ビジネスに役立つ時候の挨拶と結び文

社会人になると、ビジネス文書を書く機会は増えます。取引先やクライアントへの文書には形式的な表現が多く使われますが、文頭や文末に季節に合わせた時候の挨拶を入れると相手への気遣いや礼節を示すことができ、好印象を得られやすくなります。 しかし、それぞれの季節に合った適切な表現を使いこなすのは難しいでしょう。この記事では、すぐに使える各月の例文つきで、ビジネス文書向けの時候の挨拶・結び文をご紹介します。 時候の挨拶とは、手紙の文頭や結び文に使う、季節を取り入れた表現を指します。 時候の挨拶は大きく2種類に分けられ、1～12月の各月で使い分けるものと、通年使うことのできる「時下」があります。請求書の添え状等、毎月送る事務的な書状であれば「時下」を利用しても構いません。 ただし、礼状や詫び状、挨拶メールなど気持ちを伝える内容であれば各月ごとの時候の挨拶を用いましょう。暑さや寒さが厳しい時期の時候の挨拶には、相手の健康を気遣う意味合いもあります。 そのため、読み手にとっては好感度が高い文章になる上、礼儀正しさや誠実さもアピールできるでしょう。 同じ月であっても時候の挨拶にはいくつかバリエーションがあるので、送り先に合わせて選びましょう。ビジネス文書でよく見かけるのは、「新春の候」などの少し堅めで格調の高いイメージがあるものです。 一方、個人の顧客に送る文章であれば、「厳しい寒さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか」などのような少し柔らかい表現が向いています。 挨拶状は構成が決まっており、「前文」「主文」「末文」「後付」という流れで書くのが基本です。 前文は「拝啓」などの頭語から始まり、続いて時候の挨拶、相手の健康を気遣う言葉という内容になります。 主文は本文のことで、挨拶状を送った理由、特に話題にしたいことについて書きます。ちなみに、主文は「このたびは」「さて」などのおこし言葉から書き出すのが一般的なマナーです。 末文は、相手の健康や発展を祈る言葉、そして「敬具」などの結語で構成されます。なお、頭語と結語には正しい組み合わせがあり、好きな言葉を使っていいわけではないので注意しましょう。後付に書くのは、日付と宛名、そして差出人名です。 メールの場合、手紙とは違って宛名を最初に入れます。構成自体は基本的に同じなので、前文から始まる流れを踏襲して書けばよいでしょう。 また、カジュアルな挨拶では頭語と結語を省略することができます。頭語と結語を付けることで、必要以上に堅苦しい印象を与えてしまう恐れがあるので注意しましょう。 ビジネスシーンでは、挨拶状を送るタイミングにも気を付ける必要があります。 例えば、暑中見舞いなら梅雨明けから8月初旬まで、残暑見舞いなら立秋頃から8月末までに届くように出すのがマナーです。また、お祝いやお詫びなどの挨拶状であれば当日中に出すようにしましょう。 挨拶状は届くのが早くても遅くてもよくありません。届くのが早すぎると送ったこと自体を忘れられてしまうリスクがあり、反対に遅すぎると失礼に当たるためです。挨拶状を送るときは、定められた期間内に届くように十分配慮しなくてはなりません。 その他、イベントへの招待であれば開催日の1週間前までに、事務所の移転であれば1カ月前までに、転勤であれば異動の1週間前までに届くように出すとよいでしょう。 ここでは、1月から12月まで、各月ごとに使える時候の挨拶を書き出し文・結び文の例文つきでご紹介します。 時候の挨拶をビジネス文書に取り入れると、礼儀正しさや相手への気遣いを示せるため、取引先や顧客に好印象を残せます。 この記事で紹介した時候の挨拶を、ぜひメールや手紙の書き出し・結び文に入れてみてください。どの挨拶を使おうか迷った場合は、相手との関係性を考慮して決めましょう。 例えば、取引先企業にフォーマルなメールを送る際は「○○の候」などのような堅めの表現が一般的に使われます。一方、立場の近い上司や個人の顧客に送る際は口語調の砕けた表現を用いてもよいでしょう。 コミュニケーションを円滑にし、よりよい関係を築いていくために、時候の挨拶を使いこなせるビジネスパーソンを目指しましょう。