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ビジネスメールの締めの言葉はなぜ重要?シーン別の例文も紹介

ビジネスメールを円滑にやり取りするうえでは、冒頭の挨拶文と並んで締めの言葉が重要です。締めの言葉が適切でないと、相手にビジネスの基本がなっていないと思われてしまうでしょう。

本記事では、社会人経験が少なく、就職や今後の転職に向けてメールスキルを向上させたいと思っている方に向けて、ビジネスメールの締めの言葉選びのポイントやシーン別の例文を紹介します。この機会に基本的な知識を身に付けましょう。


ビジネスメールにおける締めの言葉とは?

ビジネスメールの締めの言葉とは、メールの詳細な要件を述べた後の最後の締めくくりの挨拶です。具体的には、「以上、よろしくお願い致します」といった言葉です。

厳密なルールはありませんが、ビジネスメールには決まった構成が存在し、冒頭の挨拶→要旨→詳細→締めの言葉 という4つのステップに沿ってメールを組み立てるのが基本です。

つまり、最後に締めの言葉を付けるところまでがビジネスメールにおけるマナーであり、社内メールであっても一言書き添えるのが一般的です。

ビジネスメールで締めの言葉が大事な2つの理由

締めの言葉を書き添えるのもビジネスメールにおける大事なマナーのひとつです。続いて、ビジネスメールの締めの言葉がなぜ大事なのか、2つの理由を解説します。

  • 相手に丁寧な印象を与えるため
    まずは、メールを送る相手に丁寧な印象を与えるためです。締めの言葉はメールの相手が最後に目にする文言であり、記憶にも残りやすいといえます。

    いくら冒頭の挨拶や詳細の説明が丁寧でも、締めの言葉がないメールは一方的な印象を与えてしまいます。SNSやビジネスチャットであれば、要件だけを端的に伝える、スタンプで返信する、といった簡易的なやり取りでもかまいません。

    しかし、メールで同じようにやってしまうと、相手や状況によっては大変な失礼にあたる恐れがあります。メールはSNSやチャットとは別のツールであると認識し、そこでの基本形式を守ることが大事です。
  • メールの要件をまとめ、相手にアクションを促すため
    締めの言葉は、メールの要件をまとめ、相手にリマインドする役割も持ちます。

    「今後とも宜しくお願い致します」のように単に礼儀として書き添えるものだけでなく、締めの言葉には確認や返信を促すものもあります。例えば、企業の管理職クラスでは、1日に数多くのメールが届くことでしょう。

    忙しい相手には、できるだけ簡潔に要件を伝えることが大事ですが、最後に締めの言葉で「相手への依頼」を端的にまとめることで、丁寧な印象を残しつつ、「次に相手に何をして欲しいのか」も強調できます。

ビジネスメールにおける締めの言葉選びのポイント

ビジネスメールの締めの言葉選びにはいくつかのポイントがあります。

これを無視してしまうと、マナーがなっていないと思われたり、かえって違和感を与えたりしてしまいますので注意しましょう。締めの言葉選びで気を付けたいポイントは次の2つです。

  • 相手と状況に応じて使い分ける
    同じ社内メールでも、メールの送り先が同僚なのか、上役なのかによって、適切な言葉は変わってきます。同僚に対して「何卒よろしくお願い申し上げます」などのように、あまりにかしこまった言葉で締めくくるのは不自然でしょう。

    「機械的過ぎて思いが伝わらない」「フレキシブルに日本語を使い分けられない人」と思われてしまいかねません。

    反対に、上司や取引先など、目上の相手に対して「お願いします!」など、そっけない言葉で締めくくったり、感嘆符や絵文字を使ったりするのはマナー違反です。

    詳しくは後述しますが、いつも同じ文言を使い回すのではなく、状況によってふさわしい言葉選びを行うことが重要です。
  • クッション言葉を活用する
    ビジネスシーンでは、相手に確認や返信をお願いすることも多いでしょう。そのときに、クッション言葉を一言添えるだけでも相手への配慮が伝わり、印象が柔らかくなります。

    例えば、「明後日までにご返信をお願い致します」と書くのと、「お忙しいところ大変恐縮ですが、明後日までにご返信をお願い致します」と書くのとでは、相手に伝わる印象が大きく変わってくるでしょう。

    クッション言葉を使用してこちらの感情を伝え、やり取りを円滑に行うこともビジネスメールにおけるテクニックのひとつです。

シーン別に解説!ビジネスメールの締めの言葉の例文

ビジネスメールの締めの言葉の重要性とポイントを押さえたところで、ここからは実際の例文を見ていきましょう。わかりやすくシーン別に使える例文を紹介していきます。

基本的な返信のとき

まずは、さまざまな相手やシーンに使える締めの例文を紹介します。取引先や上司にはより丁寧に、同僚や部下にはシンプルに、といった形で適宜使い分けましょう。

  • よろしくお願いします。
  • 引き続き、よろしくお願い致します。
  • 何卒、よろしくお願い致します。
  • 以上、よろしくお願い致します。
  • 以上、ご報告致します。

