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「内定承諾書」の基本知識と対応マナー

書類審査や面接などを経て、内定を無事に獲得できると誰しも一安心することでしょう。しかし、就職や転職活動は、内定が出たからといって終了するわけではありません。内定が正式に出ると書類が送られてくるため、その扱いにも注意が必要です。この記事では、内定後、目にする書類のひとつ「内定承諾書」の基本的な知識や取り扱いのマナーについて詳しく解説します。

同じもの?別物?内定承諾書と内定通知書の違いとは

選考の結果、内定が正式に決定すると、企業の採用担当者から求職者に対して電話やメールで連絡が入ります。電話の場合、企業が内定を出すことを告げるだけにとどまり、この時点では入社にあたっての詳細な説明などを伝えられないケースも少なくありません。そのような場合には、後日、あらためて内定した旨と具体的な入社の説明を記載した書類が求職者に郵送されます。

このときに送られてくる、内定した旨を記した書類が「内定通知書」です。内定通知書は、企業が求職者に対して必ず発行しなければならないと義務付けられているものではありません。企業によって書類の名称は異なり、「採用通知書」や「雇用契約書」などと呼ばれる場合もあります。

一方、内定通知書が送られてくる際に通常同封されている書類が「内定承諾書」です。内定承諾書は内定通知書と似た名前ですが、別の書類であるため気を付けましょう。内定通知書と内定承諾書では、目的や送り主、受取人に違いがあります。

内定通知書は、内定を出すことを企業が求職者に伝えることが主な目的であるため、発行するのは企業で、受け取るのは求職者です。これに対して、内定承諾書は、求職者が内定通知書の受け取りを承諾し、入社の意思を表明するための書類であり、送るのは求職者、受け取るのは企業となります。入社することを承諾するための書類であることから、「入社承諾書」と呼ぶ企業もあります。届いた内定承諾書に署名などを記載して提出することによって、求職者は企業に対して入社の意思を正式に示すことができます。

受け取り後に放置してはダメ!内定通知書が届いたらやるべきこと

内定承諾書が内定通知書とともに送られてきたら、そのまま放置することはマナー違反です。きちんと、企業へ対応することが社会人として守るべきマナーとなります。

内定承諾書は迅速に提出することが大事

内定承諾書の提出には期限が設定されていることが多く、期限内に提出することは必須です。期限が設定されていない場合でも、受け取ってから数日中には提出しておくようにします。

ただし、入社の意思を伝える大事な書類であるため、早く提出することばかりを考えて、慌てて送り返すのは要注意です。内定承諾書とともに、賃金や勤務時間などの詳細な労働条件が記載された書類も同封されていたら、あらためて自分の希望と内容が合っているかを確認するようにします。確認した結果、入社の意思が固まったら、書類に必要事項をすべて記入したうえで、早めに送り返しましょう。

メールで届いたらできるだけ早くメールを返そう

内定承諾書は、郵送で送られてくるとは限りません。メールで送られてくる場合もあります。そのような場合には、書類の提出をする前に、企業の担当者に対して先立ってメールを送っておくと対応が丁寧です。メールの返信は、できれば送られてきた日の当日中に、遅くても翌日の午前中までには送ることがマナーとなります。内容は、内定を出してくれたことに対する感謝の思いと、内定を受けるかどうかについての返事です。

返信する際のメール文の作り方

まず、件名は、見てすぐに内容がわかるよう、簡潔にすることがポイントです。たとえば、「内定のご連絡のお礼」などのような書き方をします。内定者は複数出ている場合もあるため、件名の末尾に自分の氏名を付け加えておくと、誰からのメールであるかがわかりやすく担当者に対して親切です。宛名は、企業名や部署名、わかれば担当者名などを記載します。担当者個人宛てなら「様」、企業や部署宛ての場合には「御中」が敬称です。

