「所用」の意味や正しい使い方とは？「私用」など類語との違いを解説

「所用」という言葉はよく聞かれるものの、はっきりとした意味が分からずに何となく使っている人も多いのではないでしょうか。 「所用」に似た言葉として「私用」があります。 たとえば、有給休暇を取るときの理由として、どちらを使うべきなのかを知っておきたいものです。 そこで今回は、所用という言葉の意味や正しい使い方、私用を始めとする類語との意味の違いなどを解説します。

「所用」という言葉には、用いること・用いるもの、用事・用件という2つの意味があります。 用いること・用いるものという意味で使う場合は「所用する機材」などの表現あるものの、それほど頻回に見かけるものではありません。 「所用」は敬語ではないものの、「用事」という言葉の改まった丁寧な言い方であるため、ビジネスで使ったり目上の人に対して使ったりすることができます。 逆に、親しい友人との会話の中で使うと違和感のある言葉となります。 ビジネスの場で用いられるときは、多くの場合において自分が行うことを意味するため、「所用」という言葉をそのままの形で使います。 用事の中には私的な事情によるものや仕事上で発生するものが含まれ、どちらも「所用」という言葉で言い表すことができます。 用事や用件の意味は、しなければならないことです。 私的な用事の場合は、家庭の都合や法事などが含まれ、仕事上で発生するものの場合は、取引先との商談などが含まれます。 自分がしなければならないことがあることを他人に伝える際に、1つ1つの事情を事細かに言わず、「所用」という言葉に取りまとめて使うことが一般的です。

◆ビジネス上のイベントなどに欠席をする場合

ビジネスにおいては、何かのイベントなどへの出欠の返事を求められることも少なくありません。 何か用事があって出席できない場合は 「申し訳ございませんが、所用のため欠席させていただきます」と伝えると、「用事があるため参加できません」というよりも丁寧な印象になります。 遅刻するものの参加する意思がある場合には「所用のため遅刻しますが、出席させていただく予定です」という使い方をします。 全員参加を原則とする会社のイベントや飲み会などの行事に参加できない場合は、個人的な事情があるときでも「所用のため欠席します」という言い方が適切です。 個人的な事情で欠席することを明言することはあまり好ましくありません。 設定されたイベントの時間に仕事のため参加できないときは、「仕事のため欠席します」という言い方もできます。 なお、有給休暇を取得して欠席、早退することもあるでしょう。有給休暇は基本的に自分の個人的な事情により取得することが一般的です。 そのため、「所用で欠席します」という使い方は適していません。有給休暇の取得の際に会社から理由を聞かれることがあります。 休むことになる具体的な理由を言うか、言いにくい事情がある場合は「私用のため」という言い方が適切です。

◆社長などの上の立場にある人の欠席を伝える場合

社長などのように上の立場にある人が会合であいさつをするシーンが用意されているものの、他に予定があるなど多忙なためその場に出席できない場合もあるでしょう。 そうしたときに、社長の代わりに他の人が祝辞を読むことがあります。 「社長は所用のため、私が代読させていただきます」などとお断りをして祝辞などのメッセージを読み上げることもしばしば見受けられる光景です。 それから、仕事中でも仕事上もしくは個人的な事情で外出する場合があります。

◆取引先などから電話があったときに対象者が外出している場合

ビジネスにおいて、同僚が外出しているときに他の部署の職員、取引先やお客様などから電話があった場合、外出している理由を先方に事細かに説明する必要はありません。 個人的な事情で仕事中に外出していることを明らかにすることは、自社のイメージダウンにつながる可能性があるため、適切とはいえません。 そのため、「ただいま担当者は所用のため外出しております」という使い方をします。 相手に不快感を与えずに外出している旨を伝えることができ、話をスムーズに進めることが可能です。

◆店舗の臨時休業を伝える場合

店舗を営業している場合、何らかの理由によって臨時休業を余儀なくされる場合があるでしょう。 臨時休業になった理由をお客様に説明しづらい場合や、複数の理由が絡みあっている場合などには、所用という言葉を使うと無難です。 「誠に申し訳ございませんが、本日所用のため臨時休業させていただきます」という表現になります。

◆学校などで担当講師の欠席を伝える場合

学校などで担当講師が都合により予定していた講義ができなくなった場合は、生徒に講師の詳しい事情を説明する必要はありません。 この場合、「講師の所用のため、本日の講義は休講とさせていただきます」と表現することができます。

