アジェンダとは？意味や作り方、レジュメとの違い

社会人になったら、まず社内で使われるさまざまな用語をひとつひとつ覚えていかなければなりません。アジェンダという言葉も、そういう用語のひとつです。アジェンダは会議で資料を作る際など、意外と使用することが多い言葉でもあるだけに、知らないと思わぬ恥をかくことにもなりかねません。

そこで今回は、アジェンダの意味や使い方、また混同されて使われがちなレジュメとの違いなどについて解説します。

アジェンダとは、もともと外資系企業の間などで使われていた外来語です。「なされるべきこと」という意味を持つラテン語を語源とし、今では外資系企業のみならず、一般的な企業や政治関連のニュースなどでもよく耳にする言葉です。

◆アジェンダの語源

アジェンダという言葉が一般的にも使われるようになったのは、「アジェンダ21」という1992年のブラジル地球サミットで採択された文章がきっかけだといわれています。アジェンダ21とは、環境保全に関する取り組みを定めた規範であり、「21」というのは21世紀を表しています。要するに、20世紀から続く環境汚染を解決し、21世紀以降も持続可能な世界を構築していくための規範を示すものがアジェンダ21です。

つまり、アジェンダ21は地球環境の保護を前述の「なされるべきこと」としたアジェンダというわけです。

国連サミットの場で使われていた「アジェンダ」という言葉は、外資系企業を通して日本にも広まり、今では一般企業でも使われるビジネスワードのひとつです。会議の場において、アジェンダにしたがって議題が進められたり、会議の主催を任された際に、アジェンダを作って出席者に配ったりなど、アジェンダという言葉はビジネスの世界では既に用語として一般化しているといってもいい過ぎではないでしょう。

ビジネスシーンにおけるアジェンダは、「なされるべきこと」というラテン語の意味から、主に「会議で話し合うこと」といったような趣旨で使われます。そこから派生して「議事日程」や「計画表」という意味を持つ言葉として使われることもあります。アジェンダを使う際に気を付けたいのが、レジュメとの混同です。レジュメもアジェンダと似た意味を持ちますが、実は全く異なる単語です。どのように違うのか詳しく見てみましょう。

◆レジュメとは

レジュメは、ビジネスシーンより大学の研究発表やプレゼンなどで使われる言葉です。フランス語の「résumé」が語源であり、その基本的な意味は「要約」です。大学で講義を受けるときに、教授から今日の講義内容を要約したプリントが配られることがあります。これがレジュメです。また、プレゼンの際に話すべき内容を要約した資料などもレジュメといいます。

言い換えれば、レジュメとは「目次」であり、内容の「まとめ」です。そのような意味から派生して、アメリカでは「履歴書」としてレジュメという言葉が用いられます。履歴書も、いってみれば経歴をまとめたものですから、その意味が通じるわけです。日本でも、就職活動の現場ではレジュメを履歴書として用いることが増えています。

◆アジェンダとレジュメの違い

「要約」や「目次」という意味を持つレジュメは、主に大学の講義や研究発表、プレゼンなどといった、代表者が聞き手に向かって一方的に話す内容をまとめたものを表す言葉です。これに対して、アジェンダは会議などで皆が話し合う内容をまとめた「議題」です。

レジュメは既に話し手が何を話すのか決まっていますが、アジェンダが示すのはあくまで「議題」であり、その会議で実際に何が話されるのかはまだ決まっていません。議題として挙げられていることや、皆で話し合って解決するべきものがアジェンダです。一方的に話す内容ならレジュメ、参加者で話し合う内容ならアジェンダ、として覚えておくと良いでしょう。

アジェンダという言葉を理解していても、実際に使えなければ意味がありません。アジェンダは主に会議を開催するときなどに用います。具体的な使用例から使い方を学び、実際のビジネスシーンで臆せず使えるようにしておきたいところです。

◆使われ方によって変わるアジェンダのニュアンス

アジェンダは使われるシーンによってニュアンスが微妙に変わってきます。たとえば、上司から「来週の会議で使うアジェンダをまとめておいて」といわれたとしましょう。この場合のアジェンダは、「議事日程」や会議の「予定表」といったようなニュアンスです。

一方、会議の冒頭で「本日のアジェンダは生産性の向上と来季予算についてです」などといわれた場合、この文脈におけるアジェンダは会議で話し合う「議題」という意味になります。また、「会議で採択されたアジェンダ」となれば、これからの行動計画や目標といったニュアンスになります。

◆アジェンダの使い方と例文

たとえば、会議の進行役を任された際には、前もって参加者にアジェンダを示しておくと会議の進行がスムーズになるものです。その際は、「事前にアジェンダを共有しておきたい」など、アジェンダという言葉を使って前もって参加者に資料を配っておくとスマートな印象を与えられます。

