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履歴書をメールで送付する場合のマナーと注意点(例文付き)

応募した企業から履歴書をメールで送ってほしいと指定された場合、どのようにすれば良いのでしょうか。履歴書をメールで送付する際には、注意したいポイントがいくつかあります。マナーを押さえておかないと、企業側にマイナスの印象を持たれかねません。本記事では、履歴書をメールで送付する際の注意点やマナーなどをわかりやすく解説しています。

履歴書データの作成方法をわかりやすく解説!

  • 履歴書はパソコンで作成するのがポイント
    履歴書をメールで送付するには、まず履歴書をデータで作成することが必要です。手書きにするかパソコンで作成するか迷う人もいますが、パソコンでの作成をおすすめします。WordやExcelなどで作成すれば、文字が読みやすく、作成時間も短縮することが可能です。手書きの履歴書の場合、文字が見えにくくなったり、顔写真が不鮮明になったりするケースがありますので、なるべくパソコンで履歴書を作成するのがポイントです。企業から手書きの履歴書を指定された場合は従うようにしましょう。履歴書のテンプレートを利用すれば、パソコンから簡単に履歴書データを作成することができます。データであれば修正などをする場合にも便利なので、是非活用してみてください。
  • 送るときはPDF形式に変換するのがマナー
    専用のテンプレートを使ってWordやExcelで履歴書を作成したら、そのまま送付するのではなく、PDF形式に変換したデータを送るのがおすすめです。PDF形式なら、誤ってデータを書き換えてしまう心配もありませんし、OSの違いによって印刷時などにレイアウトが崩れないので管理がしやすいというメリットがあります。企業から送付形式の指定があった場合は、従うようにしましょう。データをPDF形式で保存する方法は「名前をつけて保存」を選択後、ファイルの種類で「PDF」を選択して保存します。

    履歴書のファイル名は、わかりやすく「日付_氏名_履歴書」などがおすすめです。手書きの履歴書の場合は、コンビニなどのコピー機でスキャニングをして、PDF形式のデータにしてから送りましょう。その際、文字がつぶれていないか、顔写真のデータの写りは問題ないかなど、見やすさを確認しておくのがポイントです。
  • 履歴書データのパスワード設定を忘れずに
    履歴書をPDF形式で保存したら、送るときにパスワードを設定するのがポイントです。履歴書には個人情報が多く含まれていますので、パスワードをかけることでセキュリティの面で安心して送ることができます。一般的に、個人情報が含まれるファイルには、パスワードを設定します。そのため、企業側に個人情報への配慮ができる人という印象を与えることができ、アピールポイントにもなるでしょう。データにパスワードをかける方法は、WordやExcelの「名前を付けて保存」ダイアログボックスで「ツール」を選択します。その中の「全般オプション」をクリックして「読み取りパスワード」を決めて入力します。

    「パスワード確認」が表示されたら、再度パスワードを入力してください。パスワードは、安全性を考慮して英数字を組み合わせたパスワードを設定することをおすすめします。企業に誤ったパスワードを伝えることがないよう、事前に「メモ帳」などにコピー&ペーストをして、パスワードを控えておくのを忘れないでください。企業に送る前に、設定したパスワードで開けるか念のため確認しておきましょう。

ポイントを押さえてメールを送ろう

 

履歴書のデータを作成したら、企業へ送るメールの内容にも気をつけたいポイントがあります。例文も交えて紹介していきますので、参考にしてみてください。

  • メールのタイトルをつけるときの注意点とポイント
    企業の採用担当者は、毎日数多くのメールを見ています。わかりにくい件名だと履歴書に気づいてもらえない場合もありますので、注意が必要です。何の用件で送っているメールなのかが一目でわかるタイトルをつけましょう。また、パスワードを設定したファイルを送る場合は「履歴書を添付したメール」と「パスワードを記載したメール」の2通に分けて送るのがマナーです。1通目の履歴書を添付したメールのタイトルは「履歴書送付の件/氏名」「○○職応募の件/氏名」のように記載すると良いでしょう。

    2通目のパスワードを記載したメールのタイトルは「パスワードの件/氏名」「履歴書パスワード/氏名」などとし、わかりやすく簡潔に記載するのがおすすめです。タイトルに名前を記載しておくことで、本文まで読まないと誰からのメールなのかわからないという問題を防げますし、迷惑メールなどと勘違いされて見落とされるケースも減るでしょう。担当者がスムーズに対応できるような件名をつけるようにしてください。
  • メール本文を作成するときの注意点とポイント
    メール本文も、件名と同じように用件を簡潔にまとめることがポイントです。企業名を省略して記載したり、担当者名を誤って記載したりしないように気をつけましょう。メール文面には「宛先」「氏名/簡単な自己紹介」「用件」「結びの言葉」「署名」を記載します。署名の書き方は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を文末に記載するようにしてください。氏名と簡単な自己紹介の記載例は「はじめまして。○○○○と申します。この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。」などになります。

