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在中の意味と使い方とは?類義語との違いも押さえよう

人が生きていくうえでマナーはとても大事です。特にビジネスの世界では、一般的なビジネスマナーから会社独自のビジネスマナーまでいろいろあります。正しいマナーを知っていると、自分に自信が持てるようになるはずです。

そこで今回は、面接時や取引先に送る封筒に「〇〇在中」と記載する意味やメリット、正式な書き方などを紹介します。

在中の意味とは

「在中(ざいちゅう)」の言葉には「在」=ある、「中」=中にという漢字の意味があります。つまり「在中」は読んで字のごとく「中にある」ということです。しかし、実際の正しい使い方をうまく説明できない人も少なくありません。何となく意味を理解している人も多いのではないでしょうか。

では、ここで「在中」の意味を辞書で引いてみましょう。「中に書類・金品などが入っていること。また、そのことを封筒や包みなどの表に示す語」とあります。つまり、封筒に書類が入っていることを相手に知らせるときに使用する言葉です。実際に「履歴書在中」や「請求書在中」といった記載された封筒を目にしたことがある人も多いでしょう。

この「在中」を封筒に記載する行為には、いくつかのメリットがあります。

早く担当者の手に渡りやすくなったり、配送ミスが少なくなったりする

社員数が多い会社では、会社に届いた書類が担当者の手元に届くまでに時間を要します。それどころか、ごくまれに担当者のいる部署ではない、他部署に届いてしまうこともあるのです。

しかし、ご存じの通りビジネスシーンの書類には重要な書類が多いです。なかでも、会社の面接に必要な履歴書やエントリーシートは、間違いなく人事担当者の手に渡ってほしいもの。そこで「履歴書在中」や「エントリーシート在中」と封筒に記載しておけば、履歴書が入っていることが一目瞭然です。その結果、万が一他部署に届いてしまったとしても気づいてもらえるため安心です。「〇〇在中」とあれば書類が雑に扱われたり、開封時に破かれたりする心配もありません。

封筒を開ける前から、中に何が入っているかを相手側が確認できる

取引先に書類を送るときにも「〇〇在中」が役に立つことが挙げられます。封筒を開ける前から、中に何が入っているかを相手側が確認できるからです。急を要する書類なのか、または後ほど目を通せば良い内容なのかを瞬時に判断できます。

さらに、「重要書類在中」と書かれた書類は早急に開封され、きちんとした状態で保管してもらえます。大事な書類が紛失してしまっては、元も子もありません。自分のためだけでなく、相手のためにもなる「〇〇在中」の記載は、ビジネスを円滑に進めるためにとても重要なのです。このように「〇〇在中」はビジネスマナーの基本になるのでしっかり覚えておきましょう。

封筒への書き方

ビジネスシーンに大切な「〇〇在中」には、書き方があります。封筒のどこに書いても良いわけではなく、適切な位置が決められているのです。日本郵便株式会社 内国郵便約款第23条第1項第4号によると「郵便葉書の下部2分の1(横に長く使用するものにあっては、左側部2分の1)以内の部分に記載」と定められています。

つまり、縦書きなら宛名側の左部分以外、横書きなら宛名側の下部分以外には、宛先や宛名以外の記載が許されていないということです。そのことを念頭に置いたうえで、ビジネスの場面で多く登場する「書類在中」の書き方を解説します。

POINT!

  • 「書類在中」は、封筒の中に書類を入れる前に書くようにしましょう。
封筒の中に何らかの書類が入った状態で文字を書くと、ガタガタした文字になってしまったり、大事な書類に「〇〇在中」という文字が写ってしまったりするおそれがあります。そうなると、相手からの印象が悪くなる可能性も否定できません。

POINT!

  • 「書類在中」は、縦書きか横書きかによって書き方が異なるため注意が必要です。
○○在中の書き方

縦書きの場合は、宛先や宛名を書く表欄の左下に縦書きで「〇〇在中」と書きます。せっかく記載しても相手に気づかれなければ意味がないので、宛名書きとは離し、目立つように書くことが大切です。特に「〇〇在中」の色は決まっていませんが、赤ペンや青ペンで書くのが一般的です。「〇〇在中」の文字のまわりを赤ペンで囲うと、さらに見やすくなります。

一方、横書きの場合は、宛先や宛名を書く表欄の右下に「〇〇在中」と横書きで書きます。そして、縦書きと同じように、赤ペンや青ペンを使用し文字のまわりを囲いましょう。書類が雨に濡れたり、コップの水滴が書類に付いたりするリスクもゼロではないため、水に濡れても消えないよう油性ペンでハッキリと書きましょう。

ビジネスシーンで相手に送る書類には「信書」にあたるものがほとんどです。信書とは「特定の受取人に差出人の意思を表示する文書、または事実を通知する文書」のことを言います。担当者以外の人に開けられてはならない信書には「〇〇在中」の記載が特に重要です。では、それぞれの書類によって異なる注意点を紹介します。

