退職証明書の発行方法と離職票との違い

退職後すぐに再就職をしない場合は社会保険の資格を喪失してしまうので、国民健康保険や国民年金の加入手続きを行うことになります。その際にも退職証明書が必要です。ちなみに、国民健康保険、国民年金の手続きの際には退職日さえわかればよいので、提出するのは退職証明書と離職票のどちらでもかまいません。

中途採用の際にしばしば退職証明書の提出を求められるのには主に2つの理由があります。

たとえば、求職者の職務経歴書に企業が募集している職種に対して実務経験ありと書いていたとします。しかし、職務経歴書を見ただけではそれが事実なのか、あるいは転職活動を有利に進めるための虚偽なのかを判断することはできません。

また、転職希望者が提示している給料の額などに関しても同様のことがいえます。そこで、履歴書や職務経歴書に書かれている内容が事実である確証を得るために退職証明書が必要になってくるというわけです。

これに関しても履歴書や職務経歴書に本当のことを書いている保証はありませんし、面接で本人に尋ねても問題のある辞め方をした場合は事実を隠したり、曖昧な説明に終始したりする可能性が高くなります。一方、企業側としては、雇用後のトラブルを避けるためにも、なぜ辞めたかについてしっかりと把握しておきたいところです。そのためには雇用していた側が書いたものを確認するのが一番の近道です。

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いずれにしても、その根本にあるのは、事実を確認したうえで安心して雇いたいということであり、最初から何かを疑って退職証明書の提出を求めているわけではありません。あくまでも事務的な手続きにすぎないのです。したがって、もし提出を求められたとしても、「経歴を疑われているのではないだろうか？」などと思い悩む必要はないということは理解しておきましょう。

退職証明書は離職票と異なり、企業側に自発的な発行の義務はないため、退職者が勤めていた企業に申請する必要があります。ちなみに、企業側が退職証明書の発行申請に応じなかった場合は罰金刑に処せられるので申請が拒否されるといったことはまずないでしょう。しかも、正社員だけでなく、アルバイトでも申請は可能です。

また、退職証明書には離職票のような決まった書式がないうえに、労働基準法によって「労働者から証明を依頼された項目以外の証明をしてはならない」と定められています。そのため、退職証明書の発行申請をする前に記載項目を決めておく必要があります。

ちなみに、選択できる項目は「使用期間」「業務の種類」「事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つです。もし、転職先の企業から項目が指定されている場合は以前働いていた企業にそれをそのまま伝えれば問題ないでしょう。

一方、特に指定がない場合は証明書に載せたくない項目を伝え、残りの項目のみで証明書を発行してもらうこともできます。ただし、あまり項目を削りすぎるのはおすすめできません。なぜなら、転職先の企業から「何か隠し事をしているのではないか」と勘繰られるおそれがあるからです。特に、「退職の事由」を削ってしまうと相手にあらぬ疑いを抱かせかねません。そうした事態を回避するためにも、特別な事情がないかぎりはすべての項目を記載しておくのが無難だといえます。

最後に、実際の申請方法ですが、まずは電話で退職証明書が欲しい旨を伝えるのが一般的です。そうすれば、電話口で記載してほしい項目を尋ねられたり、メールや郵送での申請を指示されたりするので、あとは手続きの流れを確認してそれに従うようにしましょう。

退職証明書が必要になるタイミングは主に二つです。

後者のケースにおいて、具体的にいつ退職証明書の提出を求めてくるかは企業によって異なります。たとえば、試用期間が終了した段階で提出させる企業もあれば、面接時持参が条件のところもあるといった具合です。

そのため、転職する側としてはいつ退職証明書を求められても大丈夫なように、早めに準備しておく必要があります。ちなみに、退職証明書の発行は退職後でなければ申請できないというわけではありません。退職が確定しており、退職日も決まっているのであれば基本的にいつでも発行申請は可能です。

ただし、企業が退職証明書の発行義務を有しているのは退職後2年以内であり、それ以上経過してから発行申請をしても断られる可能性があります。したがって、退職してすぐに再就職する予定がなかったとしても、とりあえず申請をして退職証明書を受け取っておくのが無難です。

もし、申請をしないまま2年が過ぎたのちに、退職証明書が必要になった場合は転職先の担当者に相談してみるのも一つの手です。退職証明書の発行義務がすでに消失している点については同じ企業として理解しているはずなので、提出を免除してくれるかもしれません。その際、退職証明書に代わるものとして離職票の提出を求められるケースがあるため、退職時に受け取った離職票は大切に保管しておくようにしましょう。

退職証明書があれば転職先の企業に対して信用度を高めることができますし、使い方によっては自分を売り込む材料にもなります。したがって、退職が確定している場合は早めに発行申請を行い、転職先の求めに応じていつでも提出できるようにしておくことが大切です。そのためにも、今の内から、具体的な申請方法や発行申請に伴う注意点などをしっかり理解しておくようにしましょう。