きちんとした敬語を使えることは、ビジネスマンとして重要なことです。いつも当然のように使っている言葉遣い1つで、上司や取引先からの信用を得られたり、逆に失ってしまったりする可能性も…。
今回は「ご承知おきください」という表現が正しいのか、そして使用する際の注意点や言い換え表現を、例文を交えながら詳しく解説していきます。
ぜひ参考にしていただき、上司や取引先からの信頼を獲得しましょう!
まずは結論から、「ご承知おきください」は
正しい敬語です。
二重敬語などにもなっておらず失礼あたる敬語ではありません。しかし使用する状況や相手によっては失礼と感じられてしまう可能性もあります。そのあたりの注意点は後述します。
「ご承知おきください」の意味は?
「承知しました」という表現は、若手のビジネスマンでも一度は聞いたことがあったり、使ったことがあったりするのではないでしょうか。
「承知」という言葉自体には、いくつかの意味があります。
- ●事情を知ること、または知っていることの意味
- ●依頼を聞き入れること、承諾すること
- ●相手の事情などを知って受け入れ許すこと、許諾の意味
「ご承知おきください」は、「承知」+「しておく」+「ください」という構造の言葉です。「承知」は「知っている」の意味となり、それに「しておく」を加えると「知っておく」という意味となります。さらに、丁寧にお願いをする「ください」が重なりますので、「ご承知おきください」は「知っておいてください」ということです。
ちなみに、「承知する」という言葉は敬語なのでしょうか。そのようにも思われがちですが、「承知」という言葉は単なる名詞で、それに動詞の「する」が付いてできた言葉です。ですから、「承知する」という言葉自体は敬語ではありません。
しかし、同じく「承」の字を使った言葉である
「承る」は謙譲語であるため、「承知する」という言葉に対して謙譲語的なイメージを持つ人もいるのです。そういう考え方も一般的であるとも言えるので、その考え方のもとでは「承知する」は「承り、知る」と解釈され、謙譲語として使用されています。
謙譲語は、自分をへり下らせることで、相手を上に上げるものですから、目上の人には使用すべきでない表現です。次に紹介する「ご承知おきください」の使い方では、その点にも配慮していきます。
「ご承知おきください」の使い方
続いては、具体的な使い方を解説します。
基本的には、何か伝達事項がある場合に「知っておいてください」と、蛍光ペンを引いて注目してもらいたいようなときに使う方法です。
使い方と例文
「実作業に入る前に発注書をお送りいたしますことを、ご承知おきください。」
これは、受注者が依頼した仕事を始める前に、発注者から発注書が送られることを伝える内容です。
あえて「ご承知おきください」と付け加えることで、その発注書が事前に送られることが重要であるか、または注意すべき点であることを示唆しています。
続いての例文は、こちらです。
「納期は〇月△日となります。ご承知おきくださいますよう、お願い申し上げます。」
ただ単に「ご承知おきください」と言うよりも、さらに丁寧に表現したい場合に使用できる方法となります。
「ご承知おきください」と「お願い申し上げます」を繋げて使用するために、「ますよう」という表現を使って滑らかな一文とするやり方が上記です。
また、「すでにご承知おきのことと存じますが」という使い方もあります。これは、念押ししたいことなどを伝えるときに使う表現です。度々相手に同じことを言うのは、先方に嫌われがちです。それでもなお伝えるべき重要なことを言いたい場合など、重複していることをやんわりと伝えるために使う場合があります。
また、「知っているはずですよね?」と、少々皮肉っぽく使う人もいるようです。
空気を読むのはなかなか難しいですが、一見すると、そうは見えなくても暗にお叱りの言葉に近い場合もあるので気を付けましょう。
使用シーン
次は「ご承知おきください」の使用シーンについてです。「ご承知おきください」という言い方は、会話の中でもメールなどの文書の中でも使用できる表現です。
文書の中では、普段は気さくに話す間柄の人でも多少改まった表現にする場合があります。一例として、歓送迎会の幹事として部員にメールを送る場合を考えてみましょう。
「会費は事前に集金させていただきますので、ご承知おきください。」
日ごろは仲の良い人たちへのメッセージにおいて使用したとしても、特に違和感はありません。単に書き言葉として丁寧であるという形です。逆に使わない方が良いのは、初対面の人たちが集まる場などです。
お伝えしている通り、「承知する」という表現に対しては人によって印象の違いがあります。そのため、相手との関係性ができていない場で使うのは危険と言えるでしょう。無駄に誤解を与えて悪印象を与えてしまいかねないからです。繰り返しにはなりますが、敬語表現としては正しい表現ではありますが、「承」という感じを使用することで失礼だと受け取られかねないということになります。
第二新卒・20代のための転職支援サービス 「マイナビジョブ20’s」
20代で転職をする場合、第二新卒や既卒の求職者に特化しているマイナビジョブ20’sへの相談がおすすめです。
転職活動の際に煩わしいのが応募企業とのやり取りや日程調整ですよね。マイナビジョブ20’sをご利用の場合、すべてキャリアアドバイザーが行います。敬語を気にしたやりとりは省けてスムーズに転職活動が進められます。
マイナビジョブ20’sは20代に特化した転職エージェントで、保有求人の多くが未経験OKとなっています。面接に不安な転職者でも、安心してサポートが受けられます。もちろん完全無料です。ぜひご利用をご検討ください!