    用件はビジネスメールとして定型文を使用しても良いので、簡潔に記載することがポイントです。結びの言葉は、こちらもビジネスメールの定型文「恐れ入りますが」「何卒よろしくお願い致します」などを用いて締めくくります。前述した通り、本文内にパスワードを設定している旨を必ず記載しておきましょう。その一文を書かないと、採用担当者が添付の履歴書を開こうとするときに初めてパスワードがかけられていることに気づき、メールを読み返してパスワードを探すという手間が増えてしまいます。署名の注意点は、現在の会社のアドレスは書かず、個人のアドレスを書くようにしましょう。

    また、署名のアドレスと送信するアドレスは同一のものにするのがマナーです。署名はシンプルなものが望ましいので、線で簡単に囲むなどして、装飾は控えめにすると良いですね。

送付メールサンプル例

応募書類の送付メール(1通目)の例文

     

======================
履歴書送付の件/氏名
======================

○○○株式会社

採用ご担当者様

はじめまして。○○○○と申します。
貴社の△△△職に応募させていただきます。

履歴書と職務経歴書を添付させていただきますので、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルには念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————–
氏名
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
———————————–

パスワードの送付メール(2通目)の例文

     

======================
履歴書パスワード送付の件/氏名
======================

○○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になります。
先程、履歴書をお送りした○○○○です。

添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————–
氏名
郵便番号+住所
電話番号
メールアドレス
———————————–

送信前の最終チェックで好印象につなげよう

 

企業に送るメールが完成したら、一度落ち着いて全体を見直すことが大切です。ここでは、企業にメールを送信する際に気を付けたいポイントを紹介します。

  • 誤字脱字は念入りにチェックしよう
    履歴書データを作成し、メール本文も入力したら、送信前に最終チェックをすることをおすすめします。具体的には、履歴書がきちんと添付されているか、履歴書に誤字脱字がないか、履歴書に顔写真を張りつけているか、メール本文に誤字脱字がないか、メールの宛先に誤りがないか、メールの文末に署名をつけているかなどです。これらを最終確認しておくことで、あとからミスに気付いて慌てて訂正したり、企業側にマイナスのイメージを持たれたりすることを防げるでしょう。

    また、メールを受信する企業側の視点に立って、改めて添付ファイルのパスワードが正しいものか、本文の内容におかしな点はないかなどを確認しておきましょう。
  • 送信時間にも気を配るのがマナー
    メールは電話と違い、基本的には何時に送信しても問題ありません。就職活動において少しでも採用担当者の好感度をアップするためには、なるべく営業時間内に送信するのがおすすめです。社会人は出社してから朝メールをチェックする人が多いので、朝一番に送れば、メールフォルダの上のほうに届いて早い段階で確認してもらいやすくなります。夜中にメールを送っても、担当者が確認するのは翌営業時間内になるため、深夜に送ることが気になる場合などは朝にメールを送ったほうが安心です。どうしても夜中でないとメールを送れないときには「夜分遅くに申し訳ございません」といった一言があれば、常識をわかっていてきちんとしているという印象を与えることができます。

    また、企業へのメールの返信は、基本的に24時間以内に送ることが大切です。面接日程の調整などは、素早く返信することで担当者や他の就活生に迷惑をかけることも防げます。忙しくて返信が遅れてしまった場合は、メール本文に謝罪の一言を含めて送るようにしましょう。その一言で、マイナスの印象を与えずに済みます。メールのやり取りをするなかでも、担当者は人間性や常識などを見ている場合もありますので、送信時間や返信するまでの時間などに気を配ることが大切です。誠実にメールのやり取りをすることで、印象をさらにアップできるでしょう。

履歴書メール送付のマナーを押さえて、印象アップに

 

履歴書をメールで送付するときには、PDF形式に変換したり、パスワードをかけたりすることが必要です。慣れないうちはミスをしやすいかもしれませんが、丁寧に最終チェックを行えば、安心して企業にメールを送ることができます。送る時間など、ビジネスメールのマナーも見られているので、紹介したポイントを押さえて印象アップにつなげましょう。

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