去り際こそ美しく!知っておきたい退職挨拶メールの書き方とマナー

退職挨拶は、これまでお世話になった気持ちを伝えるだけでなく、去り際の印象をよくする役割も果たします。

転職先がどこであっても、元同僚や元上司たちと一緒に働く機会がゼロとは言い切れません。もしかすると、取引先として接する可能性もあるのです。

最後だからこそ、お互い気持ちよく過ごせるよう、丁寧な退職挨拶メールを送りましょう。

退職挨拶メールを送るベストなタイミングって?

退職が決まると、社内や社外でかかわった方々に向けて退職を伝え、挨拶を済ませる必要があります。

メールで済ませていいものか、迷う人もいるかもしれません。直接顔を見て挨拶をすれば、相手にしっかり思いが伝わりますが、全員に会いに行くのは難しいのが現実です。

仕事の連絡をメールで行う現代だからこそ、メールでの退職の挨拶も一つの形として認められています。しかし、どのタイミングで退職挨拶メールを送るべきかを悩む人も多いのではないでしょうか。メールを送るベストタイミングは、送る相手によって異なります。

社外に送る場合

退職を公表するタイミングは、上司と相談して決めます。公表解禁となれば、まずは社外の取引先へ退職挨拶メールを送っていきましょう。

一般的に退職の2~3週間前がメール送信のベストタイミングといわれています。これは、後任への引継ぎをスムーズに行うためです。

引継ぎが上手くいかないと、取引先にも迷惑をかけてしまうかもしれません。その結果、会社や退職する自分の印象を下げることにもなりかねないのです。

特に、退職後同じ業界で働く場合や、フリーランスとして活動する場合は特に、今後の仕事に影響する可能性があります。

引継ぎの期間をきちんと設け、取引先に安心してもらえるよう、早めにメールを送っておきましょう。社外へ引継ぎメールを送る際、気を付けたいのは次の3つです。

1つ目は、退職日の明記です。退職日がどのくらい先なのかによって、相手の優先順位や今後のスケジュールが変わってきます。

2つ目は、引継ぎや後任者についての明記です。一番よいのは、後任者と一緒に直接挨拶に行くことですが、難しければメールで相手を伝えておきましょう。

相手にとって、後任や引継ぎについて何も情報がないということは、不安材料の1つとなります。

また、今までの対応がどんなによくても、会社に対する信頼を一気に失ってしまうかもしれないのです。3つ目は、私用連絡先は不記載にすることです。会社を通しての関係だったことを頭に置き、一線を引いておきましょう。

社内へ送る場合

社内へ送る場合は、最終出勤日に送るのが一般的です。退職の報告ではなく、最後の挨拶といったスタンスに近いイメージです。

勤務時間終了後に送る、退職1週間前に送るなど、独特の慣例をもつ会社もあるため、先輩に確認したり、これまでにもらった退職メールを見たりして参考にしましょう。

どの会社においても共通して言えるのは、会社に退社の報告や承諾を得てからという点です。


知らなければ恥をかくかも!退職挨拶メールにまつわるマナー

退職挨拶メールは、気持ちがこもっていればよいというものでもありません。いくつかのマナーを紹介します。

  • 一斉送信をする場合
    退職挨拶メールを送る相手が多ければ、一斉送信をしても問題ありません。

    その場合、相手に誰に送ったのかがわからないよう、「BCC」を宛先に入れるのがマナーとされています。特に、取引先を複数入力したい場合には、宛先がBCCになっているかを、送信前に確認しておきましょう。

    TOはメイン受信者を入力する場所ですが、BCCにした場合空欄になります。しかし、TOが空欄だとメールが送れないため、自分のアドレスを入れておきましょう。

  • 個別で送信する場合
    同僚や後輩へ一斉メールでもよいのですが、上司へは個別でメールを送るのがマナーです。なぜなら、一般的に一斉メールで上司に挨拶を送ることは、失礼だとされているからです。

    しかし、上司の人数が多いと、個別にメールを送るのは大変かもしれません。そのような場合は、ひな形テンプレートを活用しましょう。

    必要な部分のみを入力して送ればよいため、時間短縮につながります。

    その際注意したいのが、文面と相手がマッチングしていないという事態です。相手によって文面を変えるため、本来その人に送るべきでない文章が残ったまま送信してしまう可能性があります。

    テンプレートを使用しているとわかってしまい、相手に不快な思いをさせてしまいます。送信前に、必ず読み返して確認しましょう。

  • 退職挨拶メールに返信がきたら
    もしも、退職挨拶メールに返信が届いた場合は、「ご返信いただき、ありがとうございます。
    頂戴した言葉を胸に、新天地でも精進してまいります」など、お礼の一言とともに更に返信するのがマナーです。

