• 無料 新規会員登録
  • ログイン

退職証明書の発行方法と離職票との違い

退職の際に重要な意味を持つ書類の一つに退職証明書があります。ただ、それがどういったものかがよくわからないという人も多いのではないでしょうか。また、離職票と混同している人もいるかもしれません。

そこで、本記事では、そもそも退職証明書とはどういったもので、どのようなケースで必要になるのか、さらにはそれを発行するにはどうすればよいのかなどについて説明していきます。

退職証明書とはどのようなものなのか?

退職証明書とは

本人が申告した勤務先に確かに勤務していたことを証明するための書類です。同時に、現在では退職しており、転職先と掛け持ちをしていないことを立証する役割も果たしています。その他にも、退職証明書で確認できる事柄としては使用期間・業務の種類・事業における地位・賃金・退職事由などが挙げられます。

ちなみに、退職証明書は退職者の請求に応じて企業側が作成するものなので、公的な書類というわけではありません。ただし、その存在については労働基準法のなかでも言及されています。

労働基準法第22条第1項「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合はその理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」というのがそれです。このように法的根拠に基づいているため、たとえ公文書ではなくても転職などの各種手続きをする際に経歴や退職の事実を証明するものとして認められているというわけです。

また、退職証明書はそれぞれの会社が独自に発行するものなので、特に決まった書式はありません。ただ、「退職証明書」と書かれた紙面に退職者の氏名を「○○殿」と記し、「以下の通り、あなたは当社を退社したことを証明します」といった文面が続くのが一般的な形になります。

あとは必要に応じて退職年月日や退職事由などの項目を埋めてもらい、「証明書の作成年月日」「事業主の氏名」「使用者の氏名」などを記したものに会社や書類作成者の印鑑を押してもらえば書類としての形式は整います。

離職票とは?退職証明書との違い

退職証明書と混同しがちなものに「離職票」があります。退職を証明する書類という点では同じなのですが、発行元が異なります。退職証明書は企業が独自に作成した書類なのに対して、離職票は国が発行する公文書です。

発行手順は、以下の形を取ります。
1.従業員の退職が決まった時点で企業が管轄のハローワークに離職証明書を提出
2.それと引き換えに離職票を受け取る
3.企業側が退職者に渡す
ちなみに、離職票には雇用保険の資格喪失を通知する「雇用保険被保険者離職票-1」と離職前の就業状況などを記載した「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類があります。

■離職票-1
小さなカードタイプになっており、失業手当を受け取る金融機関や口座を申請する際に用いる書類です。指定の金融機関を記入する欄があり、他にも退職者の氏名・雇用保険被保険者番号・入退社年月日などが記載されています。
■離職票-2
横長の大きな用紙で、氏名・被保険者番号・退職日・会社の基本情報・被保険者期間・給与などが記されています。こちらは失業給付の申請を行うための書類です。また、それ以外にも国民健康保険への加入や社会保険に関する手続きの証明にも使用することができます。
ただし、離職票は手続きが複雑であり、企業の独自判断で作成できる退職証明書と比べると手元に届くまでに時間がかかる傾向があります。それから、離職票は退職を証明するという点では退職証明書と同じではあるものの、記載内容については異なる部分が少なくありません。そのため、退職証明書を離職票で代用できるとは限らないので注意が必要です。

転職や失業保険の申請時に!退職証明書が必要なケース

転職時

退職証明書が最も必要とされる場面はおそらく転職のときではないでしょうか。なぜなら、転職が決まるとしばしばその企業から退職証明書の提出が求められるからです。

ただ、これに関してはすべての企業に当てはまるわけではありません。老舗企業や過去に中途採用に絡んだトラブルを経験したことのある企業ほど採用の際に「退職証明書の確認」という手続きを踏む傾向が強い一方で、そうした手続きを行わない企業も少なくないのです。

失業保険の給付申請時

失業保険の手続きは基本的に離職票を用いて行うのですが、なんらかの理由で離職票の用意が間に合わない場合、退職証明書でも代用が可能なのです。もっとも、退職者に対しての離職票の発行は企業にとっての義務であり、退職日後10日以内に申請手続きをとらなければならないと雇用保険法に定められています。

したがって、離職票が必要になったときに手元にないという事態はめったにないはずです。それでも、万が一の場合を考えれば、退職証明書が離職票の代わりになるケースがあるという事実は押さえておいたほうがよいでしょう。

国民健康保険や国民年金の加入手続き時

退職後すぐに再就職をしない場合は社会保険の資格を喪失してしまうので、国民健康保険や国民年金の加入手続きを行うことになります。その際にも退職証明書が必要です。ちなみに、国民健康保険、国民年金の手続きの際には退職日さえわかればよいので、提出するのは退職証明書と離職票のどちらでもかまいません。

採用後のトラブルを未然に防ぐために!退職証明書が求められる理由

中途採用の際にしばしば退職証明書の提出を求められるのには主に2つの理由があります。

履歴書及び職務経歴書の内容が正しいかどうかの確認

たとえば、求職者の職務経歴書に企業が募集している職種に対して実務経験ありと書いていたとします。しかし、職務経歴書を見ただけではそれが事実なのか、あるいは転職活動を有利に進めるための虚偽なのかを判断することはできません。

また、転職希望者が提示している給料の額などに関しても同様のことがいえます。そこで、履歴書や職務経歴書に書かれている内容が事実である確証を得るために退職証明書が必要になってくるというわけです。

