面接の日程調整メールの書き方やポイント（例文付き）

ここでは、以下のケースに分けて例文を紹介します。

● 候補日を提示され指定する場合
● こちらから候補日を提示する場合
● 提示された日程が合わない場合
● 決定したあとで日程を変更してもらう場合
● 面接を辞退したいときのメール

最後に、参考として面接を辞退する場合の例文も記します。

◆候補日を提示され指定する場合

企業からいくつかの候補日を提示され、そのなかから希望の日程を送る際の例文を紹介します。

まずは連絡をもらったお礼を述べ、希望の日時を記しましょう。

◆こちらから候補日を提示する場合

企業からの提示がなく、こちらが自由に希望日を提示できる場合の例文です。

先に述べたように、希望する日時をこちらから提示するときはなるべく複数の日程を挙げましょう。最低でも3つあることが望ましいです。また、先方の営業時間内の範囲で時間を設定しましょう。

◆提示された日程が合わない場合

企業から提示された日程では都合が悪く、面接に行けないこともあるでしょう。そのようなケースで送る例文を紹介します。

都合が悪いとだけ伝えるのではなく、代わりの日程も記載しましょう。都合が悪い理由については特に詳しく述べる必要はありません。

◆決定したあとで日程を変更してもらう場合

すでに調整して日程が決まっていたにも関わらず、やむにやまれぬ事情で行けなくなることもあるでしょう。日程の変更を申し出る場合の例文を紹介します。なお、面接予定日の前日や当日に変更をお願いする場合は、まず電話して事情を説明しましょう。

すでに決定した日時をこちらの都合で変更してもらうことで、採用担当者に不要な手間をかけさせてしまいます。丁寧に謝罪の言葉を述べましょう。候補日はできるだけ複数の日時を提示するようにします。

◆面接を辞退したいときのメール

ほかの企業で内定を受けたり入社の意欲がなくなったりして、面接そのものを辞退したくなることもあるでしょう。辞退すると決めたら、すぐに連絡することが大切です。放置したり先延ばしにしたりせず、早めに連絡を入れましょう。

面接を辞退する場合の例文を以下に紹介します。件名は「面接辞退のご連絡／田中花子（自分の名前）」など、一目で内容がわかるものにします。

面接を辞退する理由を詳細に記す必要はありません。「一身上の都合により」で良いでしょう。面接まで日数があるときは、メールで辞退の意向を伝えても失礼になりません。ただし、面接の前日や当日に辞退の連絡をする場合は、メールでは担当者が気づかないこともあるため電話で伝えましょう。

面接の日程調整メールも評価の対象となります。面接の日程を打診するメールが届いたら、できるだけ早く返信することが大切です。会社のアドレスを使うのは良くありません。メールの件名は内容がわかるものにし、「宛先・挨拶・お礼・本文・締め・署名」の基本構成を押さえて書くと良いでしょう。面接の日程調整に限らず、企業とメールをやりとりするときは、マイナスの印象を与えてしまわないようにビジネスマナーを意識することが大切です。

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