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面接の日程調整メールの書き方やポイント(例文付き)

就職・転職活動をしていると、選考が進むにつれて採用担当者とメールでやりとりをする機会が増えてきます。そのうちの1つが面接の日程調整メールです。どのように書けば良いのかわからず、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そこで、この記事では日程調整メールの書き方や注意すべき点などについて、例文も含めて紹介します。

面接の日程調整で守るべきマナー

応募企業とメールのやりとりをする際は、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。ここでは、面接日程メールをやりとりする際に注意すべきポイントやマナーについて説明します。

なるべく早め(24時間以内)に返信する

面接日程を打診するメールが届いたときは、なるべく早く返事をすることが鉄則です。遅くても、連絡を受け取ってから24時間以内に返信しましょう。

これは、企業側もタイトな採用スケジュールで動いていることが多く、こちらからの連絡が遅くなるほど調整が進まず迷惑をかけることになるからです。連絡が遅れたら、すでに希望する日程が埋まっていたといったことも起こりえます。できるだけすぐに連絡しましょう。

すぐに回答できないときはいつまでに連絡できるか伝える

在職しながらの転職活動の場合、仕事の都合ですぐに日程が調整できないこともあるでしょう。そのときは、「〇月〇日までに返信いたします」と期日を伝えることが大切です。日程が調整できてから連絡しようと考えて、返信が遅くなるのがもっとも良くありません。

返信するのは相手企業の営業時間内にする

日程調整のメールは、いつ送っても良いわけではありません。応募企業の営業時間内に送るのが基本です。遅くなっても20時ごろが限度でしょう。

これは、深夜など営業時間を大幅に過ぎた時間にメールを送ると「常識がない」などと考える採用担当者もいるためです。夜遅くになってから受信メールに気がついたときは、次の日の午前中に連絡します。在職中などで平日の日中に送るのが難しいときは、メールの送信予約機能を利用すると良いでしょう。

こちらから希望の日程を提示するときは多めに候補をだす

面接日時の指定がなく、こちらから希望日程を提示できるときは、できるだけ多くの候補日を挙げるようにします。採用担当者は多くの応募者の日程を調整しなければなりません。候補の日時が1つしかなければ、ほかの応募者との兼ね合いで再調整が必要になる可能性があります。複数の日程を挙げておけば、それだけスムーズに決まりやすくなるでしょう。

在籍している会社の社用メールを使用しない

在職中の転職活動であれば、会社から割り当てられたメールアドレスがあるでしょう。しかし、日程調整メールを社用のメールアドレスから送ってはいけません。転職活動はプライベートなことなので、会社のアドレスを使うと採用担当者に「公私のけじめがついていない」と思われかねないからです。

もちろん、会社の署名もいれないようにしましょう。フリーメールでアドレスを取得し、転職活動専用にしておくと便利です。専用アドレスにしておけば、プライベートのメールに埋もれて大事な連絡を見落とすことがありません。

書き方のポイント

面接日程調整メールは立派なビジネスメールです。ビジネスマナーを守り、正しい書き方で作成しましょう。ここでは、書き方のポイントを紹介します。

件名は開封しなくても内容がわかるものにする

採用担当者は多くの応募者からメールを受け取っています。それに加えて、通常の業務関連のメールもあるでしょう。多くのメールに埋もれて見落されないように、パッと見て内容がわかる件名をつけることが大切です。たとえば「面接日程について/田中花子(自分の名前)」などとします。

返信するときは「Re:」をつけたままにする

企業からのメールに返信するときは、件名は変えず「Re:」もつけたままにします。件名を変えてメールを送ると、採用担当者が何に対する返信かわからなくなるからです。何度もやりとりして返信の返信が続き「Re:」が連続してしまうときは、1~2つ残してあとは削除して構いません。

また、相手から来たメールの本文も削除しないで残しておきます。これは、やりとりした本文をすべて残しておくと、一連の流れが把握しやすくなるからです。

メールの構成に注意する

ビジネスメールにはある程度決まった構成パターンがあります。基本は以下のとおりです。

  • 宛先
    宛先は「株式会社○○部署○○様」とします。会社名は正式名で記載し、(株)などと略してはいけません。その後に部署名と担当者名を続けます。担当者の氏名がわからなければ、「採用ご担当者様」とすれば良いでしょう。
  • 挨拶
    ビジネスメールにおける挨拶は、簡単に「お世話になっております」で構いません。初回のみ「お世話になります」にしましょう。その後に自分の名前を名乗ります。
  • お礼
    本題に入る前には一言お礼を述べることも大切です。「このたびは面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます」など、簡単なもので構いません。あまりくどくど述べると冗長な印象を与えてしまいます。
  • 本文
    本文は適度に改行し、空白行を設け、全体的に読みやすくなるように意識して書くことが大切です。改行せず、空白もいれずに文字を続けて書くと、読みづらくなるので注意しましょう。要点を押さえた簡潔な文章にすることも大切です。本文の最後は「お忙しいところ恐縮ですが、なにとぞよろしくお願いいたします」などの言葉で締めます。
  • 締め
    メールの最後には署名を入れます。これは、署名がなければ受け取った採用担当者は誰から来たものかすぐにわからないからです。
  • 署名
    署名は自分の氏名、住所、連絡先(電話番号とメールアドレス)を記載するのが基本です。わかりやすいように、「===」や「ーーー」などを使って署名部分を囲んでおくとより良いでしょう。転職活動専用のメールアドレスであれば、自動で署名が入る設定にしておくと便利です。

