「内定承諾書」の基本知識と対応マナー

入社を決めて、内定承諾書を企業に郵送で提出する場合、送り方にマナーがあります。社会人として恥ずかしくないように、マナーのポイントをしっかりと押さえておきましょう。

就職や転職活動の際に、複数の企業に応募している求職者も多いことでしょう。企業から内定を受けても、ほかの選考状況によっては、その企業への入社ができなくなる場合もあります。辞退することは、内定の連絡を受けたときであれば問題ありませんが、内定承諾書を提出した後でも可能なのでしょうか。

結論からいうと、内定承諾書の提出後でも内定を辞退することはできます。内定承諾書に法的拘束力がないからです。ただし、志望順位が高い他社の選考結果を待っている状態であるにもかかわらず、ほかの企業へ内定承諾書を提出してしまうことは、本来であればマナー違反です。第一志望が受かったから、ほかの企業からの内定の承諾は取り消すというのは身勝手な行動とも取れます。

内定者の入社の意思を表す内定承諾書を受け取ると、企業は入社に向けてさまざまな準備を行うものです。しかし、内定を辞退すれば、その準備のすべてが無駄になってしまいます。また、内定者の承諾を得た時点で、企業は選考を進めていたほかの求職者を断っている可能性もあるでしょう。このようなことからも、提出後に辞退することは企業に多大な迷惑をかけることになるため、提出する前に必ずしっかりと入社の意思を固めておくことが大切です。

できれば、内定承諾書の提出後に辞退することを避けられればベストですが、どうしても辞退しなければならない状況になった場合には、可能な限り早めに連絡することがマナーです。辞退の連絡は企業に迷惑がかかると承知していれば、なおさら伝えにくいものですが、入社日が迫るほど企業に対して大きな迷惑をかけることになります。そのため、辞退を決定したらすぐに連絡することが必要です。連絡する際には、誠意が伝わるように、きちんと謝罪しましょう。

連絡手段は、メールではなく電話で行うことが大事です。電話であれば、直接担当者と話をして気持ちを伝えることができます。大事な要件は直接相手に伝えることが、ビジネスではマナーです。採用担当者に電話をつないでもらったら、挨拶後、すぐに内定を辞退したい旨を伝えます。さらに、その際には、なぜ辞退するのかの理由も話すことが必要です。ただし、辞退はあくまでも自分勝手な行動であることを踏まえ、理由として企業に対する悪口となるような内容は挙げないように注意しなければなりません。さらに、電話をしたうえで、重ねて手紙でも謝罪をしておくと、より丁寧となるため対応としてはベターです。

内定承諾書は、入社の意思を企業に伝える大事な書類です。法的には提出後でも辞退することは可能ですが、一度承諾したにもかかわらず辞退することは企業に迷惑をかけることとなります。そのため、きちんと意思を固めてから提出することが必要です。ただし、入社することを決めたら、早めに連絡や提出をしたほうが好印象です。内定をもらったからといって安心せずに、転職活動は最後まで迅速に行動するように心掛けましょう。