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添え状(送付状)の書き方って?(履歴書用テンプレートダウンロード付き)

転職活動をするうえで、エントリーシートや履歴書といった必要書類を提出する機会は意外と多いものです。郵送する場合には「添え状」を付けたほうがよいと聞いたことのある人も多いでしょう。しかし、添え状を書く意味や書き方を理解しておかないと、相手の心証を悪くしてしまうかもしれません。

この記事では、添え状の書き方および注意点、書くときに頼りになるテンプレートの活用方法などについて紹介していきます。

添え状を付ける3つの意味とは?

添え状の書き方や注意点について理解する前に、まずは本来の意味について知っておきましょう。書類に付ける意味を理解していれば、「なぜマナーになっているか」が理解でき、間違った書き方をするリスクが減るはずだからです。

書類に添付する理由は主に3つあります。

書類に添付する理由その1:何を送付したかを知らせる

大きな理由のひとつとして、採用担当者へ送付した書類の概要を簡潔に知らせることが挙げられます。
企業規模にもよりますが、採用シーズンが始まると採用担当者のもとには大量の書類が送られてくるものです。たしかに、封筒を開けて書類をすべてチェックすれば何が送られてきているか分かるでしょう。しかし、採用担当者の仕事にはさまざまなものがあるため、郵送されてくる書類のすべてをチェックするのは大変です。

添え状があれば、一目で「どんな書類が何の目的で送られてきているか」が把握できるため、書類整理は格段に楽になります。送る側というよりも、受け取る側のために添付しているという気持ちを忘れないように作成しましょう。

書類に添付する理由その2:誰が誰宛てに送付しているかを分かりやすくする

添付することで、「誰に対して送られてきた書類か」がすぐに分かります。
大企業になればなるほど、毎日郵送されてくる郵便物の数も多く、誰に対して送られてきた書類か判断するのに時間がかかるものです。宛名を書いた書類が添付されていれば、すぐに採用に関する書類であることが分かり、採用担当者の手元に届くことでしょう。

また、自分の氏名を記述するのが一般的なので、「誰が送ってきたか」も明確になります。その結果、採用担当者に自らの氏名が刷り込まれ、面接時などに有利になる可能性もあります。採用担当者との最初の接点としての意味も含まれていることは理解しておきましょう。

書類に添付する理由その3:郵送書類の概要が分かる

記載する内容には「何をどれだけ送るのか」といった、郵送書類全体の概要についての部分があります。
たとえば、「履歴書1通」「職務経歴書1通」といった具合です。それによって、書類を受け取った採用担当者は、「どの書類が何通入っているか」が分かります。これは、採用担当者の仕事を楽にするだけではありません。同封書類として書いてある枚数に対して受け取った書類が少ない場合、「すぐに気づける」という効果が期待できるのです。

書類が少ない原因としては、「応募者が入れ忘れた」という可能性はもちろんありますが、採用担当者が「紛失してしまった」可能性もあります。どちらが原因にせよ、書類が足りないという事実は残ってしまい、採用に悪影響を及ぼすかもしれません。同封書類について記載があれば「どれだけの書類を郵送していたか」が判断でき、迅速な対応が可能です。結果的に、不注意による転職活動の失敗という事態を防げるでしょう。

添え状の具体的な書き方とは?

添え状に記載する項目には、それほど特別なものはありません。しかし、一般的ではない内容を書くと、マナー違反だと思われる可能性もあるため、注意しましょう。

そこで、一般的な書き方について紹介していきます。なお、基本的に用紙の上部に記載する項目から紹介しています。

添え状
  • 日付と宛先、自分の氏名および連絡先について
    日付は用紙の一番右上、宛先については相手の「会社名」「所属部署」「宛名」を日付より一段下の左端に記載します。自分の氏名および連絡先については、宛先よりも下かつ右端に記載しましょう。日付については西暦と和暦で悩む人もいるでしょうが、基本的にはどちらでも問題ありません。ただし、文章を作成した日ではなく、郵送した日にするのがマナーなので気を付けましょう。

    宛先について注意する点は「会社名を省略しない」「敬称に気を付ける」の2つです。相手先が株式会社だとついつい、「(株)」としてしまいがちですが、書き方としてはよくありません。また、敬称については相手先の所属部署宛てに出す場合は「御中」ですが、個人名まで書く場合は「様」となります。なお、採用担当者の氏名が分からないときは、「採用ご担当者様」と書くのが一般的です。

    自分の氏名および連絡先を書くときの順番は、上から「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」「氏名」です。メールアドレスが不要な場合は電話番号のすぐ下に氏名を書いても問題ありません。「住所は都道府県から書く」「電話番号は最も連絡が取れやすいものにする(携帯電話の番号でも可)」という点に注意して記載しましょう。
  • 件名~同封書類まで
    連絡先まで記載したら、次に「件名」を記載します。件名は用紙の真ん中で、他の文字よりも太いフォントで書きましょう。

    件名の次に、「前文」「応募の経緯(志望動機・自己PR)」「結語」「同封書類の一覧」の順番で記載していきます。前文とは、本題に入る前のあいさつを兼ねた文章です。前文は主に、「頭語」「時候のあいさつ」「相手の健康や仕事が順調であることを喜ぶ言葉」の3つで構成されています。

