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追伸とは?メールでの正しい使い方や言い換え表現まで

手紙の末尾に書く「追伸」という言葉、よく見かけるものではありますが本来の意味を知っている人は意外と少ないのではないでしょうか。社会人になってから、得意先に送るメールの文面に追伸と書いたことがある人もいるかもしれません。しかし、追伸は使い方によっては失礼にあたることもあります。それでは、追伸を正しく使うにはどうすれば良いのでしょうか。

ここでは、追伸の意味や正しい使い方などについて紹介します。

追伸とは

手紙やメールの文面を書いた後で、もう一言だけ付け加えたい文章を思い出すことがあるでしょう。メールであれば、本文の途中に一言を挿入することもできるかもしれませんが、手紙や手書きの文書ではなかなかそういうわけにもいきません。

また、メールであっても、途中で一言入れるとなると前後の文脈を考え直さなければならず、大変面倒です。そのようなときに便利なのが「追伸」です。追伸には、本文を書き終えた後に付け加える文章という意味があります。本文の末尾に追伸と書けば、わざわざ本文中に挿入しなくても、文章の最後に付け加えたい一言を添えることができます。

英語でも、追伸はよく使われる語法です。実際、文章の最後に「PS」と書いて、一言だけ文章を添えたことがあるという人もいるのではないでしょうか。PSはPostScriptの略で、元はラテン語が語源になっているとされています。PとSの後にピリオドを入れて「P.S.」と表記したり、小文字で「ps」と書いたりなど、その使い方はさまざまです。

ただ、英語の略称では、アルファベットの間にだけピリオドを入れる「P.S」などといった表記はしないので、文章の末尾にPSを挿入する際は、「PS」「P.S.」「ps」「p.s.」のいずれかが正しい表記の仕方となります。

このように、追伸やPSは文章を書き足したい際に便利な表現ではありますが、ビジネスメールでは失礼にあたる場合もあるので注意しなければなりません。追伸やPSは、本文に文章を書き足すのが面倒なときに用いる表現です。追伸やPSで文章を書き足すということは、いわば本文を書き直すのが面倒だと相手にいってしまっているようなものです。

目上の人や得意先にメールを送る際は、少しでも失礼なことがあってはいけません。手書きの文章とは違って、メールならいくらでも書き直すことはできます。追伸やPSでは、要件が相手に伝わりにくいこともあるので、ビジネスメールで追伸やPSを使うことは基本的には控えたほうが良いでしょう。

追伸の使い方

追伸やPSは、基本的にビジネスメールでの使用には適さない語法です。ただ、本文とは関係のない話題を書きたいときや、相手への心づかいを表現したいときなどは、追伸やPSを上手に使うことでむしろ味のある文章にできる場合もあります。

また、ビジネスメールでも、気心の知れている間柄の相手とやり取りする際は、関係をさらに深める手段として追伸やPSを用いることもあります。それでは、追伸やPSは実際どういう使い方をするのでしょうか。具体的に考えてみましょう。

関係のない話題を書きたいとき

本文とは一線を画すような、関係ない話題を書きたいときは、追伸を使うと上手く文の末尾に添えられます。「機会があったら飲みに行きましょう」「美味しいお店が合ったら教えてください」など、わざわざ本文に入れる必要のない無関係な言葉なら、追伸やPSで最後に一言添えたほうが文章としても見栄えが良くなります。本文の趣旨とは離れた一言になるので、少し砕けたような言い回しをすると、より相手との関係を縮めるのに役立つかもしれません。

ただ、相手が目上の場合は、あまり砕けた追伸を書いてしまうと、やはり失礼にあたってしまいます。この場合の追伸は、あくまで親しい関係や身近な相手に対して言葉を添えたいときなどに使用を限定したほうが良いでしょう。

心づかいを示したいとき

相手に対する心づかいや思いやりを表現したいときは、追伸を使ってその思いを述べてみるのもひとつの手です。たとえば、「季節の変わり目ですから、体調にはくれぐれもお気を付けください」や「ご自愛ください」などといった思いやりの表現は、追伸で添えることでむしろ相手に良い印象を与えることができます。

また、お世話になったことへの感謝を伝える言葉や、「来年もよろしくお願いいたします」といった一文も、心づかいを示したいときに追伸で使える言葉です。こうした御礼を伝える追伸は、本文とは関係のない話題でもあるため、むしろ本文中より追伸として添えたほうが適しているともいえます。こういった種類の追伸であれば、ビジネスメールの末尾に添えても決して失礼にはあたらないでしょう。

手紙を書くとき

メールとは違って、手紙は後で文章を付け足したり、書き加えたりすることはできません。もちろん、一から書き直すという方法もありますが、それをするのはメール以上に面倒なことです。追伸は、もともと手書きの文章において、書き足りないことや書き足したいことを付け加えるときに使う語法です。

特に手紙は、親しい関係の人に送ることが多いものですから、書き忘れたことを付け加えたいときはもちろん、親しみを込めた一言を添えたいときや、相手への気づかいを示したいときに追伸を使ってみると良いでしょう。ただ、ビジネスシーンでは手紙を書くことはあまりないでしょうが、書くことがあった場合はメールと同じように使い方には注意が必要です。

注意点

POINT!

