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名刺交換の正しいマナー!受け渡しから管理方法・お礼メールの例文まで

ビジネスのシーンで必ずといっていいほど行われるのが名刺交換です。新人研修で名刺交換の方法を教える会社も多く、ビジネスの基本とされています。しかし、先方に失礼にあたらない方法をきちんと覚えている人は少ないようです。

そこで、正しい名刺交換のマナーについて、名刺を受け取った後の管理やお礼のメールも併せて詳しく解説しましょう。

名刺交換の意味・目的

仕事をしていると、名刺交換をする機会が多いでしょう。ただ、名刺交換にはどのような意味や目的があるのか知っていますか。まずは、名刺交換について紹介します。

◆名刺とは

名刺は7~10世紀ごろの中国で誕生したといわれています。先方が留守であった際、竹の札に自分の名前を書いて軒先に置いておいたのが名刺の始まりと考えられているのです。16世紀ごろにはヨーロッパでも使われるようになり、その後、世界各地に広まりました。

英語でBusiness cardと呼ばれるように、世界中で使えるビジネスアイテムの1つです。ただし、ビジネスのシーンで名刺を交換する意味や目的は1つではありません。挨拶や話のきっかけとしてや、自分の所属や立ち位置を明らかにするといった意味があります。また、人脈づくりにも名刺交換は欠かせません。ここからは、名刺交換に込められた意味や目的を詳しく説明しましょう。

挨拶や話のきっかけになる

名刺交換は、初対面の相手との挨拶の際に行われます。ビジネスシーンでは形式化されており、名刺交換をしてから本題へと進むケースがほとんどでしょう。挨拶の1つとして考えられていますので、マナーを守って行うことが大切です。また、名刺にはさまざまな情報が載せられているため、話を広げるきっかけにもなるでしょう。名刺にアピールポイントなどを記載しておくと、相手との距離を縮めるのにも役立ちます。

所属や立ち位置を明確にさせる

名刺交換は、初対面の相手と行います。アポイントメントを取った相手の場合には、初対面でもお互いの企業や組織についての情報がある程度は分かっているでしょう。しかし、その企業や組織での所属やどのような立ち位置の相手であるのかは分かりません。

また、異業種交流会などでは、相手がどのような仕事をしているかが分かりづらいものです。さらに、飛び込み営業などでは、相手が自分のことを全く知らないため、不信感を抱くこともあります。そういったときに名刺交換をすると、お互いにどのような人物なのかが分かり、気持ちよく話ができるようになるのです。自分の所属や立ち位置を知ってもらえると、スムーズに話が進められるでしょう。

人脈形成

ビジネスのシーンにおいて非常に大切なのが人脈です。1つのプロジェクトだけでなく、別のプロジェクトでも声をかけてもらうには人間関係が大きなウェイトを占めると考えられています。そこで重要となるのが名刺交換です。交換した名刺があることで連絡先が分かり、声が掛けやすくなるでしょう。たくさんの名刺を配ることで人脈が広がり、新しいビジネスのきっかけが作れます。

名刺の渡し方・受け取り方

名刺交換にはマナーがあり、渡し方や受け取り方を知らないと、失礼だと感じられてしまうことがあります。初対面の相手と気持ちよくビジネスをスタートさせるためにも、名刺の渡し方や受け取り方を知っておくことが大切です。

◆名刺交換の基本ステップ

  • 1.名刺を渡す

    名刺交換は自己紹介をしながら行います。社名や部署名、氏名を伝え、相手に名刺を差し出しましょう。このとき、名刺をポケットから出すのはマナー違反です。名刺は必ず名刺入れから出さなければなりません。

    また、自分の名前はフルネームで名乗るようにします。自分の氏名が難読な場合には、ふりがなを入れて印刷しておくのがいいでしょう。名刺は相手に向けて両手で持つのが基本であり、文字に指がかからないように持ち方にも気を付けます。

  • 2.相手の名刺を受け取る

    相手の名刺は、「頂戴いたします」といいながら両手で受け取るのもマナーです。名刺を片手で持つと失礼にあたりますので注意が必要です。相手の名前の読みが難しい場合には、その場で確認しておくのがよいでしょう。

    このとき、受け取り方だけでなく、しまい方にも気を付けなければなりません。受け取った名刺はすぐにしまうのではなく、名刺入れの上に重ねます。着席を勧められたときには椅子に座ったタイミングでテーブルの上に名刺入れを置き、その上に名刺を重ねましょう。

  • 3.名刺をしまう

    名刺をしまうのは、相手の名前を覚えるまでとされています。名刺入れをしまう動作をすると、打ち合わせや商談が終わる合図となってしまうことから、相手や周りに合わせ、同時に行うのが無難でしょう。

名刺を差し出すのは、訪問者からが正しいマナーとされています。先に自分の素性を明らかにすると、相手への敬意を示すことが可能です。ただし、上司などが同行している場合には、上司から名刺交換を始めるのがよいとされていますので注意しましょう。

◆名刺交換の相手が複数人の場合

名刺交換の相手が複数人いるケースではいくつかの注意点があります。
名刺を交換するのは役職が高い順番で行うのがマナーです。例えば、自社の役員、部長、部下(自分)が先方の役員、部長、部下を訪問しているとしましょう。このとき、初めに名刺交換をするのが先方の役員と自社の役員です。

その後、先方の役員と自社の部長が名刺交換をし、先方の部長と自社の役員が交換します。ここでいよいよ先方の役員と自分が名刺を交換する番です。続いて、先方の部長と自社の部長が交換し、先方の部下と自社の役員へと進みます。先方の部下と自社の部長が交換し、最後に、先方の部下と自分という流れです。

◆受け取った名刺はどのように並べる?