「所用」という言葉は、相手を敬うという意味合いのある敬語ではありませんが、用事を意味する改まった言葉として自分とは対等な立場ではない上司などに対して使えます。 ただし、理由をはっきり言う場合とは異なり明言を避けて濁しているとも取れる言葉であるため、相手にとっては実情が分かりにくい印象になりがちです。 特に、遅刻をするときの理由付けとして使ってしまうと相手に対して失礼になり、マナーに反する可能性もあるため、使うべきではありません。 また、何かお誘いを受けた際に「所用のため」と断ったり延期し続けたりしていると、 相手の気分を害したり嘘をついていると誤解されてしまったりして、人間関係がうまくいかなくなる可能性があります。 欠席の理由などを明確に伝えてしまうと相手や自分にとって不利益が生じる場合に使うには便利な言葉ですが、使う頻度とシチュエーションに気を付けることが必要です。 さらに、「所用」という言葉は社外の人に向けて使うのに適した言葉である反面、上司や同僚には使わないほうが良い場合があります。 たとえば、飲み会のお誘いを断る場合には使ってもそれほど支障はありませんが、仕事上で使ってしまうと相手の状況が見えにくくなり、業務に支障を来たす場合もあるため注意が必要です。

◆私用

「所用」に似た言葉として「私用」があり、どちらも用事という意味が入った言葉であることからしばしば混同されがちです。 「所用」は用事全般を意味するのに対して「私用」は自分の事情による用事を意味しており、所用の中に私用が含まれている関係になります。 「私用」という言葉も改まった言葉であるため、友人同士の会話などではあまり使いません。 有給休暇を取得して会社を休む理由は、旅行や家族の用事、介護や通院など私的な事情によるものになります。 そのため、有給休暇を取得する際に書類に書くときは、「私用のため」と書くのが適切です。 「所用」には仕事上の用事という公的な意味も含むため、有給休暇の申請書に所用と書くのは適切ではありません。 欠席や遅刻、早退をする場合に自分のことを言うときは「私用」、他の人から同僚などについて尋ねられたときは「所用」と使い分けが必要です。 有給休暇を取得する際に理由を言いにくい場合は、「私用で休む」という表現を使うことで内容を濁すことができます。

◆用向き

「用向き」という言葉は用事の内容という意味があり、「用向きをたずねる」「緊急の用向き」という使い方が一般的です。 この他、「諸事情」という言葉はさまざまな事情があり、一言では説明しづらい場合に使う他、明確な事情を言いたくない場合の婉曲表現として用いられます。 あえて明言を避けることで、これ以上は聞かないでくださいという気持ちを相手に託した表現です。 「やむを得ない事情」という意味合いも込められており、やや重大な意味を持つ言葉ともいえます。

◆諸事情

「諸事情」という言葉はビジネスで上司など目上の人に使う言葉としてはあまり適していません。 中でも、謝罪しなければならないとき、休暇や退職などの相談を持ち掛けるとき、自分がミスをしたことで迷惑をかけたときなど、上司に明確な事情説明をしなければならないときに使うべき言葉ではないです。 場合によっては、上司を怒らせてしまったり、不信感を抱かれてしまったりする可能性があります。

◆所要

「所要」は「所用」と言葉の響きは同じですが、両者の意味合いは全く異なります。 「所要」は「必要とすること」という意味で、「所要時間」「所要経費」という使われ方をする言葉です。 所要時間とは、何かをするのに必要な時間という意味、所要経費とは、何かをするのに必要な経費という意味になります。 所要という言葉は時間や金銭などの言葉と合わせて使われることが多々あり、この他に「所要の手続き」という言い方としても使われる言葉です。 「所要の手続き」という場合は、何かをするのに必要な手続きという意味になります。 言葉の使われ方として、「所用」のほうは用事があって初めて使われる言葉であるため、「所用」の後に名詞が付くことはありません。 一方、「所要」のほうは用事の有無は関係なく、何か必要な対象があれば使われる言葉であるため、後ろに名詞が付いて1つの単語として使われることが多く見受けられます。 一方、「諸用」とは、複数の用事が重なっていることを意味する言葉です。

◆諸用

「諸用」という言葉の「諸」は、「もろもろの」という意味を持ち、同じようなものが重なっていることを表す言葉であるため、用事がいくつかあることを意味します。 「諸用」は人からの誘いを断りたいシーンで使われることが多い言葉です。 断る理由を相手に1つ1つ説明する必要がない場合や、はっきりとした理由を言いたくない場合に内容を濁す言葉として使われることが多々あります。 音の響きは「所用」と同じであるため、電話などで話すときにはどちらも同じような使われ方になりますが、「諸用」のほうが用事の数が多く立て込んでいて忙しいという意味合いがある言葉です。 ビジネスにおいて、「所用」は用事の数がいくつかは問われず、「諸用」は用事の数が多いという位置づけになっています。 ただし、ビジネスでは複数の用事がある場合でも「所用」が使われることも多く、両者は混同されがちです。

普段何気なく使いがちな「所用」という言葉の正しい意味や使用法を理解できたでしょうか。 所用という言葉は敬語ではないものの、「用事」の改まった言葉であるため、ビジネスの場で上司や目上の人に対しても使えます。 その反面、理由を明らかにする必要があるときに使うことは適していません。 「所用」という言葉は、時と場合を見極めて使うようにしましょう。