また、「次回のアジェンダに関して何か案のある人はいますか」など、冒頭だけではなく会議の締めの言葉としてアジェンダを使ってみても良いでしょう。このように、アジェンダは会議が催される場合に頻繁に使われる用語です。会議の進行に欠かせない資料でもあるので、ビジネスシーンで活動するなら積極的にアジェンダを活用していきましょう。

日本の会社は会議が好きだといわれます。確かに、会議を催すことで、会社としての方針が固まり、社員が何をするべきか明確になるという側面はあるでしょう。しかし、頻繁に催される会議によって、拘束時間がいたずらに長くなり、社員が本来やるべき業務が圧迫されてしまっているという指摘があることも事実です。

だからこそ、会議をいかに円滑に行い、いかに無駄な会議を減らせるかということは、昨今の企業が抱える大きな課題でもあるのです。実はそこに、アジェンダという概念が、企業においてより重要な役割を果たす契機を見出すことができます。

アジェンダとは、会議において話し合われる議題であり、その会議を進めるにあたっての指針ともなるべきものです。つまり、会議を開く前にアジェンダを示しておくことによって、会議があらぬ方向へ脱線することなく、会議のゴールへ向かって議題に関する集中的な話し合いができるようになるのです。こうした会議の目的の明確化こそ、アジェンダを作る第一のメリットだといえます。

事前に参加者同士でアジェンダを共有しておけば、あらかじめ準備したうえで会議に臨むことができます。これから話し合われる議題が何なのか、全員が事前に把握した状態での会議となるので、会議の生産性そのものが向上し、無駄のない効率的な話し合いが可能となるでしょう。これがアジェンダの第二のメリットです。全員がアジェンダを共有しているので、会議そのものの進行もスムーズになるでしょう。

アジェンダは会議の議題を示すだけではなく、議事日程や計画表としての側面を持つものでもあります。そこには、具体的な時間が記載され、どの議題の話し合いにどの程度の時間を割くのかといった大まかな予定も書かれるのが通常です。そのため、アジェンダに沿って会議を進めていけば、会議の時間を予定通りに進めやすく、会議が長引くといった時間の無駄を削減することにもつながります。

参加者は他の業務も抱えており、会議だけに時間を割くわけにはいきません。大まかな会議の予定を示したアジェンダがあることで、より有意義な時間の使い方ができるようになり、会議だけではなく業務全体の効率性にも役立てることができるのです。このことも、アジェンダの大きなメリットだといえるでしょう。

アジェンダは会議の議題や議事進行の予定を記した資料です。会議を実際に催す前に、参加者に対してその内容などの周知を図るための資料ですから、アジェンダを作る際は会議の大まかな流れがわかるように意識することが大切です。

そのため、冒頭で会議の名前を示したら、次に会議の日時と場所をしっかり記載しましょう。必要なら、会議場所の住所や地図も載せておくとより親切なアジェンダになります。

それから、会議で話し合うべき内容、すなわち議題も必須項目です。議題はなるべく明確に、かつ簡潔に示すのがコツです。加えて、誰が会議に臨むのか、その参加者を記載し、最後に議題と時間配分を書き加えます。

記載する項目は、主に「議題」「日時」「場所」「参加者」「時間配分」の5項目です。会議に際して資料を配布する際は、「配布資料」について記載しておいても良いでしょう。

◆アジェンダを作る際の注意点

アジェンダを作る一番の目的は、議題と時間配分を明確して有意義な会議にすることです。そのため、議題と時間配分は特に工夫を凝らして作成するのがコツです。たとえば、話し合うべき議題の数が多すぎれば、会議時間内に収まりきらなくなってしまうことがあります。ですから、一度の会議で挙げる議題はなるべく絞って、話し合うべき項目があまり増えすぎないようにするのが大切です。

時間配分については、議題の内容をしっかり理解していなければなかなか決められるものではありません。そのため、自分の理解が不足していると感じたら、会議の内容に精通している人に作成したアジェンダをチェックしてもらうのもひとつの手です。アジェンダは全員の指針となるべき資料ですから、他の参加者の話も聞いて、事前に意識を共有できるようにしておくとより作りやすくなります。

ビジネスの現場で活動するなら、アジェンダは知っておいて損はない用語です。むしろ、会議の資料作成時など、知っておかないとビジネスシーンで後れを取ることにもなるでしょう。書き方のコツは、とにかく議題と時間配分を明確に示すことです。アジェンダの意味や書き方を知っておけば、会社内でも一目置かれる存在になれるかもしれません。レジュメという似た単語もありますから、混同しないようにスマートに使いましょう。