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「ご査収」とはどんな意味?類語との違いや例文で使い方を正しく知ろう!

ビジネスの場では、学生の頃には使ったことのないさまざまな表現が登場します。使い慣れておかないと、必要なときに言葉が出てこなかったり、対応に困ったりしてしまうものです。ビジネスメールに時々登場する「ご査収」もそのひとつですが、その意味や用法を正しく理解できているでしょうか。

この記事では、知っているようできちんと知らない「ご査収」の使い方について解説します。

「ご査収」の読み方と意味を正しく理解しよう

ビジネスシーンでよく見かける「ご査収」は「ごさしゅう」と読みます。「査」は「検査」などでよく見かける字であり、「収」も「収入」などでよく目にする字であるため、そのまま読めば大丈夫です。「ご査収」は「ご」がついていますので敬語表現ですが、「御査収」という書き方は仰々しいため、あまり使われません。ひらがな交じりで「ご査収」が一般的な使い方ですので、自分で書く場合は注意しておきましょう。

「ご査収」は、尊敬語の「ご」、調べるという意味の「査」、受け取るという意味の「収」から構成されています。そのため、基本的な意味は「受け取って中身を見てください」です。もともと「査収」という言葉は「金品や書類などを調べて(確認して)受け取ること」という意味を持っています。大事な書類を受け取る際に、その場で一度開けて必要なものが確かに入っていることを確認しますが、その行為を表す言葉が「査収」です。

そのため、「ご査収ください」と使う場合、添付ファイルや封入された書類、包まれたお金など、開封や確認の必要があるものに対して使います。白紙を渡して「ご査収ください」ということはありませんし、すでに一度確認したものに対して使うこともありません。基本的には相手がまだ知らないものについて、受け取りと確認を求める際に使うべきです。逆に「ご査収ください」ともらったものについては、しっかりと受け取り、早めに内容を確認するようにしてください。

「ご査収」と「ご検収」「ご確認」「ご査証」などの類語は何が違う?

「ご査収」と似た言葉が出てきた場合に混同してしまう人もいます。さまざまな類語についても、その意味や使い方、「ご査収」との違いについて明確にしておきましょう。「ご査収」に似た言葉としては、たとえば「ご検収」「ご確認」「ご査証」などが考えられます。

「ご検収(ごけんしゅう)」は、品物やサービスなどを受け取ってもらうときに使う言葉です。

「検収」も「査収」と同じく「調べて(検)受け取る(収)」という意味の言葉ですが、「検収」は「納められた品物やサービスが要求された条件や品質を満たしているかを確認する」という意味を持ちます。ビジネスにおいては納品されたものに対して検品を行い、問題がなければ「検収」として受け取るのが一般的です。印刷したパンフレットを500部納品した場合なら「ご検収ください」と使うことができますが、打ち合わせの資料を送っただけの場合には「ご検収ください」とは使えません。

「ご確認(ごかくにん)」は一般的な言葉で、確認を依頼するときに使う言葉です。

「査収」と違って、「確認」の場合は相手側に受け取りの必要性はありません。自分のメモ書きを上司に持っていって「ご査収ください」と言った場合は、メモを上司に預けなければなりませんが、「ご確認ください」と言った場合は確認が終わったら返してもらって大丈夫です。厳密にはこうした違いがありますが、ビジネスシーンにおける「ご査収」のほとんどは「ご確認」でも代用できます。

「ご査証(さしょう)」は、相手に対して根拠を求めたり、確認を強く求めたりする場合に使う言葉です。

「ご査証(さしょう)」は多くの人にとって聞き慣れない言葉ですので、意味や用法に注意しましょう。査証が示すところは「調査し(査)、証明する(証)」という意味です。そのため、「根拠に基づいた事実を明らかにする」という意味で用いられます。

また、「査証」は外国への入国の際に必要になる証書で、いわゆる「ビザ」です。この場合は国家がパスポートの有効性や入国に問題がないことを証明するものとなります。ビジネスシーンではビザとして査証が使われることはほとんどありません。「先日の見積書の金額と数量が前回のものから大きく変わっておりますので、ご査証をお願いいたします」のように、相手に対して根拠を求めたり、確認を強く求めたりする場合に使います。

もう間違えない「ご査収」の正しい使い方

「ご査収」はビジネスシーンで多用される表現だからこそ、しっかりと理解して使わなければ恥ずかしい思いをすることになります。間違った使い方をしないように、正しい使い方と、よくある間違いについて確認してみましょう。

ビジネスシーンでは、メールやチャットに書類や写真などのファイルを添付し、その確認を求めるケースが多いです。この場合に、「ファイルを添付しますのでご査収ください」「先日のイベント時の写真を添付します。ご査収の程、よろしくお願いいたします」などのように使います。相手が添付されたものを受け取るだけでなく、確認のために開封などの動作を必要とするニュアンスで使うことに注意してください。

たとえば、同じようにファイルを添付しても、メールソフトによっては本文内に添付ファイルの内容が表示されることがあります。この場合はあえて「ご査収ください」と伝える必要がありません。あくまで、相手に「一手間かけさせてしまう」ことをお願いする表現ですので、用法に注意しましょう。

