやり取りしている内容を仕事の進捗報告として、その都度上司に見てもらう必要がある場合もCCは重宝します。プロジェクトメンバーなどに送るメールのCCに上司のメールアドレスを追加しておけば、上司に別途報告メールを送る必要がなくなるからです。
  • リアルタイムで情報を共有できる
    メール内容のシェアを急いでいるときにも、一斉にメールが送れるCCは便利です。主となる宛先(TO)にメール送った後、シェアしたい人全員に対して順々にメールを送っていると、受信者によってメールの内容を確認できるタイミングに差が出てしまいます。

    たとえば、メールの内容をシェアしたいプロジェクトメンバーが20人いる場合、最初に送った人と20番目に送った人とではメール内容を確認するタイミングにずれが出ます。情報の共有に急ぎを要する場合などには業務に支障が出る可能性もあるため要注意です。もしも5人目まで送信したところで電話や会議が始まったら、6人目以降の情報共有がさらに遅れてしまう場合もあります。
  • 情報を共有している人を全員が把握できる
    CCはメールの宛先がオープンになっている機能です。TOで送られた受信者もCCで送られた受信者も、全受信者が誰に同じメールが送られているかを把握できます。そのため、送ったメールについてシェアしてもいい人の範囲を受信者が把握できるような状態にしておきたい場合に便利です。

BCCを利用するメリット・利用シーン

BCCは、メールの宛先を受信者に知ってもらう必要がない場合や知られたくない場合などに利用する設定です。BCCを使うと主に次の3つのメリットに期待が持てます。

  • メール内容の社内共有用としても使える
    BCCを使えば取引先やお客様に知られずにメールでやりとりしている内容を社内で共有したり、上司に報告したりできます。

    メールの内容を主となる宛先(TO)以外の人とも共有したい場合、CCもよく使われる設定です。ただし、一般的に社外に送るメールでは、CCではなくBCCを利用します。メールのやり取りの内容を社内で共有していることは取引先が知る必要のないことだからです。また、お客様にメールを送る際には、担当者以外の社員や上司のメールアドレスをお客様に公開しないほうがよい場合もあります。
  • 一斉送信するメールアドレスを非公開にできる
    複数の社外の人に対して一斉メールを送る場合、受信者同士がお互いにメールアドレスを知っているとは限りません。面識がないなどの理由からメールアドレスを公開してほしくない人がいる可能性もあります。

    そのようなときには、メールアドレスを非公開にして送れるBCCは便利です。CCで送ると送った人全員の宛先をすべての受信者に公開してしまいます。しかし、BCCで送れば受信者は主となる宛先(TO)の人と送信者のメールアドレスしか知ることができません。

    また、シェアする宛先のメールアドレスを非公開にするということは、受信者がそのメールを自分以外に誰に送ったかもわからないということです。そのため、複数の会社にメールを一斉送信しても、ほかの取引会社を知られずに済みます。
  • 送信したメールを自身でも確認できる
    BCCはメールを送る相手に知られることなく、自分宛にメールを送っておきたい場合にも使える設定です。たとえば、複数のメールアドレスを所有していて、別の自分名義のメールアドレスにもメールを送っておきたい場合に重宝します。さらに、メールの本文内に貼り付けた画像が、実際にどのように表示されて送られたかを自分で確認しておきたいときなどにも便利です。

BCCを利用するデメリットやリスク

BCCはメリットがある一方、デメリットやリスクもあります。主なデメリットやリスクは次の4つです。

  • 情報漏洩のリスクがある
    BCCに入力して送れば受信者同士でメールアドレスを知ることはできません。そのため、一斉メールを送るときに安心して利用しやすい設定です。しかし、一斉メールの際に宛先をBCCではなく誤ってCCやTOに入力してしまうと、個人情報をばらまくことになります。BCCは便利な反面、情報漏洩するリスクを持ち合わせていることもきちんと知っておきましょう。
  • 大量送信によりブラックリスト入りすることがある
    IPアドレスはサーバごとに割り当てられていて、1つのIPアドレスから送られるメールの数が大量だと制限がかかることがあります。数通程度のメールであれば問題はありませんが、100通単位のメールが一斉送信されると迷惑メールであると判断されてブラックリストに載ってしまう場合もあるため注意が必要です。
  • 大量送信すると配信遅延する場合がある
    大量のメールを一斉送信すると、送信から受信までの時間がかかりやすくなります。メールサーバへの負荷が大きくなって送信処理がスムーズに進まず、メールの渋滞が起きてしまう場合があるからです。

    さらに、送信が送れているメールの影響を受けて、同じサーバを使って送るほかのメールまで遅延を起こすこともあります。そのため、スピード感を持って発信したい内容や急ぎの連絡などをBCCを使ってメール送信する場合には、特に気を付けなければなりません。

その他CC・BCCの注意すべきミス

CCやBCCは上手に利用すれば便利な設定です。しかし、間違った使い方をすると業務や会社に支障を与えるような大きなミスにつながる場合もあります。

CCとBCCを間違える

まず、CCとBCCの役割を正しく理解して使用することは基本です。CCとBCCを間違えて使うと、シェアすべき宛先を共有せず内密に送るべき宛先を公開してしまいます。

送り先漏れ

さらに、CCとBCCでやり取りしているメールの返信方法には「送信者のみに返信」と「全員に返信」の2つあります。全員に送らなければならない内容であるにもかかわらず「送信者のみに返信」の設定でメールを返してしまうと、送り先に漏れが生じてしまうため要注意です。

「TO」「CC」「BCC」は正しい方法で上手に活用することが大切

メールの送信業務の効率を高め、情報共有の際にも活用できる「TO」「CC」「BCC」は、ビジネスメールでも便利に使える設定ですが、デメリットやリスクがあることも忘れてはなりません。小さなミスが業務や会社に大きなトラブルを招くこともあります。そのため、ビジネスで日常的に使うメールは、宛先の使い方や送り方を正しく理解し、十分に注意をしたうえで利用するようにしましょう。

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