退職理由の確認

これに関しても履歴書や職務経歴書に本当のことを書いている保証はありませんし、面接で本人に尋ねても問題のある辞め方をした場合は事実を隠したり、曖昧な説明に終始したりする可能性が高くなります。一方、企業側としては、雇用後のトラブルを避けるためにも、なぜ辞めたかについてしっかりと把握しておきたいところです。そのためには雇用していた側が書いたものを確認するのが一番の近道です。

◆◆◆

いずれにしても、その根本にあるのは、事実を確認したうえで安心して雇いたいということであり、最初から何かを疑って退職証明書の提出を求めているわけではありません。あくまでも事務的な手続きにすぎないのです。したがって、もし提出を求められたとしても、「経歴を疑われているのではないだろうか?」などと思い悩む必要はないということは理解しておきましょう。

退職者からの申請が必要!退職証明書の発行方法

退職証明書は離職票と異なり、企業側に自発的な発行の義務はないため、退職者が勤めていた企業に申請する必要があります。ちなみに、企業側が退職証明書の発行申請に応じなかった場合は罰金刑に処せられるので申請が拒否されるといったことはまずないでしょう。しかも、正社員だけでなく、アルバイトでも申請は可能です。

また、退職証明書には離職票のような決まった書式がないうえに、労働基準法によって「労働者から証明を依頼された項目以外の証明をしてはならない」と定められています。そのため、退職証明書の発行申請をする前に記載項目を決めておく必要があります。

ちなみに、選択できる項目は「使用期間」「業務の種類」「事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つです。もし、転職先の企業から項目が指定されている場合は以前働いていた企業にそれをそのまま伝えれば問題ないでしょう。

一方、特に指定がない場合は証明書に載せたくない項目を伝え、残りの項目のみで証明書を発行してもらうこともできます。ただし、あまり項目を削りすぎるのはおすすめできません。なぜなら、転職先の企業から「何か隠し事をしているのではないか」と勘繰られるおそれがあるからです。特に、「退職の事由」を削ってしまうと相手にあらぬ疑いを抱かせかねません。そうした事態を回避するためにも、特別な事情がないかぎりはすべての項目を記載しておくのが無難だといえます。

最後に、実際の申請方法ですが、まずは電話で退職証明書が欲しい旨を伝えるのが一般的です。そうすれば、電話口で記載してほしい項目を尋ねられたり、メールや郵送での申請を指示されたりするので、あとは手続きの流れを確認してそれに従うようにしましょう。

いざという時に困らないように!退職予定日が決まれば早めに申請しておこう

退職証明書が必要になるタイミングは主に二つです。

  • 失業保険の申請時や国民健康保険及び国民年金の加入手続きの際に離職票が手元にない場合
  • 転職先の企業から提出を求められた場合
後者のケースにおいて、具体的にいつ退職証明書の提出を求めてくるかは企業によって異なります。たとえば、試用期間が終了した段階で提出させる企業もあれば、面接時持参が条件のところもあるといった具合です。

そのため、転職する側としてはいつ退職証明書を求められても大丈夫なように、早めに準備しておく必要があります。ちなみに、退職証明書の発行は退職後でなければ申請できないというわけではありません。退職が確定しており、退職日も決まっているのであれば基本的にいつでも発行申請は可能です。

ただし、企業が退職証明書の発行義務を有しているのは退職後2年以内であり、それ以上経過してから発行申請をしても断られる可能性があります。したがって、退職してすぐに再就職する予定がなかったとしても、とりあえず申請をして退職証明書を受け取っておくのが無難です。

もし、申請をしないまま2年が過ぎたのちに、退職証明書が必要になった場合は転職先の担当者に相談してみるのも一つの手です。退職証明書の発行義務がすでに消失している点については同じ企業として理解しているはずなので、提出を免除してくれるかもしれません。その際、退職証明書に代わるものとして離職票の提出を求められるケースがあるため、退職時に受け取った離職票は大切に保管しておくようにしましょう。

職業訓練校で転職に必要なスキルを身につけよう

退職証明書があれば転職先の企業に対して信用度を高めることができますし、使い方によっては自分を売り込む材料にもなります。したがって、退職が確定している場合は早めに発行申請を行い、転職先の求めに応じていつでも提出できるようにしておくことが大切です。そのためにも、今の内から、具体的な申請方法や発行申請に伴う注意点などをしっかり理解しておくようにしましょう。

20代の転職活動の進め方

サービスについて

マイナビジョブ20'sは、マイナビグループ唯一の20代専門転職サービスです。面接対策・書類添削・求人紹介・適性診断など、充実した体制で皆さまの転職活動をフルサポートいたします。

セミナー案内

一覧を見る

マイナビジョブ20'sでは書類作成のコツや、業界・職種を理解する相談会などの無料イベントを数多く開催しています。東京・名古屋・大阪に拠点を設けているので、お気軽にご参加ください。

20代・第二新卒・既卒向けの転職支援ならマイナビジョブ20's

マイナビジョブ20'sは、20代・第二新卒・既卒向けの転職エージェントです。
マイナビグループだからできる、良質な求人情報と人材紹介会社ならではのプロのキャリアアドバイザーが、個別キャリアカウンセリングや面接対策であなたに最適なお仕事をご紹介。
求人企業様から依頼を受けている求人も全て「20代の若手社会人」を必要としている求人となります。お気軽にご相談ください。

マイナビジョブ20'sに申し込む