  • ● 重要なことや大切な情報は、追伸として付け加えない
追伸は本文とは関係ないことや相手への気づかいなどを書きたいときに使うものです。そのため、本文と関わりのある重要なことや、相手に知ってほしい大切な情報などは、追伸で書くべきではありません。特にビジネスメールでは、一通のメールにつき伝えたいことは一件であったほうが良いものです。一通のメールで複数の案件を伝えようとすると、相手に真意が伝わらなくなってしまうこともあります。

ビジネスメールは要件をわかりやすく簡潔に伝えるための文章です。重要なことや大切な情報は、本文中になるべく一つだけ述べるようにし、追伸として付け加えないように注意しましょう。

POINT!

  • ● 目上の人には基本的に使わない
追伸の使い方で特に気を付けたいのが、目上の人には基本的に使わないということです。付け加えたいことを追伸で述べることは、目上の人への文章においては失礼にあたります。面倒かもしれませんが、付け加えたいことを後から思いついたら、一から文章を作り直すのがマナーです。特にビジネスメールは礼儀を何より重んじなければいけないので、気づかいや御礼のためという例外的な事情がない限りは、追伸はなるべく使わないほうが良いでしょう。

ただし、もしビジネスメールの文面で追伸を使う際は、なるべく手短に書くというのが基本の書き方となります。できれば1文で、長くても2文まで、行数は2行以内がベストです。思いやりを込めた追伸でも、長くなってしまうと冗長な印象となって良くないので、追伸を加える際はくれぐれも気を付けましょう。

追伸を使わない場合

「追伸」以外にも、文章の末尾に一言添えたいときに使える語法はいくつかあります。たとえば、手紙では「追啓」や「追白」「二伸」などが追伸の言い換えとしてよく使われる用語です。いずれも意味としては追伸とほとんど変わりません。

追啓や追白は追伸より少し堅苦しい言い方となるので、堅めの文言が並ぶ本文に添えたいときや、文章に威厳や格式を加えたいときなどに使いたい表現だといえます。主に手紙の末尾に記載するものなので、ビジネス関連のメールで使うことはほとんどないかもしれません。また、追啓や追白などはあまりなじみのない言葉でもあるので、簡潔さやわかりやすさが重要なビジネスメールではあまり使わないほうが無難でしょう。

POINT!

  • ● 追伸を使わずに、文章の末尾に一言加えたい場合は、「末筆ながら」や「追記にはなりますが」といった言い回しもあります。
「末筆ながら」も「追記になりますが」も、手紙の最後を締めくくるという意味がある言葉です。例文を挙げるとすれば、「末筆ながら、ご多幸をお祈り申し上げます」「追記になりますが、くれぐれもご自愛ください」といった具合になります。

ただし、「追記になりますが」は、親しい人や友人など、上下関係が対等か少し下くらいの相手に対して使われる表現です。目上の人に「追記になりますが」で文章を添えるのは失礼にあたってしまうでしょう。目上の人に追伸以外の言葉で書き添えるなら、「末筆ながら」のほうが適しています。より無難な表現なら、「最後にはなりますが」というのも追伸の代わりになります。

追伸以外の表記を用いるなら、「追記になりますが」や「最後になりますが」など、それぞれの場面で適切な表現を使い分けられるようにしておきましょう。

追伸に対する返信

相手から追伸でメッセージを受け取ったら、どのように返信するのが正しいのでしょうか。

まず、追伸部分で触れられていることに対して、必ずしも返信メールで触れなければいけないわけではありません。本来なら、ビジネスメールに追伸を付すのは失礼だと考えられています。ですから、返信メールであったとしても、追伸を付ける必要は基本的にありません。

体調に関する追伸や、気づかいを示す追伸だったとしても基本的には同様です。そのような追伸はあくまでマナーの一環として付されていることが多いので、わざわざ追伸を付けて返答しなくても問題はありません。ただし、目上の人から受け取ったメールに追伸が記してあった場合などは、同じスタイルで返信したとしてもマナー違反にはならないでしょう。

もちろん、追伸部分でこちらの予定をうかがうような質問文が付されていた場合などは、しっかり返答する必要があります。例を挙げれば、「追伸お世話になったお礼にランチはいかがでしょうか。ご返事お待ちしております。」といった追伸が書かれていたとしたら、返信メールではそのことにきちんと触れるのがマナーです。

また、追伸のやり取りが続いた場合、英語では「PS」から「PPS」「PPPS」というように、やり取りが続いた分だけ「P」が増えます。日本語でも、追伸から「追追伸」といったように、「追」を増やしていくという書き方があります。ビジネスメールでは、追伸のやり取りはあまりありませんが、「PPS」や「追追伸」も追伸の書き方のひとつとして覚えておくと良いでしょう。

便利な表現だけれど!追伸は正しく使えるようにしておこう

手紙やメールのやり取りをする際に、追伸はとても便利な表現です。書き忘れた内容がある場合に、追伸を使えば文章を直さずに忘れた内容を挿入することができます。ただ、ビジネスメールで追伸を付すことは、相手に失礼と取られてしまうこともあるため注意が必要です。もし、追伸を使う機会があったら、失礼にならない使い方を意識して、上手に活用できるようにしましょう。

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