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退職届・退職願の封筒や用紙の選び方

退職届は日常的に書く機会があまりない書類です。そのため、どう書いてよいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。しかし、書き方が分からないからといって、同じ職場の人に書き方を教えてくれと聞くこともはばかられます。そこで、この記事では退職届の書き方、用紙や封筒の選び方などについて紹介していきます。

退職届って必要?退職届に使う封筒は無地が良い?

そもそも、退職届や退職願を出さなくても退職手続きをしてくれる会社はたくさんあります。しかし、なぜこうも退職届が一般的に広く知られているのかというと、無用なトラブルを避けるために効果的だからです。

たとえば、口頭で退職の意思を伝えたとしても、悪質な会社の場合は退職することを認めず、退職を先延ばしにする可能性があります。また、その逆もあり、社員が退職すると言ったのにも関わらず、言ってないと主張し働き続けるといったトラブルが起こる場合もあります。そのため、退職届は会社側に退職する意思表示をしたという証拠を残すうえで、非常に重要な届けであるといえるのです。会社によっては社員とのトラブルを避けるために、退職時は退職届を出すことを義務付けているところもあります。

そこで知っておきたいのは、退職届と退職願はどちらを出すのが正解なのかということです。退職届はもう退職することが決まっている状態で、会社に辞める意志を伝えるための届けだと考えたほうが良いでしょう。一方で、退職願は「退職したいのですが良いでしょうか」と相手にお伺いをたてるためのものです。会社の手続き上の問題で、退職願を出した後に退職届の提出を求められる場合もあるため、まずは上司に退職の意思を伝えるのが良いでしょう。退職届や退職願を出した後は、どちらの場合も自分から退職するのを取り消すのはほぼ不可能だといえます。退職するか悩んでいる人は、取り消せないことを踏まえたうえで、もう一度よく考えてから提出するようにしてください。

いろいろと考えた末に退職届を出すことを決意したならば、早速一般常識の範囲内の用紙と封筒を用意しましょう。マナーとして、退職届に使う封筒は、柄や色の入ったものを避け、白色で無地の封筒を選ぶようにしたいところです。そして、直接手渡すものですから、郵便番号の欄がない封筒を選びましょう。下記で詳しく紹介しますが、退職届の封筒は用紙サイズに合うものを選ばなくてはいけないので注意が必要です。

退職届に使う用紙と封筒はどんなサイズが理想?

上述したように、退職届の封筒は用紙に合うサイズを選択する必要があります。退職届専用の便せんや封筒も売っているのですが、専用のものでなくても全く問題ありません。文具屋でいざ購入しようとしたときに迷わないよう、まずは退職届に一般的に用いられる用紙のサイズを把握しておきましょう。

 

用紙のサイズ

 

退職届の用紙のサイズは、基本的にA4サイズ(210×297 mm)、あるいはB5サイズ(182×257 mm)のどちらかになります。重要な届けで使う用紙なので、色や柄が入ったものは使わないようにしてください。

書きにくいとは思いますが、なるべくなら罫線も入っていないほうが良いといわれています。用紙は白色無地の便せんを用意しても良いですし、自宅にあるコピー用紙でも構いません。罫線がないと真直ぐに書くことができない場合は、罫線が入った便せん、あるいは罫線が印刷された用紙を用意して下から透かして書くとよいでしょう。

もしも、コピー用紙を使う予定ならば、自宅にプリンターがある人は退職届のテンプレートをダウンロードすると簡単に退職届が作れます。テンプレートを使えば、退職届の名前や日付を書き入れるだけで済むので便利です。退職届の詳しい記入方法についても上記記事内で説明していますのでステップに沿って作成を進めましょう。

 

封筒のサイズ

退職届が用意できたら、続いてそのサイズに合う封筒を選んでいきます。用紙がA4サイズなら、封筒は長形3号(120×235 mm)のサイズがピッタリと合います。もう少し小さめのB5サイズの用紙を選ぶときは、封筒も合わせて小さめの長形4号(90×205 mm)の封筒を選ぶと良いでしょう。中の用紙が透けてしまう可能性がありますから、二重封筒を選ぶと安心です。

手持ちの封筒にこれらのサイズのものがない場合は、もったいなくても新たに購入することをおすすめします。極端に大きい封筒や小さい封筒を選んでしまうと、マナーを知らない人だと思われてしまいかねません。円満退社するためにも、ある程度の礼儀をわきまえた応対をするのが無難だといえます。

退職届の封筒には何を記入するべき?ペンは何がおすすめ?

