就活生必見!内々定の承諾や辞退の方法とは

「内定」は知っていても「内々定」という言葉の意味を知らないという就活生も多いでしょう。

しかし、内々定は就活生であれば知っておきたい知識の1つです。なぜなら、内々定に対する認識が企業と異なるとトラブルになる可能性があるからです。

そこで、次から内定と内々定の違いをはじめ、企業から内々定が出た場合、どのように対処したらよいのかを紹介していきましょう。

内々定と内定の違いとは?

「内々定」と「内定」は同じように見えますが、実は違います。企業から「合格しました。採用します」との連絡をメールや電話でもらったとしても「内定承諾書」にサインをしていないうちは、まだ労働契約は結ばれていません。

この段階ではまだ内々定の段階で、内定の1つ前の段階といえます。企業が内定に先駆けて内々定を出す理由は、早めに優秀な人材を確保しておきたいからです。

内定承諾書は労働契約の1つで、正式名を「始期付解約権留保付労働契約」といいます。

そのため、内々定の段階ではただの口約束に過ぎませんが、内定となると法的な拘束力が生まれるのです。つまり、内定と内々定の違いは、法的な拘束力があるかどうかの違いといえます。

内々定は取り消し可能?その理由とは?

内々定の段階では、企業は取り消しをすることが可能です。とはいえ、何も理由がないのに一方的に取り消すことはありません。

企業も就活生に内々定を出すために多額の費用をかけているからです。

ほとんどの場合が内々定の後、スムーズに内定に進みます。とはいえ、内々定が取り消しになることもあります。

内々定は取り消しの主な理由

  • 就活生が卒業できない場合
    その理由として一番多いのが、単位が足りずに就活生が卒業できない場合です。

    企業側が提示した応募資格に「大学卒業」とあるにもかかわらず、卒業できないとなれば採用資格を満たしていないことになります。

    当然、内々定は取り消しになるでしょう。内々定をもらうとどうしても気が緩んでしまいますが、単位を落とさないように真面目に残りの学生生活を送ることが大切です。
  • 就活生の素行不良
    2つ目の理由が、就活生の素行不良です。たとえば、SNSで不適切な投稿をしていて発覚した場合があげられます。

    過去、アルバイトや社員の不適切な投稿で炎上し、企業が不利益を被る事件が起きています。

    そのため、企業もSNSには敏感なのです。炎上してしまうと企業のイメージダウンにもつながるため、不適切な投稿で内々定を取り消された就活生もいます。入社前であっても、社会人の意識を持った責任のある行動を意識することが大切です。
  • 仕事ができる健康状態ではない場合
    3つ目の理由が、虚偽の申告をしていた場合です。学歴詐称や犯罪歴の隠匿だけではなく、入社するためにでっち上げの虚偽などが該当します。

    たとえば、健康状態に問題があるにもかかわらず、虚偽の申告をしていた場合、内々定が取り消されます。

    また、故意ではなく内々定後に健康状態が悪化しても取り消しの可能性があるのです。このほかの理由としては、就活生が犯罪行為で逮捕された場合、企業が倒産した場合、経歴を詐称した場合などがあげられます。

    内々定の取り消しは、就活生に通知されます。企業から電話またはメール、封書で連絡がくるはずです。

    何も連絡せずに勝手に取り消されることはありません。また、郵送で封書が届いた場合、たとえ開封しなくても内々定取り消しを確認したと見なされます。企業から内々定の取り消しをされたら、その理由を聞きます。

    上記のような理由であれば、あきらめた方がよいでしょう。一方、理不尽な理由で取り消しされた場合は、企業に対して損害賠償を請求できる可能性もあります。

    いずれにしても、内々定を取り消された場合は、すぐに就活を再スタートするようにしましょう。

内々定を辞退したい際の企業への連絡方法とは?

