顛末書とは？書き方・注意点・ミスの再発を防止するためのポイントを紹介

ビジネスシーンで不祥事やミスなどがあったときに、顛末書を提出しなければならないことがあります。 ただ、今までに顛末書を作成したことがない人の場合、そもそもどのようなものなのか知らないケースも多いのではないでしょうか。 そこで、この記事では顛末書の概要や基本的な書き方、作成時や提出時の注意点について解説します。  顛末書はビジネスシーンで見かけることのある書類の一つです。また、似たような書類として始末書というものもあります。 両者には一体、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、顛末書の概要や始末書との違いについて説明します。

顛末書とは

顛末書とは、仕事上でミス・不祥事・不始末などがあった際に、その問題のいきさつを会社に報告するための文書をいいます。 自体が収束したあとに顛末書を作成し、提出を求められるケースが一般的です。

顛末書を提出する目的

それでは、なぜ顛末書を会社に提出する必要があるのでしょうか。その主な目的は「ミスが再び起きないようにする」ことです。 顛末書では問題の一部始終を報告すると同時に、今後同じミスが起きないよう、あわせて再発防止対策を示すことが求められます。つまり、顛末書とは状況報告だけではなく、今後の対処策を提示するためのものなのです。 このように、顛末書の提出は会社と従業員の信頼関係を再構築するための重要な役割を持ちます。

顛末書の提出を求められるシーン

顛末書の提出を求められる場面としては、「商品に不具合が生じたとき」「事務手続きにミスが発生したとき」などが挙げられます。 基本的には社内処分の対象にならないようなミスがあった場合に、顛末書の提出を求められます。

顛末書と始末書の違い

始末書は顛末書と混同されがちな書類です。どちらもミスが発生した際の書類というイメージを持つ人も多いかもしれません。しかし、厳密にはそれぞれ書類の目的が異なります。 始末書は、基本的にトラブルやミスが起きた経緯とその謝罪を示すための書類です。再発防止の意識を高めることを主な目的として、従業員に提出させます。 なお、始末書は社内だけではなく、社外向けに提出することがあります。社内向けの始末書は、社内処分に相当する問題が起きたときに提出することが基本です。 社外向けの始末書は、取引先に失礼な対応をしたときや商品に関するトラブルがあったとき、また取引先の備品を壊したときなどに提出します。 一方、顛末書はトラブルが起きた経緯を説明するための書類であり、社内処分にまで至らないレベルの問題に対して提出することが多い傾向です。 つまり、始末書は「反省文」、顛末書は「報告書」としての意味合いが強いという違いがあります。加えて、始末書は社内外に提出する可能性があるのに対し、顛末書は主に社内向けに提出する点も大きな違いです。 このように、始末書と顛末書は作成の主な目的や提出先が異なります。それぞれの特徴を把握し、きちんと使い分けるようにしましょう。 顛末書と謝罪文も間違われやすい書類ですが、謝罪文はどちらかといえば始末書に近いものです。 謝罪文は、自分のミスなどが原因で他者に迷惑をかけた際、謝意を伝えるために用いられます。 謝罪の気持ちを伝えるという意味では始末書と同様ですが、始末書に比べると謝罪文のほうが軽いニュアンスがあります。 より具体的にいうと、始末書の提出後は減給や出勤停止などの懲戒処分を受ける可能性がありますが、謝罪文の場合は懲戒処分の可能性はほとんどありません。 顛末書にはどのような内容を記載すれば良いのでしょうか。ここでは、顛末書に記載する内容を5つの要素に分けて詳しく解説します。 顛末書は事実を冷静に報告するものですが、書類を作成する際はいくつか意識すべき点やマナーもあります。具体的にどのようなことに気を付ければ良いのか、ここでは書類の作成時と提出時における注意点を説明します。

【1】嘘偽りなくわかりやすい内容を心がける

顛末書は上司をはじめとする、自分ではない第三者に読んでもらう書類です。ですから、誰が読んでも正確に内容を理解できるような文章を心がける必要があります。 自分で理解している内容は、つい内容を省略したくなるものです。しかし、読み手は事前知識がないため、一から説明しないとわからないことも多くあります。 客観的に問題が発生した経緯や原因などを分析し、事細かにわかりやすく記載しましょう。また、当然ではありますが、嘘を記載してはいけません。 上司に叱られたくないという気持ちから、嘘を記載したくなる人もいるでしょう。しかし、いくらうまく隠そうとしても、あとで真実が明るみになったときに自分の立場が悪くなってしまいます。 顛末書は嘘偽りなく、誠実に作成することが重要です。

【2】文章構成や言葉選びに気を付ける

顛末書を作成する際は、文章の構成やマナーにも気を付けましょう。インターネット上には顛末書の書き方やテンプレートなども公開されています。 内容を参考にしながら書類を作成することも一案です。言葉選びにも十分注意し、上司など第三者にとって失礼のない文章を心がけましょう。

【3】社内規定を確認する

会社によっては独自のフォーマットや書き方が決まっており、それに沿って顛末書を作成するケースもあります。 この場合、勝手にインターネット上の情報を参考に顛末書を作成すると、書き直すことになるおそれがあるため注意が必要です。あらかじめ社内規定をよく確認することが大切です。

【1】顛末書はなるべく早く提出する

前提として、顛末書はその言葉の通り物事の始めから終わりを説明する必要があるため、トラブル対応中に提出することはありません。 したがって、顛末書の提出は原則トラブルが収束したあとになります。ただし、あまりにも遅い提出は反省が伝わりにくくなるおそれがあり、好ましくありません。 事態が収束したら、できる限り迅速に提出するよう心がけましょう。また、トラブル発生時や途中経過について上司に適宜報告しておくと、信頼関係が深まります。 上司も問題のいきさつをある程度把握することができ、顛末書を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

【2】忘れずに捺印する

顛末書は重要なビジネス書類であるため、署名および認印による捺印が必要です。署名の横に忘れないように捺印しましょう。 その際、文字と重なったり捺印が斜めになったりしないよう、気を付ける必要があります。なお、現場責任者などが顛末書を提出する場合は、社判を押すよう指示されるケースもみられます。 不安な場合は、捺印の前に確認しておくと安心です。

【3】日付・宛名・書類作成者を記載する

顛末書を提出する際、意外と多いのが宛名や書類作成者の記載を忘れてしまうことです。これらは誰に向けて作成し、どの人が作成したのかを示す重要な情報といえます。 日付・宛名・作成者の記載はビジネス書類の基本です。記入漏れがないかしっかりと確認したうえで顛末書を提出しましょう。 社内に提出する場合の顛末書の例文は以下の通りです。 社外に提出する場合の顛末書の例文は以下の通りです。 顛末書は「一度きりでいい」「もう書きたくない」と考える人も多いのではないでしょうか。 顛末書の提出を減らすためには、ミスの再発防止に努めることが重要になります。それでは、具体的にどのような点に気をつければ良いのでしょうか。 ここでは、ミスの再発防止のために、日常業務で意識すべきポイントをいくつか紹介します。 仕事におけるベストは、やはり顛末書そのものを提出するような問題を起こさないことでしょう。とはいえ、どんなに気を付けているつもりでも、意図せずミスは発生してしまうものです。 だからこそ、いざというときにスマートに顛末書を提出できるよう、書き方や注意点を把握しておくことが重要になります。 わかりやすくポイントを押さえた顛末書を提出することで、社内外の信頼を取り戻せる可能性が高まります。予期せぬトラブルに備えて、しっかりと顛末書の書き方をマスターしておきましょう。