本文では、冒頭に基本のあいさつとして「いつも大変お世話になっております」と記入し、「~と申します」と自分の氏名を続けて書き入れておきます。メール文であるため、拝啓といった頭語や敬具のような結語は不要です。名乗った後に、「この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます」とお礼の言葉を記載します。内定を承諾する場合には、入社の意思も書き添えましょう。たとえば、「入社後には貴社の戦力となれるように、精進していきたいと考えております」などと入社後の仕事に向けた意欲も書いておくと、やる気をアピールできて効果的です。

さらに、これからお世話になるため、今後に向けて「ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます」と付け加えておくことも忘れないようにしましょう。最後は、「まずは取り急ぎ御礼を申し上げたく、メールを差し上げました」などと書き、署名を記入して本文を締めます。

入社の意思を迷っている場合でも、必ず連絡はしておこう

人によっては、ほかに応募している企業から選考の返事を待っている状況であったり、入社に迷いが出ていたりして、すぐに答えを出すことができない場合もあることでしょう。しかし、そのような際でも、内定を出してくれた企業に対して誠意をもって迅速な対応を取ることは大事です。まずは、内定を出してくれたお礼を企業に伝え、そのうえで、入社の返事を出すまでに、もう少し時間が欲しいとお願いしておきます。

ただし、ただ待ってほしいと伝えるだけでは、期限なく相手を待たせることになるため失礼です。いつまでに返事ができるかを具体的に提示しておくことが大切となります。また、本来であれば、すぐに返事をすべきところを待たせてしまうことになるため、返事をする期限はできる限り短く提示するよう配慮することも必要です。内定を辞退する場合には、すぐにその旨を連絡することが企業に対するマナーとなります。

保留する場合のメールの書き方

内定承諾書の提出を待ってもらう場合、内定の連絡に対するお礼を書いた後、保留のお願いをし、いつまでに返事ができるかについての具体的な日程を記載します。保留のお願いの文章は、たとえば、「誠に恐縮ですが、入社に対するお返事を出すのにお時間をいただいてもよろしいでしょうか」などといった書き方です。本文最後にも、あらためて自分の勝手なお願いであることについてのお詫びを書き、「ご検討のほどよろしくお願いいたします」というような言葉で本文を締めます。

辞退する場合のメールの書き方

辞退する場合でも、内定を出してくれたことに対するお礼の言葉は必須です。感謝の気持ちを伝えたうえで、「誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました」などと伝えましょう。選考にあたり時間を割いてくれたことに対してのお詫びの文を記載したら、「末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます」と書いて本文を締めます。

郵送時には要注意!内定通知書の送付マナー

入社を決めて、内定承諾書を企業に郵送で提出する場合、送り方にマナーがあります。社会人として恥ずかしくないように、マナーのポイントをしっかりと押さえておきましょう。

封筒のマナー

封筒は内定承諾書を折らずにそのまま入れることができるサイズのものを使用し、表面に「内定承諾書在中」と赤文字で書き入れます。住所などを縦書きで記載する場合には、左下に「内定承諾書在中」と書くことが通常です。さらに、文字の周囲は定規を使って赤線で囲みましょう。

住所の書き方については、省略しないことがポイントです。都道府県名も必ず記入し、ビル名も略しません。また、数字は漢数字を使用します。差出人の住所や名前を書く場所は裏面です。左上に投函日を記載し、封筒を糊付けして閉じたら、封字を書いて送ります。

書類の入れ方のマナー

内定承諾書は送る本人にとっても企業にとっても大事な書類です。そのため、郵送途中で折れたり汚れたりしないように、クリアファイルに入れて送るようにしましょう。また、必要書類だけを入れて送り返すのではなく、「添え状」も一緒に送ることがマナーです。クリアファイルには、上から、添え状、内定承諾書、そのほか企業から提出が求められている書類の順に重ねて入れます。

