面接官や上司を納得させる退職理由の伝え方と例文を紹介

• 上司が納得する退職理由の伝え方
• 円満退職を実現するケース別の具体的例文
• 履歴書・職務経歴書に退職理由を書くべきケースとは？
• 面接官に退職理由を聞かれたときの回答例
• 相手を納得させる退職理由を考えよう

転職を決意したら、円満退職に向けて計画的に準備する必要があります。行き当たりばったりで準備を進めるのは良くありません。

上司に伝えるタイミングや伝え方にも注意が必要です。円満退職を実現するためにも、相手を納得させる退職理由を考えておきましょう。

上司に伝えるタイミング

会社を退職することを決意したら、なるべく早い段階で直属の上司に伝えましょう。転職直前になって伝えると、業務の引き継ぎがうまくできず、職場に大きな迷惑をかけてしまいます。

上司に伝えるタイミングとしてふさわしいのは、転職する1〜2カ月前です。遅くとも1カ月前には退職の意思を伝えましょう。ただし、1〜2カ月前というのは、あくまで目安です。仕事や会社の状況次第では、もっと早い段階で伝えたほうが良い場合もあります。

繁忙期や大型プロジェクトが進行しているときに退職を申し出ると、会社に迷惑がかかる可能性があります。

会社の状況を見ながら、適切な時期に伝えましょう。勤務中は上司も忙しいため、就業時間外に退職を申し出るのが望ましいです。どうしても就業時間内に伝えたい場合は、上司の仕事がひと段落したときを選びましょう。

会社によっては就業規則で退職を届け出る期限を定めている場合があります。まずは会社の就業規則をしっかり確認し、規定がある場合は規定された時期までに退職の意思を伝えましょう。

業務の引き継ぎにどれだけ時間がかかるのかを考慮することも大切です。転職活動で忙しくても、業務の引き継ぎはきちんと行う必要があります。転職活動と業務の引き継ぎ作業をきちんと計画立てて準備することで、円満退職を実現できます。

職場の人間関係や給料に不満があったとしても、そのことを直接上司に伝えるのは良くありません。喧嘩別れとなってしまい、角が立ってしまう可能性があるからです。かといって曖昧な伝え方をすると、上司に引き止められてしまい、退職することが難しくなります。

「残業が多いから」「給与が低いから」と本音を言ってしまうと、待遇改善を提案されて退職できなくなる可能性もあります。本音だけを伝えるのではなく、本音と建前を使い分けて、退職する強い意思を示すことが大切です。

上司を納得させて円満に退職するには、ポイントを押さえておく必要があります。ここでは例文を紹介するので、上司に退職理由を伝えるときの参考にしてみてください。

前向きな内容を伝えることが大事

退職する理由は人それぞれです。どのような理由があるにしろ、円満に退職するには、退職理由の内容を前向きに伝える必要があります。

退職する会社に不満を抱いていたとしても、そのことをありのまま伝えるのではなく、ポジティブな内容に変えて伝えましょう。「キャリアアップのため」「スキルアップのため」というように、自分の夢を実現するために転職するという伝え方を心がけることが大切です。

また、上司に対して感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。

家庭の事情で退職する場合の例文

介護や結婚、出産を理由に退職する場合は、上司に引き止められる可能性があるので、相手が納得するような理由を盛り込むことが大切です。個人的な事情であれば、会社も無理に引き止めようとはしません。ただし、嘘で塗り固めてしまうと、あとでトラブルに発展する可能性があるので注意が必要です。

残業を理由に退職する場合

医師に判断されたことを伝えることで信ぴょう性が増します。また、夢の実現に向けてすでに自分の意思が固まっていることを伝えれば、上司を納得させることができます。残業時間が不満であることを直接伝えるのではなく、体調不良や夢の実現などを退職理由に盛り込みましょう。

履歴書、職務経歴書に退職理由を記載することは必須ではありません。しかし、内容によっては書いたほうがいいケースもあります。自分がどちらのケースに当てはまるのかを考え、質のいい履歴書、職務経歴書を仕上げましょう。

退職理由を書くべきケース

退職理由を書く必要がないケース

過去に退職した会社がないのであれば、退職理由を書く必要はありません。履歴書や職務経歴書に退職理由を書くかどうかは本人次第です。書かなかったからといって、マナー違反となるわけではありません。

キャリアアップなどポジティブな理由以外で退職したのであれば、記載するのは控えたほうが良いでしょう。

退職理由を書く必要がないのであれば、退職理由欄のない履歴書を選ぶのも一つの方法です。退職理由の記載がないと不安を抱かせてしまうこともありますが、説明欄がなければ、マイナスイメージを軽減できます。

面接を受けるときは、必ず退職理由を聞かれます。このときにどう答えるかによって、自分の評価も大きく変わります。行き当たりばったりの回答をするのではなく、事前に退職理由をきちんと考えておきましょう。

面接官が退職理由を聞く理由

面接官が退職理由を聞くのは、自社にふさわしい人材であるかどうかを見極めるため、入社後に同じ理由で退職しないかどうか確認するためです。

転職する理由や志望動機を聞けば、その人となりがおおよそわかります。退職理由と志望動機に一貫性があれば、話の内容に説得力が出て高評価につながります。

逆に一貫性がなかったり、退職した理由が抽象的だったりすると、「嘘をついているのではないか」「条件面で選んだだけでは」などと面接官に不安を抱かせてしまいます。

上手に答えるポイント

面接官は転職者の本音を知りたがっています。どのような人も、前の会社に何かしらの不満を抱えていたから退職するのであり、そのことは面接官も十分承知しています。だからこそ、自分をきれいに装ったりせず、本音を伝えることが大切です。

ネガティブな理由でも構わないので、退職理由は正直に伝えましょう。無理にポジティブな理由を話す必要はありません。「キャリアアップのため」などとありきたりな回答をしても、信用できる人物として認めてもらうことはできません。自分の言葉で伝えることが大切です。

大事なことは、主観的ではなく客観的に説明することです。「昇進できない」「給料が上がらない」ことに不満を抱いて退職したのであれば、そのことを裏付ける客観的な事実を説明しましょう。ただ単に「どんなに頑張っても給料が上がらなかった」と言うだけでは、面接官は「努力不足だろう」と感じてしまいます。

なぜ給料が低いのか、昇進できないのか、その不満を作り出している根本的な問題を突き止めてみましょう。

このように事実を含めて説明すれば、面接官を納得させることができます。事実を説明することと、会社の悪口を言うことは異なります。

大事なことをごまかそうとせず、事実を掘り下げて説明すれば、「洞察力や論理的思考力がある」「コミュニケーション能力が高い」と高評価をもらえます。ポイントさえ押さえられれば、退職理由は大きな自己アピールになります。