    頭語として一般的なのは「拝啓」です。時候のあいさつはそのときどきの季節によって変わるため注意しましょう。基本的には時候のあいさつのあとに「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などのような文章が続きます。ただし、時候のあいさつは省略してもマナー違反とはならないので、毎度文章を変えたくない場合には、季節に依存する部分は最初から書かないのもひとつの方法です。

    その後に続く文章としては、「書類を送付する意図」「応募した理由」「自己PR」「面接のお願い」などを簡潔に書きましょう。書類を送付する意図については、「この度、貴社の求人へ応募させていただきたく、下記の書類を送付させていただきました」などのように書くのが一般的です。ある意味、文章の本題となる部分なので忘れずに記載しましょう。

    また、その続きに自己紹介を入れてアピールしても問題ありません。
    ただし、書きすぎると本来の趣旨から逸脱してしまって、逆効果になる恐れもあります。そもそも、自己PRは履歴書でしっかりできるはずなので、簡潔に5行以内ぐらいに抑えておきましょう。自己PRを書いたら行を変えて、「面接の機会を与えていただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」のように記載します。そして、「敬具」という結語を書いて文章を締めくくります。
    最後に「記」と「以上」を用いて同封書類を記載して完成です。

添え状を作成する際に守っておきたい4つのマナーとは

作成するために必要な項目については理解できたでしょうか。そこで、この段落では提出にあたって気を付けておきたいマナーについて紹介します。

用紙について

記入する用紙の枚数は、基本的に1枚です。
どれだけ自己PRや応募の経緯について熱心に書き込みたかったとしても、複数枚になると送付状の目的を逸脱してしまいます。すると、マナー違反とみなされてしまうので、必ず記入する内容は1枚にまとめましょう。

また、1枚にまとめたからといって、どのような用紙を使ってもよいということではありません。ビジネス文書で多く使われているA4サイズで作成するのがマナーです。B4サイズなどを使用してしまうと、採用担当者の管理が煩雑になるため好まれません。

郵送しない場合は作成しなくても良い

そもそも、添え状は郵便物を受け取った人が中身を確認するために必要なものです。手渡しする場合には、口頭で封筒の中身を説明することができます。「職務経歴書と履歴書の2通が入っていますので、よろしくお願いいたします」と述べて手渡すと良いでしょう。

基本的には手渡しする場合は必要ありません。ただし、添付したからといってマナー違反になるわけではなく、あくまでも必要がないという程度です。一番大切なことは「郵送するときには必ず添付する」ということなので、間違えないようにしましょう。

書類の一番上に入れること

作成する趣旨を考えれば、一番上に入れておかないと意味がありません。
添え状の趣旨は、一目で同封されている書類が何かわかるようにすることです。それが他の書類に埋もれていては、受け取った側にとってのメリットが薄れてしまうでしょう。メリットを最大限に活かすためにも、一番上に入れておくことは必須です。

また、封筒に入れると、天候などの関係で濡れてしまう恐れもあります。書類の破損を防ぐために、クリアファイルに入れた状態で封筒に入れると良いでしょう。書類を受け取った側も開けた途端に書類がばらつくこともなく、管理しやすくなります。

基本はパソコンで

手書きとパソコンのどちらで作成しようか悩む人もいるでしょう。しかし、どちらでも特に問題はないので、一般的にはパソコンで作成するほうが良いとされています。よほど手書きに自信のある人なら別でしょうが、作成するうえでパソコンのほうが便利な点は多いです。
たとえば、「修正が簡単」「文字に癖がなく誰でも読みやすい」などのメリットがあります。特にこだわりがなければ、パソコンで作成しましょう。

効率的に作成したい人はサンプルをダウンロードしよう

ここまで添え状の書き方を見てきましたが、記載する内容について今一つ自信のない人もいるのではないでしょうか。そこで、おすすめしたいのが、サンプルをダウンロードする方法です。サンプルを活用するメリットとしては、あらかじめ文章が記載されているので「悩まなくてすむ」ことが挙げられます。

入力されている項目のうち、宛名や自分の氏名および連絡先など、いくつかの項目を修正すればすぐに完成します。急いで書類を提出しなければいけないときには特に頼りになるでしょう。
また、サンプルによっては応募の経緯や志望動機についても、書き方例が記載されているケースもあります。実際に提出するときは自分の言葉に直したほうが無難ですが、どれぐらいの分量に収めればいいか判断する目安にはなるでしょう。

サンプルダウンロードを活用して、効率的に作成してみてはいかがでしょうか。

添え状(送付状) Word形式

サンプルを活用してスムーズに添え状を作成しよう

履歴書や職務経歴書を郵送するときは、添え状を付けるのがマナーです。添え状を添付することで、採用担当者の心証を良くし、面接にも良い影響を期待できます。「A4用紙を使う」「書類の一番上に入れる」などの点に注意して作成しましょう。作成が難しそうだと感じる場合には、サンプルを活用する方法が効果的です。サンプルをダウンロードして、スムーズな書類提出につなげましょう。

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