添え状の書き方

添え状は書面で送るため、書き方はメールと異なります。まず、記入する配置は、用紙の右上が書類の提出日、改行し左上が企業名や部署名などの宛先、行を改め右側が自分の氏名や連絡先などの差出人情報です。さらに、改行して、中央に「内定承諾書送付の件」などとタイトルを書き、本文へとつなげます。本文は、冒頭に「拝啓」、最後に「敬具」を書き添えることがマナーです。

また、頭語の後は、時候の挨拶に代えて「時下、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった書き出しで始めます。続けて、「この度は、内定通知書をご送付いただきまして誠にありがとうございます」などと感謝の意を書き記しましょう。併せて、「貴社に内定をいただくことができ、たいへん光栄に存じます」などと内定を受けたことへの喜びの気持ちを伝えておくこともポイントです。お礼などを一通り簡潔に伝えたら、本来の目的である、送付書類についての記載をします。結語の後に「記」と書いたら、行を改め、送付する書類の内容を箇条書きで明記し、最後に「以上」と書いて締めましょう。

提出後に辞退するのはルール違反?内定通知書の法的効力とは

就職や転職活動の際に、複数の企業に応募している求職者も多いことでしょう。企業から内定を受けても、ほかの選考状況によっては、その企業への入社ができなくなる場合もあります。辞退することは、内定の連絡を受けたときであれば問題ありませんが、内定承諾書を提出した後でも可能なのでしょうか。

結論からいうと、内定承諾書の提出後でも内定を辞退することはできます。内定承諾書に法的拘束力がないからです。ただし、志望順位が高い他社の選考結果を待っている状態であるにもかかわらず、ほかの企業へ内定承諾書を提出してしまうことは、本来であればマナー違反です。第一志望が受かったから、ほかの企業からの内定の承諾は取り消すというのは身勝手な行動とも取れます。

内定者の入社の意思を表す内定承諾書を受け取ると、企業は入社に向けてさまざまな準備を行うものです。しかし、内定を辞退すれば、その準備のすべてが無駄になってしまいます。また、内定者の承諾を得た時点で、企業は選考を進めていたほかの求職者を断っている可能性もあるでしょう。このようなことからも、提出後に辞退することは企業に多大な迷惑をかけることになるため、提出する前に必ずしっかりと入社の意思を固めておくことが大切です。

できる限り失礼がないようにしたい!辞退の必要に迫られたときに取るべき対応

できれば、内定承諾書の提出後に辞退することを避けられればベストですが、どうしても辞退しなければならない状況になった場合には、可能な限り早めに連絡することがマナーです。辞退の連絡は企業に迷惑がかかると承知していれば、なおさら伝えにくいものですが、入社日が迫るほど企業に対して大きな迷惑をかけることになります。そのため、辞退を決定したらすぐに連絡することが必要です。連絡する際には、誠意が伝わるように、きちんと謝罪しましょう。

連絡手段は、メールではなく電話で行うことが大事です。電話であれば、直接担当者と話をして気持ちを伝えることができます。大事な要件は直接相手に伝えることが、ビジネスではマナーです。採用担当者に電話をつないでもらったら、挨拶後、すぐに内定を辞退したい旨を伝えます。さらに、その際には、なぜ辞退するのかの理由も話すことが必要です。ただし、辞退はあくまでも自分勝手な行動であることを踏まえ、理由として企業に対する悪口となるような内容は挙げないように注意しなければなりません。さらに、電話をしたうえで、重ねて手紙でも謝罪をしておくと、より丁寧となるため対応としてはベターです。

内定承諾書の提出は慎重かつ迅速に行うことが大切!

内定承諾書は、入社の意思を企業に伝える大事な書類です。法的には提出後でも辞退することは可能ですが、一度承諾したにもかかわらず辞退することは企業に迷惑をかけることとなります。そのため、きちんと意思を固めてから提出することが必要です。ただし、入社することを決めたら、早めに連絡や提出をしたほうが好印象です。内定をもらったからといって安心せずに、転職活動は最後まで迅速に行動するように心掛けましょう。

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