重要書類

すぐに開封してほしい書類や急な対応が求められる書類などは、封筒に「重要書類在中」と書きます。多くのビジネスマンが「重要書類在中」と書かれた封筒を手にしたら、すぐに開封するからです。「重要書類在中」と書かれた封筒は雑に扱われることもないため、安心です。

納品書

納品書は、相手が発注した商品が間違いなく納品されたことを示す書類です。商品の種類や個数に関する間違いがないかを確認する大事な書類のため、信書にあたります。間違いなく担当者の手に渡るように「納品書在中」と書きましょう。

請求書

相手の会社にとって、請求書はとても重要な書類です。請求書も納品書と同じく、信書にあたります。そのため、封筒には必ず「請求書在中」と記載することが必要です。

領収書

請求書と同じく、相手先にとって重要な書類である領収書。封筒の外からでも大事な書類であることがわかるように「領収書在中」と書きましょう。領収書のような重要書類は、普通郵便ではなく郵便書留で送る会社もあります。会社の方針に従って送付しましょう。

履歴書

会社の面接などで必要になる履歴書を送る際は「履歴書在中」と書きますが、履歴書のほかに職務経歴書などを同封する場合は「応募書類在中」と記載します。「履歴書在中」の文字を手書きで書くことが面接に有利に働くといったことはないので「履歴書在中」と印刷された封筒や「履歴書在中」のスタンプを使用しても問題ありません。

なお、書く色に決まりはありませんが、上記のような「請求書在中」や「納品書在中」などお金に関係する書類を送る場合は、青ペンを使用するのが無難です。なぜなら、赤ペンは「赤字」を連想させるためです。取引先に嫌な思いをさせてしまうおそれがあるので、赤字で「請求書在中」と書くのは避けましょう。

混同しやすい類義語との違い

書類が封筒の中に入っていることを示す「在中」には、同じような意味をもつ類義語が多く存在します。ここでは、意味や使い方を間違いやすい言葉を紹介します。

同封(どうふう)

書類を発送する際、耳にすることも多い「同封」。この「同封」の意味を辞書で引くと「封筒の中に手紙と一緒にほかのものを入れること」とあります。在中と同じような意味をもつため間違いやすい言葉ですが「〇〇同封」と封筒に書くことはまずありません。「〇〇を同封させていただきます」と口頭で相手に伝えたり、封筒の中に入れた手紙に「〇〇を同封しました」と書いたりする使い方が一般的です。

同梱(どうこん)

「同梱」も人に物を送るときに使う言葉です。「同梱」の意味を調べると「ひとつの荷物の中に一緒に入れること」とあります。しかし「同封」と同様、封筒に「〇〇同梱」と記載することはありません。なお「同封」と「同梱」、どちらも一緒に入れるといった意味をもちますが、両者の違いは「入れるもの」にあります。

「同封」するのは封筒に限られていて「同梱」するのは小包や段ボールです。つまり、薄くて軽い書類や写真を封筒に入れる場合は「同封」、段ボールの中に物を一緒に入れるときは「同梱」を使います。同封と同梱も間違いやすい類義語なので覚えておきましょう。

在駐(ざいちゅう)

「在中」と同じ読み方なので、もしかしたら間違えて覚えている人もいるかもしれません。辞書で調べると「在駐」の意味は「公務にあるものが任地にとどまっていること」です。「在駐」は「駐在(ちゅうざい)」と同じ意味で「海外に駐在する」や「アメリカ駐在大使」などの使い方をします。そのため、物が封筒の中にあることを表す「在中」とは、言葉の意味も使い方も異なります。もちろん「書類在駐」という書き方はしません。

在籍(ざいせき)

「在中」と同じ「在」の漢字を使っています。「在籍」の意味を調べてみると「団体・学校などに属する者として登録されていること」とあります。使用例は「本校に在籍する生徒」や「在籍者名簿」などで「在中」とは全く違う意味です。物を対象にしている「在中」と、人を対象にしている「在籍」では使用法も異なるため、間違えないようにしましょう。

ビジネスマナーを押さえて就職・転職に備えよう

ビジネスシーンでは「知っていて当然」といったビジネスマナーがあります。なかには「知らなかった」では済まない、間違えると命取りになるようなマナーも存在します。特に、相手との信頼関係がない状態です。たとえば、就職・転職などの際には、正しいマナーを知らなかっただけで落とされてしまうことも少なくありません。そのため、履歴書の作成、履歴書送付の段階からマナーをしっかり押さえることが大切です。

ビジネスマナーを覚えると、コミュニケーションが円滑になり相手との信頼関係も築きやすくなります。正しいマナーを知るには、社会人の先輩に教えてもらったり、インターネットを駆使してビジネスマナーの情報を得たり、場合によってはキャリアアドバイザーに相談したりするのがおすすめです。キャリアアドバイザーは、一人ひとりに合った適切なアドバイスをくれるため、とても頼りになります。正しいビジネスマナーが身につくと、自分に自信が持てるはずです。

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