去り際こそ美しく！知っておきたい退職挨拶メールの書き方とマナー

退職挨拶は、これまでお世話になった気持ちを伝えるだけでなく、去り際の印象をよくする役割も果たします。

転職先がどこであっても、元同僚や元上司たちと一緒に働く機会がゼロとは言い切れません。もしかすると、取引先として接する可能性もあるのです。

最後だからこそ、お互い気持ちよく過ごせるよう、丁寧な退職挨拶メールを送りましょう。

退職が決まると、社内や社外でかかわった方々に向けて退職を伝え、挨拶を済ませる必要があります。

メールで済ませていいものか、迷う人もいるかもしれません。直接顔を見て挨拶をすれば、相手にしっかり思いが伝わりますが、全員に会いに行くのは難しいのが現実です。

仕事の連絡をメールで行う現代だからこそ、メールでの退職の挨拶も一つの形として認められています。しかし、どのタイミングで退職挨拶メールを送るべきかを悩む人も多いのではないでしょうか。メールを送るベストタイミングは、送る相手によって異なります。

社外に送る場合

退職を公表するタイミングは、上司と相談して決めます。公表解禁となれば、まずは社外の取引先へ退職挨拶メールを送っていきましょう。

一般的に退職の2～3週間前がメール送信のベストタイミングといわれています。これは、後任への引継ぎをスムーズに行うためです。

引継ぎが上手くいかないと、取引先にも迷惑をかけてしまうかもしれません。その結果、会社や退職する自分の印象を下げることにもなりかねないのです。

特に、退職後同じ業界で働く場合や、フリーランスとして活動する場合は特に、今後の仕事に影響する可能性があります。

引継ぎの期間をきちんと設け、取引先に安心してもらえるよう、早めにメールを送っておきましょう。社外へ引継ぎメールを送る際、気を付けたいのは次の3つです。

1つ目は、退職日の明記です。退職日がどのくらい先なのかによって、相手の優先順位や今後のスケジュールが変わってきます。

2つ目は、引継ぎや後任者についての明記です。一番よいのは、後任者と一緒に直接挨拶に行くことですが、難しければメールで相手を伝えておきましょう。

相手にとって、後任や引継ぎについて何も情報がないということは、不安材料の1つとなります。

また、今までの対応がどんなによくても、会社に対する信頼を一気に失ってしまうかもしれないのです。3つ目は、私用連絡先は不記載にすることです。会社を通しての関係だったことを頭に置き、一線を引いておきましょう。

社内へ送る場合

社内へ送る場合は、最終出勤日に送るのが一般的です。退職の報告ではなく、最後の挨拶といったスタンスに近いイメージです。

勤務時間終了後に送る、退職1週間前に送るなど、独特の慣例をもつ会社もあるため、先輩に確認したり、これまでにもらった退職メールを見たりして参考にしましょう。

どの会社においても共通して言えるのは、会社に退社の報告や承諾を得てからという点です。

退職挨拶メールは、気持ちがこもっていればよいというものでもありません。いくつかのマナーを紹介します。

退職挨拶メールの書き方には、いくつかのポイントがあります。ポイントを押さえて気持ちの良いメールを送りましょう。

社内へ退職挨拶メールを送る場合

とにかくシンプルで短くわかりやすい内容にすることが大切です。件名は「退職のご挨拶」とし、「一身上の都合」を退職理由にするとよいでしょう。

込み入った話をするのではなく、簡潔に済ませる方がすっきりとした印象を与えることができます。

また、特にお世話になったため、個別でしっかりお礼を伝えたいという相手には、具体的なエピソードを添えるとよいでしょう。具体的な例文を紹介します。

社外へ退職挨拶メールを送る場合

社外への退職挨拶メールは、基本的に社内へのメールとあまり変わりません。社外への退職挨拶メールは、相手に安心感を与えることがポイントです。

たくさんのメールに埋もれて相手が読んでいなかったということにならないよう、退職の挨拶だと一目で分かる件名にしましょう。

「退職のご挨拶（株式会社〇〇自分の氏名）」のように書きます。冒頭の宛名だけでなく、本文中にも相手の名前を再度入れるようにします。相手との関係や個別エピソードがあれば、簡潔に入れましょう。

相手がメールを見て退職を知った際、今後について尋ねたり、一言かけようと電話をくれることもあります。

その際、すでに退職していたとなると失礼にあたるため、退社日ははっきりと記載しておきましょう。

後日後任者と挨拶に伺う場合は、日程調整を行う必要があります。メールのみの場合は、後任者の名前は必ず記載します。連絡先まで書くと、より丁寧といえるでしょう。

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざもあるように、最後だからこそ、気持ちよく終わりたいものです。

テンプレート通りに文章を作れば、失敗なく退職挨拶メールを作成することができます。しかし、普段なかなか伝えられなかった感謝の気持ちを伝えるよい機会だと捉えてみませんか。

言葉では直接言いにくいことも、メールに込め、感謝の気持ちを伝えてみましょう。