すぐに使える!退職挨拶メールの書き方と例文

退職挨拶メールの書き方には、いくつかのポイントがあります。ポイントを押さえて気持ちの良いメールを送りましょう。

社内へ退職挨拶メールを送る場合

とにかくシンプルで短くわかりやすい内容にすることが大切です。件名は「退職のご挨拶」とし、「一身上の都合」を退職理由にするとよいでしょう。

込み入った話をするのではなく、簡潔に済ませる方がすっきりとした印象を与えることができます。

また、特にお世話になったため、個別でしっかりお礼を伝えたいという相手には、具体的なエピソードを添えるとよいでしょう。具体的な例文を紹介します。

社内へ一斉送信する際の例文

〇〇部△△課の皆様

お疲れ様です。□□部●●課の転職太郎です。

私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により、〇月〇日付で退社することとなりました。
本来であれば直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

これまで至らぬ点もあったかと思いますが、多くの方々にサポートしていただきながら、業務を通して様々なことを学ばせていただきました。
この会社での経験や学びを活かし、今後もより一層精進してまいります。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
転職太郎

社内の上司へ個別に送る場合の例文

田中部長

お疲れ様です。転職太郎です。

私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により、〇月〇日付で退社することとなりました。
本来であれば、お世話になった田中部長には、直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

平成〇年△月に入社して以来、様々な業務を担当させていただきました。田中部長には、入社当初より至らぬ私のためにご指導ご鞭撻を頂き、非常に多くのことを学ばせていただきました。

特に、プロジェクトリーダーとなり、成果が上がらず焦っていたとき、「すべてを1人で抱え込む必要はない。チームのメンバーを信じて任せるべきだ」とアドバイスしてくださったことは、はっきりと覚えています。あれから、リーダーとしての役割について、自分のやり方を見直すことができました。

今後も、これまでの貴重な経験を活かし、精進して参りたいと思います。

在籍中は至らぬ点が多く、多大な御迷惑をおかけしました。それにもかかわらず、支えてくださったこと、重ねて御礼申し上げます。ありがとうございました。

私用連絡先は、下記となります。何かございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
メールアドレス
電話番号

最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 転職太郎

社外へ退職挨拶メールを送る場合

社外への退職挨拶メールは、基本的に社内へのメールとあまり変わりません。社外への退職挨拶メールは、相手に安心感を与えることがポイントです。

たくさんのメールに埋もれて相手が読んでいなかったということにならないよう、退職の挨拶だと一目で分かる件名にしましょう。

「退職のご挨拶(株式会社〇〇自分の氏名)」のように書きます。冒頭の宛名だけでなく、本文中にも相手の名前を再度入れるようにします。相手との関係や個別エピソードがあれば、簡潔に入れましょう。

相手がメールを見て退職を知った際、今後について尋ねたり、一言かけようと電話をくれることもあります。

その際、すでに退職していたとなると失礼にあたるため、退社日ははっきりと記載しておきましょう。

後日後任者と挨拶に伺う場合は、日程調整を行う必要があります。メールのみの場合は、後任者の名前は必ず記載します。連絡先まで書くと、より丁寧といえるでしょう。

後日後任者と訪問する場合の例文

まずは、後日後任者と挨拶に伺う場合の例文です。

株式会社〇〇●●部
佐藤花子様

いつもお世話になっております。株式会社□□の転職太郎です。
私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により〇月〇日をもって退職する運びとなりました。最終出社日は〇月〇日を予定しております。
佐藤様には、在籍中に何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。ここに改めて御礼申し上げます。

後任は同じ部署の山本次郎が務めさせていただきます。退職までにしっかりと引継ぎを行います。どうぞ、ご安心ください。つきましては、お時間をいただけるようでしたら、後任の山本とご挨拶に伺いたく存じます。
早速ではございますが、以下の日程のご都合はいかがでしょうか。
〇月〇日(〇)●●:●●
〇月〇日(〇)●●:●●
〇月〇日(〇)●●:●●

ご検討のほどよろしくお願いいたします。
転職太郎

メールのみの場合の例文

次に、後日後任者と挨拶には伺わず、メールのみ送信する場合の例文です。

株式会社〇〇●●部
佐藤花子様

いつもお世話になっております。株式会社□□の転職太郎です。
私事で大変恐縮ではありますが、一身上の都合により〇月〇日をもって退職する運びとなりました。最終出社日は〇月〇日を予定しております。
佐藤様には、在籍中に何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。ここに改めて御礼申し上げます。

本来であれば、直接お伺いしてご挨拶すべきところではありますが、メールでのご連絡となり、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の山本次郎が務めさせていただきます。後日、改めて山本がご挨拶に伺います。変わらぬご指導のほど、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と佐藤様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
転職太郎

たかがメールされどメール!感謝の気持ちをしっかり込めて

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざもあるように、最後だからこそ、気持ちよく終わりたいものです。

テンプレート通りに文章を作れば、失敗なく退職挨拶メールを作成することができます。しかし、普段なかなか伝えられなかった感謝の気持ちを伝えるよい機会だと捉えてみませんか。

言葉では直接言いにくいことも、メールに込め、感謝の気持ちを伝えてみましょう。

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