もらった名刺は、テーブルの上に並べて置きます。置き方にもマナーがあり、自分から見て左側に置くのがよいとされているのです。名刺ケースを座ぶとんのようにし、受け取った名刺を名刺入れの上に置きます。

複数人と名刺交換をした際には、並べ方にも気を付けましょう。どの名刺が誰のものか分からなくなることもあるため、向かい合って座る相手と対応する順番に並べておくと安心です。名刺を見ると相手の名前も分かり、商談がスムーズに進むでしょう。

◆忘れた場合

名刺は重要なビジネスツールの1つのため、常に持ち歩く必要があります。ビジネスマナーにも反しますので、名刺を切らさないように準備することも大切です。それでも忘れてしまった場合には、正直に謝罪しましょう。

ただし、「忘れた」というのではなく、「切らしている」と表現します。謝罪とともに社名や部署、名前も名乗り、誰が訪問したのかをきちんと伝えておくことも大切です。会社に戻ったら、おわびの手紙を書き、名刺を添えて郵送します。

NGマナー

名刺交換にはよくないとされているマナーがありますので、気を付けなければなりません。

机越しに名刺を交換する

名刺交換は基本的に立って行います。会議室や応接室でも立って名刺交換をしますが、机越しで行うのはよいマナーとはいえません。机の横まで移動し、机を挟まない状態で名刺を交換しましょう。

直前に名刺を探す

スムーズな名刺交換は相手によい印象を与えます。そのため、名刺交換の直前に名刺を探すのではなく、すぐに出せるように準備をしておきましょう。名刺入れを手元に用意しておくと、会うと同時に名刺が差し出せます。

複数人との名刺交換では、人数分を名刺入れから出しておくのがよいでしょう。出した名刺は名刺入れの下に準備し、交換するたびに1枚ずつ取り出すとスムーズです。名刺を差し出すのにもたつき、相手から先に名刺を差し出された場合には、先に名刺を受け取ってから「申し遅れました」と自分の名刺を差し出します。

会社ロゴを指で隠す

名刺を受け取るときには、相手の会社ロゴを指で隠してしまわないように気を付けましょう。相手の氏名に指がかかってしまっても失礼にあたりますので注意が必要です。

汚れた名刺を渡す

汚れた名刺や折れ曲がった名刺を差し出すのはマナーに反するとされています。自分の名刺が汚れていないか、折れ曲がっていないかはあらかじめチェックしておくのがいいでしょう。

名刺をもらったあとは

名刺交換をした後には、どのようにすればよいのでしょうか。また、名刺の管理方法が気になる人も多いでしょう。ここからは、名刺をもらったあとにするべきことを紹介します。

お礼のメールを送る

名刺交換をしてもその場限りで終わってしまうことは多いでしょう。複数人との名刺交換を行うパーティなどでは、どのような人と名刺を交換したのか覚えていないこともめずらしくありません。ただし、名刺は人脈づくりへとつながる重要なツールの1つであるため、積極的に活用することが大切です。

名刺交換を行った後には、相手にメールを送り名刺交換へのお礼を伝えましょう。忙しい相手に電話をしてしまうと、相手の時間を奪ってしまいますので、メールで手短に行うのもポイントです。相手が名刺交換をしたことを忘れてしまわないよう、遅くても翌日までには送ります。少しでも相手の記憶に残ることで、新たな人脈が生み出せるのです。

◆お礼メールの例文

お礼メールには「○○での名刺交換のお礼」など、分かりやすく具体的な件名を書いておきます。また、本文に相手と話した内容などを盛り込むと、誰が送ってきたのかがわかりやすくなるでしょう。会話から得られた情報や今後へとつながる一言も添えておくと、新たな展開が期待できます。

例を挙げると、
メールにて失礼いたします。
昨日の○○記念パーティにて名刺交換をさせていただきました、△△株式会社の××××でございます。

この度はご縁をいただきありがとうございました。
○○様からお聞かせいただいた、現在展開されている事業について大変興味を持っております。
機会がありましたら、ぜひ一度、ゆっくりお話しをさせていただければ幸いです。

メールにて失礼ながら、取り急ぎ名刺交換のお礼を申し上げます。

◆もらった名刺の管理方法

たくさん名刺交換をすると、手元に名刺がたまり、かさばると感じる人も多いでしょう。名刺がたくさんあることで肝心の名刺が見つけられないといった声も聞かれます。名刺は情報をデータ化して管理すると便利です。フリーソフトや無料のアプリも登場していますので、お金をかけずに名刺が管理できるでしょう。

さらに、名刺をスキャンするだけのアプリもあり、手間や時間がかかりません。法人用のサービスを利用すると社内で名刺情報が共有できるようになりますので、ビジネスに広がりが生まれます。

まとめ

名刺交換は挨拶の1つであり、ビジネスにおいて重要な役割を担います。そのため、正しいマナーを守ることが大切です。また、名刺交換をすると人脈が広がり、ビジネスが大きく展開する可能性も高まります。名刺交換だけで終わるのではなく、その後のフォローもしっかりと行うことで、新たなビジネスチャンスがつかめるでしょう。

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