返信が欲しいとき

返信が欲しいときには、以下のような言葉を書き添えておきましょう。早めの返信を促すときにはクッション言葉を使いましょう。

  • ご連絡をお待ちしております。
  • ご返信いただけますと幸いです。
  • 可能であれば、○○日までにご返信いただけますと幸いです。
  • お忙しいところ大変恐縮ですが、折り返しご返事をお願い致します。
  • お手数をおかけ致しますが、ご回答をお待ちしております。
  • ご多忙のところ大変申し訳ございませんが、至急ご連絡いただきますよう、何卒お願い申し上げます。

検討や対応を依頼するとき

相手に何かお願いをするときに、「○○に対応してください」だけでは、偉そうな印象を与えてしまいます。相手への負担に配慮した言葉選びで、角を立てないようにしましょう。

以下のような文章で締めくくったうえで、「ご不明点があれば遠慮なくお知らせください」などと書いておくとより丁寧です。

  • ご検討いただけますと幸いです。
  • ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
  • ご査収のほど、よろしくお願い致します。
  • お力添えのほど、よろしくお願い致します。
  • ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い致します。
  • ご多用の折、恐れ入りますが、ご協力いただきますようお願い申し上げます。
  • お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほど、何卒よろしくお願い致します。
  • 大変お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い致します。
  • ご無理を申し上げますが、早急にご対応いただきたく、よろしくお願い致します。

感謝を述べるとき

相手への感謝やお礼を伝えたいときにも、締めの言葉で思いを強調できます。ただし、強調しすぎるとかえってわざとらしくなってしまいますので、やり過ぎには注意しましょう。

  • この度は誠にありがとうございました。
  • 心より感謝申し上げます。
  • 重ねてお礼申し上げます。
  • 深く感謝しております。
  • 厚くお礼申し上げます。
  • 「取り急ぎお礼まで」という締めの言葉を見かけることもあるかもしれませんが、こちらは使い方に注意が必要です。

    まず、取り急ぎは略式の言葉であるため、目上の人やお詫びのメールには使わないのが基本です。また、「お礼まで」というように文末を言い切るのも礼儀を欠いた印象を与えます。

    加えて、「とにかく早く連絡することを優先した」というニュアンスがあるため、返信までにすでに数日経過しているメールや長文メールの末尾に書き添えるのも不自然です。

    急いでメールで感謝を伝えたい場合には、「本来であれば直接お会いしてお伝えするべきところですが、まずはメールにてお礼申し上げます」などと、他の言葉に言い換えられないか検討しましょう。

謝罪をするとき

ミスや納期遅れなどで相手にお詫びの連絡を入れるときの締めの言葉の例も見ていきましょう。相手にかけた迷惑の度合いに応じて、適切な言葉を選びましょう。

  • 心よりお詫び申し上げます。
  • 幾重にもお詫び申し上げます。
  • この度は、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
  • この度は、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
  • ご迷惑をおかけしましたこと、深く反省しております。
  • 大変失礼致しました。謹んでお詫び申し上げます。
  • 今後は二度とこのようなことがないよう、再発防止に全力で取り組む所存です。

プロジェクトがひと段落したとき

プロジェクトが一旦完了したときには、今後も引き続き相手と良好な関係が保てることを願う言葉でメールを締めくくりましょう。

例えば、次のような言葉を添えるとよいでしょう。

  • 今後ともよろしくお願い致します。
  • 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
  • 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします
  • 今後とも一層のお引き立てをよろしくお願い申し上げます。
  • 以下のように相手の健康を祈る言葉で締めくくるのも丁寧です。
  • ご多幸をお祈り申し上げます。
  • 皆様のますますのご活躍とご健勝をお祈りいたしております。

返信不要のとき

報告や感謝を伝える自分からのメールで終わりたいなど、相手の返信を求めないときもあるでしょう。相手への気遣いのつもりでも、「返信不要」と書くのは無作法です。

特に目上の相手には失礼にあたります。返信が不要なときには、以下のような柔らかい言い方で相手への配慮を伝えましょう。

  • なお、本メールへの返信はご無用です。
  • ご確認いただければ、返信には及びません。
  • お忙しいことと存じますので、どうぞこのメールへのお返事はお気を遣われませんように。
  • 何か問題やご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。

気の利いた締めの言葉で自分の印象もアップさせよう

ビジネスにおけるメールは単に自分の要件を伝えるためのツールではありません。ビジネスメールには相手との双方向のやり取りを前提とした基本的な構成があり、それに沿って締めの言葉まできちんと書くのがマナーです。

締めの言葉を加えることで、メールの印象をより丁寧にでき、さらにシーン別に伝えたい思いを強調できます。

気の利いた言葉を一言添えるだけで、メールの質はもちろん、自分自身の印象もアップできるでしょう。結果的に、社内外のビジネスのやり取りを円滑に行え、良好な人間関係の構築にもつながります。

就活や転職活動においても、応募企業の人事担当者などとメールでやり取りを行うことが想定されます。

この機会にさまざまなフレーズを覚えて、適宜使い分けられるようになっておきましょう。感じの良いメールを素早く返信できれば、相手に好印象を与えられるでしょう。

では

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