内々定は辞退することができます。就活生の場合、内々定はもちろんのこと、内定でも無条件で辞退することが可能なのです。とはいえ、企業側に辞退を伝えるのは気が重いという就活生も多いでしょう。しかし、きちんと電話やメールで企業側に伝えるのはマナーです。

  • 今後のことを考えて誠実に対応しましょう
    社会人となってから、取引先の1つとして内々定を出してくれた企業と付き合う可能性もあります。

    同じような業界で就職活動をしているのであれば、なおさらその可能性は高いでしょう。不誠実な態度で内々定を辞退した場合、社会人になってからの仕事に支障をきたすこともあり得ます。

    入社しないからといっていい加減な態度を取らず、今後のことを考えて誠実に対応するようにしましょう。

  • 辞退すると決めたら早めに連絡する
    企業に迷惑をかけないように、辞退すると決めたら早めに連絡することが大切です。

    内定をもらってからでも辞退することは可能ですが、内々定の段階で断る方が企業側の採用負担も少なくなります。

  • 電話で直接話した後にメールを送るのが適切
    直接、採用担当者と話すのは気が引けるという就活生も多いと思いますが、連絡するときはまずは電話で直接話した後にメールを送るのが適切です。

    ただし。電話で話す場合は、忙しい時間帯である始業開始直後や就業前、勤務時間外である昼休みは避けるようにしましょう。

  • 必ず内々定をもらったことに対するお礼の言葉を述べる
    電話連絡をしたとき、採用担当者に辞退の理由を聞かれる場合があります。内々定を辞退する理由として一番多いのが、「第一希望の他社から内々定をもらったから」というものです。

    その際、「他社からも内々定をもらい、何度も考えた末に他社とのご縁を感じ、御社の内々定を辞退する結果となりました」といった具合に、採用担当者に伝えても問題ありません。

    採用担当者から辞退の理由を聞かれなかった場合はわざわざ話す必要はありません。また、企業は時間と費用をかけて内々定を出しています。辞退を伝える際は必ず内々定をもらったことに対するお礼の言葉を述べるようにしましょう。電話した後に再度確認のためのメールを送るようにしましょう。
最後に、内々定辞退を伝える前に、じっくりと本当に辞退してもいいのかどうか考えるようにしましょう。一度、辞退する旨を伝えると、もう元に戻すことができません。

内々定を辞退しておきながら、後になって「やっぱり辞退を取り消します」といっても通用しません。企業は採用人数を決めているため、1人辞退者が出れば、別の就活生に内々定を出しているものだからです。

また、重要なことであるにもかかわらず、ころころと意見が変わるような就活生を、企業側も信用することができません。

内々定をもらった際の企業への承諾方法とは?

内々定をもらった企業に入社したいのであれば、承諾の意思表示をする必要があります。もし第一希望の企業からの内々定を待っている状態であれば、返事を保留することも可能です。

ただし、保留してもいいかどうか、内々定先の企業に聞くようにしましょう。大半の企業は1~2週間は内々定の承諾を待ってくれます。ただし、企業によっては3日以内に返事をしないといけないところもあるのです。

いずれにしても、必ず企業から提示された期間内に承諾の返事をするようにしましょう。

断る場合でも期間内に返事をすることが大切です。内々定を承諾する際は、電話またはメールで連絡します。企業が電話で内々定の連絡をしてきたのであれば電話で、メールで連絡してきたのであればメールで返事をします。企業側と同じ連絡手段で返事するのがベストです。
内々定承諾の返事をする際に、手続きに当たって何が必要になるのかを確認しましょう。場合によっては、内々定承諾書が必要な場合もあります。

内々定承諾書は提出期限を守って返送するようにしましょう。大半の企業は2週間から1カ月以内に送るように指定しています。また、内々定承諾書を送るときは、令状や添え状も同封するのが社会人としてのマナーです。

令状や添え状は手書きの方がよりいっそう感謝の気持ちが伝わるでしょう。

さらに、企業によっては健康診断書や大学の証明書が必要な場合もあります。大学に証明書を発行してもらうのに日にちがかかることもあります。早めに手続きして、書類の送り忘れがないように注意しましょう。

内々定を承諾すれば、企業は内定の手続きに入ります。

内定後も辞退することは可能ですが、企業に迷惑をかけることを考えると、内々定の時点で辞退する方がいいでしょう。そのため、内々定を承諾する際はよく考えて行う必要があります。

内々定への対応は誠実に迅速に行おう

内定と内々定の違いは理解できたでしょうか。内々定には法的な拘束力はありませんが、辞退する場合は連絡せずに無視したり、噓の理由を告げたりすることがないように誠実に行いましょう。

一方、内々定を承諾する場合は企業側の期日内に連絡しましょう。どちらの場合も、きちんと対応することは社会人としてのマナーです。

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