内定辞退はメールでも構わない？正しいマナーと例文を紹介

内定辞退の連絡は、メールでも構わないのでしょうか。正しいマナーとメールで連絡するときの注意点を紹介します。

対面または電話での報告が基本

内定辞退の報告は、基本的に対面または電話で行います。メールだと失礼と感じる企業や担当者がいるからです。企業は大きなコストと労力をかけて採用活動を行っています。

厚生労働省が発表している 「職業紹介事業に関するアンケート調査結果の概要」によると、民間職業紹介事業者を使った場合の平均採用コストは1人あたり51万8000円、インターネットの求人情報サイトを利用した場合の平均採用コストは1人あたり29万6000円です。

実際の採用活動には、これらのコストのほか人件費などがかかります。大きなコストと労力をかけているため、軽々に内定辞退を選んでほしくないと考える企業や担当者が少なくありません。

このような思いに誠実に対応するため、気持ちが伝わりやすい対面または電話での連絡が正式なマナーと考えられているのです。

また、対面や電話での報告には、内定辞退を確実に伝えられるメリットもあります。メールで連絡すると、見逃されることや迷惑メールに振りわけられて担当者に届かないことなどが考えられます。

特別な事情がない場合、まずは電話で連絡するとよいでしょう。電話で連絡するときは、時間帯に注意が必要です。始業直後や終業直前は、担当者が慌ただしく働いているケースが少なくありません。落ち着いて話せる時間帯を狙って、連絡しましょう。

担当者に連絡がつかないときはメールでも構わない

ただし、絶対に対面または電話で報告しなければならないわけではありません。担当者が不在などで連絡がつかないときは、メールで連絡しても構わないと考えられています。

電話で連絡した後にメールで内定辞退を伝えるときは、事前に電話したこととそのときに担当者が不在であったことを記載しておくとよいでしょう。この一文を添えるだけで、印象が良くなります。また、メールで内定辞退を伝える方が増えているため、メールでの連絡を失礼と考えない企業も増えています。

電話で連絡するほうが失礼な印象を与えないことは確かですが、どうしても難しい場合は最初からメールで連絡することを考えてもよいでしょう。