ケース別例文

ここでは、以下のケースに分けて例文を紹介します。

候補日を提示され指定する場合
こちらから候補日を提示する場合
提示された日程が合わない場合
決定したあとで日程を変更してもらう場合
面接を辞退したいときのメール

最後に、参考として面接を辞退する場合の例文も記します。

◆候補日を提示され指定する場合

企業からいくつかの候補日を提示され、そのなかから希望の日程を送る際の例文を紹介します。


株式会社○○
人事部○○○○様

お世話になります。貴社の求人に応募しました○○○○と申します。

この度は、面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
ご連絡いただいた日程のなかでは、下記の日時であればお伺いできます。

1.〇月〇日(〇)〇時~

お忙しいところ恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーー
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーー

まずは連絡をもらったお礼を述べ、希望の日時を記しましょう。

◆こちらから候補日を提示する場合

企業からの提示がなく、こちらが自由に希望日を提示できる場合の例文です。


株式会社○○
人事部○○○○様

お世話になります。貴社の求人に応募しました○○○○と申します。

このたびは、面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。
面接の希望日をお送りいたします。下記日程であればお伺いできます。

1.〇月〇日(〇)終日
2.〇月〇日(〇)〇時~〇時
3.〇月〇日(〇)〇時~〇時

上記の日程でご調整いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーー
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーー

先に述べたように、希望する日時をこちらから提示するときはなるべく複数の日程を挙げましょう。最低でも3つあることが望ましいです。また、先方の営業時間内の範囲で時間を設定しましょう。

◆提示された日程が合わない場合

企業から提示された日程では都合が悪く、面接に行けないこともあるでしょう。そのようなケースで送る例文を紹介します。


株式会社○○
人事部○○○○様

お世話になります。貴社の求人に応募しました○○○○と申します。

このたびは面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご連絡いただいた日程では都合が悪く、伺うことが難しい状況です。
誠に勝手ながら、下記日時でご調整いただくことはできますでしょうか。

1.〇月〇日(〇)終日
2.〇月〇日(〇)〇時~〇時
3.〇月〇日(〇)〇時~〇時

勝手を申し上げ、申し訳ございません。
お忙しいなか恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーー
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーー

都合が悪いとだけ伝えるのではなく、代わりの日程も記載しましょう。都合が悪い理由については特に詳しく述べる必要はありません。

◆決定したあとで日程を変更してもらう場合

すでに調整して日程が決まっていたにも関わらず、やむにやまれぬ事情で行けなくなることもあるでしょう。日程の変更を申し出る場合の例文を紹介します。なお、面接予定日の前日や当日に変更をお願いする場合は、まず電話して事情を説明しましょう。


株式会社○○
人事部○○○○様

お世話になります。
〇月〇日〇時より面接を予定しております○○○○と申します。

恐れ入りますが、お約束していた日程で面接にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いではありますが、もし可能なのであれば、
下記の日時で再度ご調整いただくことはできますでしょうか。

1.〇月〇日(〇)〇時~〇時
2.〇月〇日(〇)いつでも調整可能
3.〇月〇日(〇)〇時~〇時

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
大変お手間をおかけしますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーー
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーー

すでに決定した日時をこちらの都合で変更してもらうことで、採用担当者に不要な手間をかけさせてしまいます。丁寧に謝罪の言葉を述べましょう。候補日はできるだけ複数の日時を提示するようにします。

◆面接を辞退したいときのメール

ほかの企業で内定を受けたり入社の意欲がなくなったりして、面接そのものを辞退したくなることもあるでしょう。辞退すると決めたら、すぐに連絡することが大切です。放置したり先延ばしにしたりせず、早めに連絡を入れましょう。

面接を辞退する場合の例文を以下に紹介します。件名は「面接辞退のご連絡/田中花子(自分の名前)」など、一目で内容がわかるものにします。


株式会社○○
人事部○○○○様

お世話になります。先日、面接についてご連絡いただきました○○○○と申します。

大変恐れ入りますが、一身上の都合により、お約束しておりました〇月〇日〇時の面接を
ご辞退させていただきたくご連絡いたしました。

日程をご調整いただきましたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
勝手なお願いで恐縮ですが、お許しいただきたくお願い申し上げます。

直接お詫びにお伺いすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーー
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーー

面接を辞退する理由を詳細に記す必要はありません。「一身上の都合により」で良いでしょう。面接まで日数があるときは、メールで辞退の意向を伝えても失礼になりません。ただし、面接の前日や当日に辞退の連絡をする場合は、メールでは担当者が気づかないこともあるため電話で伝えましょう。

まとめ

面接の日程調整メールも評価の対象となります。面接の日程を打診するメールが届いたら、できるだけ早く返信することが大切です。会社のアドレスを使うのは良くありません。メールの件名は内容がわかるものにし、「宛先・挨拶・お礼・本文・締め・署名」の基本構成を押さえて書くと良いでしょう。面接の日程調整に限らず、企業とメールをやりとりするときは、マイナスの印象を与えてしまわないようにビジネスマナーを意識することが大切です。

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