「ご査収の程、よろしくお願いいたします」と「程」を使った表現をする場合もありますが、意味上の違いは特にありません。「ご査収ください」が文法上は命令の形を取りますので、顧客や目上の人に対して失礼になるようなケースで利用される表現です。「よろしくお願いいたします」という相手への依頼の形で伝えることで、命令のニュアンスになることを回避できます。「ご査収よろしくお願いいたします」でも大丈夫ですが、やや丁寧さに欠けるため、使う相手には注意しましょう。

間違った使い方では、特に確認する対象がないにもかかわらず「ご査収ください」と書かれているパターンが多く見られます。たとえば、採用面接のために、「以下、必要事項です。ご査収ください」と伝えて、希望日時や簡単な自己紹介をメールの本文に記載してはいけません。「ご査収ください」があることによって、メールの受信者は添付ファイルなどの存在を意識することもありますし、または「内容を別に記録して残さないといけない」と考える可能性もあります。相手の手間を極力省くことがビジネスマナーの基本です。このような場合は単純に「ご確認ください」を使いましょう。

また、「ご査収」は文語で用いられる表現で、口頭で「ご査収ください」と表現はしません。口頭の場合は「ご確認の上、お受け取りください」など、「確認」と「受け取り」の両方をわかりやすく依頼するとコミュニケーションのロスを防げます。

「ご査収」を使うシチュエーションと例文

「ご査収」について、意味や使い方がわかってきたら、後は何度も繰り返し使いながら慣れていけば大丈夫です。さまざまなシチュエーション別に、「ご査収」の使い方を確認しましょう。何度も繰り返していくうちに、どのような場面が適切で、どのような場面が不適切かわかるようになっていきます。

メールでは、添付ファイルやダウンロード用のリンクなど、相手側に受け取りのアクションを求める場合に「ご査収」を使います。

例文:

  • 「見積書を添付します。ご査収のほど、よろしくお願いいたします」
  • 「ご依頼いただいたプログラムのテスト版です。文末のURLからダウンロードできますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします」
  • 「今度の関係者向け説明会で使う資料です。ご査収いただき、ご指導をお願いできましたら幸いです」
郵送物の場合でも、「ご査収」は利用可能です。この場合は、「開封や確認を必要とする」かどうかが判断材料になります。たとえば、ハガキには「ご査収ください」とは使いませんが、封筒に入った手紙や書類、小包などは基本的に「ご査収」の対象です。また添え状などで同封している書類に関して「ご査収ください」と書くことは、相手がまだ確認(作業)を行っていないと考えられるため問題ありません。

例文:

  • 「先日発注いただきました配布物を発送いたしました。ご査収のほど、よろしくお願いいたします」
  • 「(添え状内にて)上記書類につきまして、ご査収の程、よろしくお願いいたします」
  • 「(電話にて)先日お話しいたしました、イベントの招待状を送らせていただきました。ご査収くださいませ」
グローバルに活動する企業が増えていることもあり、ビジネスシーンで英語を使うことも増えています。英語で「ご査収ください」にあたる表現は”Please refer to~”です。refer to は「参照する」と訳することが多いですが、「査収」と同じニュアンスがあります。すぐに表現が浮かばない場合は、”see ~, please”としても問題ありません。英語で表現する場合、完璧な翻訳を考えるよりも用件をしっかり伝えることを意識しましょう。ちなみに、添付ファイルを意味する単語は”attachment”です。

例文:

  • “Please refer to the attachments, as soon as possible.”
    (できるだけ早めに添付のファイルをご査収ください)
  • “Please see the attachment and let me know what boss wanted to say.”
    (添付ファイルを見てもらって、上司が何を言いたかったのか教えてください)

「ご査収ください」メールはどう返したらいいの?

「ご査収ください」とメールをもらったとき、メールの内容を読み、添付されている資料などを開封しなければならないことはわかります。しかし、もらったメールに対してどのように返信をしたらよいのでしょうか。「ご査収ください」に対する返事に定型文はありませんので、状況に応じて適切な答えを返すのが基本です。

たとえば、「ファイルを添付します。ご査収ください」といった場合なら、送信側は添付ファイルの内容を確認してほしいと願っています。そのため、メールを返すなら添付ファイルを確認してから「ありがとうございます。内容は問題ありません」と確認した結果について返信できるのが理想的です。すぐに確認をすることが難しい場合は「ありがとうございます。ただいま外出中ですので、オフィスに戻ってから確認いたします」と、まずはメールを受け取った旨だけでも伝えておくとよいでしょう。

「ご査収」は「受け取る」ことと、「中身を確認する」ことから構成されていますので、受け取った事実や、確認を行ったことがわかるように返事をするのが基本です。どんなに忙しいとしても、「ご査収ください」と連絡をもらったまま放置しないように注意しましょう。

また、本当は確認していないにもかかわらず、確認した旨を伝えるのはよくありません。添付ファイルの内容に問題があることが後でわかり、そのことでクレームを入れても、相手側の立場では「確認したって言ったじゃないか」という気持ちになります。こうした対応が信用を失うことにつながりますので、誠実な対応をいつも心がけましょう。

「ご査収」を正しく理解して使いこなそう

ビジネスシーンでよく見られる「ご査収」は、相手に受け取りと確認を依頼する表現です。利用するシチュエーションは限られていますので、基本的な意味を理解しておけば、使っているうちに自由に使いこなせるようになります。使い方や類語に困った場合は、自分が十分に理解している「ご確認ください」などの単純な表現でも大丈夫ですので、じっくりと慣れていきましょう。

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