「ご承知おきください」を使うときの注意点
「ご承知おきください」を使う相手には注意が必要です。
「ご〇〇ください」という表現は、「○○してほしい」というのを柔らかくした言い方となります。なので、謙譲語として扱われることもある「承知する」を目上の人に願うのは、上から目線で押し付けがましいと捉えられかねません。目上の人であっても絶対にNGとは言えませんが、迷うようならば避けておくのが無難です。
もちろん、目上の人に限らず、他社に対して「へりくだり」を強要するのはおかしいのですが、特に目上の人には気を付けるべきでしょう。
注意したい使用相手
実は目上の人や上司などに対しては積極的に使わない方が良い表現ではあります。初めて会った目上の人に使用したりすると、相手の考え方によっては失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
これは、「承知」という言葉を広い意味で謙譲語だと捉える考え方があるためです。そのように考える人にとっては、相手から無理矢理にへり下ることを強要されているようなものなので、気分を害するのも当然と言えます。
基本的には、同僚や部下などに対しての丁寧語と考えるのが最も無難です。
丁寧な言い方で使う
目上の人や社外の人であっても、よく知った相手であれば十分に使用できる表現です。
しかし、その際は「~ますよう、お願い申し上げます」とするなど、より丁寧に伝えるように意識すると良いでしょう。
とは言え、あまりやり過ぎてもくどくなりますので、使うときにはほどほどにしましょう。
「ご承知おきください」の言い換え表現
「ご承知おきください」の表現は、どんな相手や場所でも万能に使える表現ではないことをお伝えしてきました。
それでは、目上の人や上司対して「知っておいてほしい」と言いたいときに、安心して使える表現はないのでしょうか。
続いて、「ご承知おきください」を別の表現で言い換える場合の言い方と、それぞれのニュアンスの違いについて説明していきます。
「お含みおきください」
「含む」という言葉には、心のうちに収めておくという意味があります。つまり、「お含みおきください」と言えば、何らかの情報を知っておいてほしいという意味を伝えることが可能です。
これは、特に目上の人に対して失礼な表現にはなりませんので、上司や取引先の人に使っても問題ないでしょう。もう少し簡単に「お含みおきを」という言い方もおすすめです。
「今週予定していた会議については、来週に変更となりましたのでお含みおきを。」
ただし、「です・ます」で締めくくらない言い方となりますので、多少ぞんざいな印象となるのは否めません。
気心しれた相手には良い表現ですが、目上の人に使う場合には、きちんと「です・ます」調でまとめるべきなので、「お含みおきください」と言いましょう。
ご容赦ください
「容赦」というのは、許すことの意で使う言葉です。
ですから、「ご容赦ください」と言わねばならないときは、相手に対して何らかの「詫びの気持ち」が含まれていると考えられます。その前提で、次の例文を見てみましょう。
「明日予定しておりましたミーテイング後のランチ会は、諸般の都合でキャンセルとなりました。何卒ご容赦ください。」
恐らく、楽しみにしている人もいたであろうランチ会が、主催者側の都合か何かで開催できなくなってしまったことを伝える文章です。
主催者がそのことを伝えるのに、事実のみの伝達では少々ぶっきらぼうな印象を与えかねません。
そこで、「知っておいてください」と言う代わりに、「許してほしい」という謝罪のニュアンスが込められた「ご容赦ください」を使用すると、
相手に対して申し訳なく思う気持ちをやんわりと伝えることができます。
きちんと「詫び」の気持ちを伝えることで、次の会にも繋げやすくすることができるでしょう。
ご了承ください
この言い方は「ご承知おきください」と少々似ています。
了承するという意味は、よくのみこんで聞き入れることであり、割合フラットな意味合いです。
しかし、「ご承知おきください」のところでもポイントとなったように、「承」の文字が入っており、伝えたいことを一方的に押し付けてしまうニュアンスがありますので、使い方に気を付けなければなりません。
「明日のイベントは雨天決行となります。ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。」
こちらは非常に丁寧な表現と言えます。相手に対して悪意や失礼な気持ちがないことを伝えられます。
「いただいた応募書類はご返却できません。ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。」
これは、「ご承知おきください」のところでも使ったように「ますよう」で繋げる方法です。
その場面に応じて、しっくりとくる言い方にしてみてください。
ご認識ください
「認識」というのは、物事の本当のことをよく知り、見分けることの意味です。
それに「ご」と「ください」を付けただけの表現なので、意味としてはそのままで「よく知っておいてください」ということになります。
それほど丁寧さはないので、身内の上司などに使うに留め、社外の相手には使用しない方が無難です。
上手に「ご承知おきください」を使って円滑なコミュニケーションを!
誰かと会話したり、メールをしたりするときに、一言添える表現として活躍する「ご承知おきください」という言い方。
間違って使ってしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまうこともありますが、正しく使えばとても便利な表現です。また、言い換え表現を知っておくと、より洗練された話し方をする人であると思われ、印象も良くなります。
言葉のニュアンスを上手に捉え、一段階上のコミュニケーションを目指しましょう。