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封筒にはなにをどのように書けばよいのか説明していきます。

  • 表面
    何の届けかが分かるように、「退職届」と書き入れます。このとき文字は封筒の真ん中のライン上に来るようにして、一字下げて書くのがおすすめです。
  • 裏面
    誰の届けかが一目で判別できるよう、「所属部署名」と「氏名」を左下に来るように記入します。イメージとしては封筒の表面よりも裏面のほうが文字は小さくなるようにすると、見た目が綺麗に仕上がります。
そして、退職届は読みやすさが大切なので、記入するペンにもこだわりたいところです。

 

太いペンや水性インクは避ける

 

退職届を書くときはサインペンや筆ペン、カラーペンなどは避けるようにしましょう。必ず黒のボールペンを用い、一字一字丁寧に書き入れていきます。証拠として残すべき届けのため、書いているときに修正しやすいからとって、温度で書いたものが消えてしまうようなボールペンを使うことは避けた方がよいでしょう。また、黒のボールペンでも水性インクは消えやすくなっていますから注意が必要です。水性インクは避け、油性かゲルインクの、消えにくいボールペンを使うことをおすすめします。

 

0.7mm程度の太さがベスト

 

また、これらのボールペンは、細すぎても太すぎても見た目が良くありません。見やすい文字を書くためには、0.7mm程度の太さのボールペンを使うとよいとされています。ボールペンの太さが1mmまで太くなると、細かい文字が書き入れづらいため、文字を綺麗に書く自信のない人はそれよりも細いサイズを使うのが良いでしょう。

封筒にボールペンで書くときは、手で擦って文字がかすんだり、封筒が汚れたりしないように気をつける必要があります。できることなら、誤字や汚れたときのためにも、封筒は予備を用意しておくと安心です。

退職届を郵送する場合に気をつけたいこと

円満退社をしたい場合は、退職届を手渡しすることが望ましいとされています。ですが、療養中のため会社に赴くことが難しい場合や、会社とトラブルになり退職届を郵送するしか手がない場合など、中には手渡しすることが難しいケースもあります。そういった場合は郵便で送ることになります。ですが、退職届を郵送する場合は上司に前もって判断を仰ぐのが良いでしょう。上記以外のケースで郵送した際は、会社側に再度手渡しで提出するよう求められるなど、退職届として認められない可能性があるからです。自分で渡すことができる状態のときは、なるべくなら手渡しで退職届を渡すようにしましょう。

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さらに大きな封筒を準備

 

退職届を郵送するときは、退職届の用紙を入れる封筒以外に、それがすっぽりと入るような大きめの封筒を用意してください。退職届をそのまま直接送るのはマナー違反とされていますから、白無地で郵便番号欄のある封筒を別に用意しましょう。

赤字で「親展」を記載

 

封筒には会社の住所と会社名、何課の誰宛てに送るのかを記入します。封筒の表面には赤字で親展と記入すると、宛名に書かれている人に開封してほしい旨を伝えることが可能です。そして、必ず裏面には所属部署名と名前を記入し、社員から送られてきた手紙であることが分かるようにする必要があります。

添え状にお礼も忘れずに

封筒に直接退職届が入っていると心証が悪くなりますから、退職届とは別に添え状を用意しましょう。添え状を同封することで、なぜ退職することになったかと、退職届けを同封することを伝えることができます。そして、相手に退職のための処理をお願いするのですから、一言お世話になったお礼を伝えるのも忘れないようにしたいところです。添え状についてはA4あるいはB5サイズであれば、パソコンと手書きのどちらで作成しても構いません。

退職代行という手もあるので自分の状況に合った選択を!

円満退社するには自分で退職することを伝えるべきではありますが、なかにはそうもいかないケースもあるでしょう。パワハラやセクハラなど会社に耐えかねて辞めたい場合は、配達記録や内容証明を使うという手もあります。また、最近では退職代行サービスなどもあるため、自分の状況に合ったベストな選択をするのが大切です。

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